・
「Squareで新しい注文が入るたびに、チームへの共有を手作業で行っている…」
「通知のたびにアプリを切り替えるのが負担に感じる…」
そんな状況に心当たりはありませんか？
Squareで注文が作成された際にその内容を自動でチャットツールに通知できるようになると、新しい注文をチームで把握しやすくなります。
やり取りがスムーズになることで、発送準備や対応の流れも落ち着いて進められるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはSquareで発生したイベント情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Squareで新しい注文が入るたびに、手作業で内容を確認し、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、SquareのWebhook機能を活用し、注文の作成をトリガーとして、注文情報を自動でGoogle Chatへ通知します。手動での確認や共有作業を自動化することで、対応漏れを防ぎ、迅速な顧客対応や在庫管理を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にSquare・Square(Webhook)・Google Chatを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Square／Google Chat
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Squareで新しい注文が入るたびに、手作業で内容を確認し、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、SquareのWebhook機能を活用し、注文の作成をトリガーとして、注文情報を自動でGoogle Chatへ通知します。手動での確認や共有作業を自動化することで、対応漏れを防ぎ、迅速な顧客対応や在庫管理を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
続いて、Square(Webhook)をマイアプリ登録していきます。
1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名は自由に設定できますが、業務で利用する場合は「部署名＋用途」など、誰が見ても分かる名前にしておくと便利です！
2.アクセストークンはSquareの開発者向けアプリページからログインしてアプリケーションを作成すると、「Access token（Production）」を確認できます。
アクセストークンの取得手順については、Square公式の「Access Tokens」ガイドも参考になりますよ。
以下の手順をご参照ください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照ください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にSquare・Square(Webhook)・Google Chatのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Squareで新しい注文が入るたびに、手作業で内容を確認し、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、SquareのWebhook機能を活用し、注文の作成をトリガーとして、注文情報を自動でGoogle Chatへ通知します。手動での確認や共有作業を自動化することで、対応漏れを防ぎ、迅速な顧客対応や在庫管理を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
まず、一番上の「注文が作成されたら（Webhook）」のアイコンをクリックします。
Square（Webhook）と連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「注文が作成されたら（Webhook）」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
Webhook名を入力しましょう。
今回はテストのため、以下のように設定しましたが、管理しやすい名前を自由に設定してください。
設定が終わったらテストをクリックします。
テストが成功したら、次へ進みましょう。
続いて、以下のような画面が表示されます。
テスト操作の前に、Squareの画面で注文を作成してください。
今回は以下のように注文を作成しました。
テスト用なので、架空の情報でOKです！
注文を作成したらYoomに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると、「テスト成功」という画面が表示され、Squareから取得した値が反映されているはずです。
この値は、この後のステップで活用します。
引用機能を使えば、IDのように打ち間違いが起きやすい項目も、自動で取り込めるので便利です。
もう少し詳しく知りたい方は、以下のリンク先をご覧ください。
テストが成功したら、保存するのを忘れないようにしましょう。
次に、「特定の注文情報を取得」のアイコンをクリックします。
アクションには「特定の注文情報を取得」を選びます。
注文IDを設定しましょう。
先ほど作成した注文についての情報を取得したいので、入力欄をクリックし、注文が作成されたら（Webhook）から「注文ID」を引用します。
設定が終わったらテストをクリック。
テストが成功したら、保存するのを忘れないようにしましょう。
最後に、「メッセージを送信」のアイコンをクリックします。
アクションは「メッセージを送信」を選びます。
各項目を設定していきましょう。
設定が終わったらテストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存するのを忘れないようにしましょう！
テスト後はGoogle Chatの画面できちんと通知されているか確認しておきましょう。
おつかれさまでした！以上で設定は全て完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Squareで注文が作成されたら、Google Chatに通知する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、SquareのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Squareで作成された顧客情報をConstant ContactやSquareに自動で同期することができ、顧客データの管理がスムーズになります。
また、WooCommerceやShopify、スマレジからSquareへの顧客情報追加も自動化できるため、複数のプラットフォームでの顧客管理が一元化され、業務の効率化に繋がるでしょう。
■概要
LINE WORKSで受け取ったお客様からの連絡を、一件ずつ手作業でSquareの顧客情報に登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSとSquareの連携を自動化し、特定のメッセージ受信をきっかけにAIが顧客情報を抽出してSquareへ登録するため、こうした課題を解消し、よりスムーズな顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
オンラインフォームのJotformで集めた顧客情報を、決済サービスのSquareに都度手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をきっかけに、Squareへ顧客情報を自動で登録できます。これにより、手作業による入力の手間や登録ミスをなくし、顧客管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Squareでの支払いはビジネスの成長に不可欠ですが、その後の請求書作成やメール送信を手作業で行うのは時間もかかり、ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。特にMicrosoft Excelの雛形への転記やGmailでの定型的なメール作成は、繰り返しの作業となりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareで特定の支払いが発生した際に、Microsoft Excelの雛形から請求書を自動で作成し、Gmail経由で指定の宛先に自動送信する一連の処理を自動化し、こうした課題を解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ShopifyでECサイトを運営し、Squareを店舗の決済システムとして利用している場合、それぞれの顧客情報を手作業で管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Shopifyで新しい顧客が作成された際に、その情報を自動でSquareにも登録できます。これにより、二重入力の手間を省き、顧客管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Squareで新しい顧客情報を登録するたびに、手作業でConstant Contactのリストにも同じ情報を入力していませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや同期漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Squareで顧客が作成されると同時に、その情報がConstant Contactへ自動で同期されるため、こうした課題を解消し顧客管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用して決済業務を行う方
・Squareを導入している店舗
・オンライン販売の決済システムでSquareを利用している方
2.Gmailを利用している方
・サンクスメールの作成や送信を行うことが多い方
・Squareの支払いに応じてサンクスメールを自動で送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareは実店舗やオンライン店舗における決済業務を効率化できるシステムです。
しかし、決済完了後の自動メールの他に別途サンクスメールを送信したい場合、宛先誤りが発生する恐れがあります。
このフローは、Squareで支払いが行われるとGmailから購入者の方に自動でサンクスメールを送信することができ、ヒューマンエラーの発生を防止します。
サンクスメールの送信は支払い完了後にシームレスに行われるため、時間帯を問わずタイムリーに送信することが可能です。
Gmailの本文は任意で設定可能なため、ビジネスに合わせた内容を送信することができます。
■注意事項
・SquareとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用している店舗・事業主
・Squareで発生した決済情報をGoogle スプレッドシートで一覧化・分析したい方
・決済情報をSquareとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の決済情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方
2.Squareの決済情報に基づいて業務を行う方
・決済情報をGoogle スプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・決済データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
・Squareの決済情報が更新されたら自動的にGoogle スプレッドシートに反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareはキャッシュレス決済をシンプルにする便利なツールですが、決済された商品情報を手作業でGoogleスプレッドシートに入力するのは、手入力ミスや情報の漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Squareで決済が完了したら商品情報がGoogleスプレッドシートのデータベースに自動で追加されます。これにより、手作業での入力作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な売上管理が可能になります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Squareでの注文管理において、特定の商品が含まれる注文に対して手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。特に、注文後のファイル管理にBoxを利用している場合、この二つのツール間の連携が課題となりがちです。
このワークフローを活用することで、SquareとBoxをスムーズに連携させ、特定の注文に応じたフォルダ作成を自動化できるため、手作業による煩わしさやミスを解消し、より効率的な注文管理体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ECサイトで獲得した新しい顧客情報を、決済システムの顧客リストにも手作業で登録していませんか？この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや情報連携の漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すると、WooCommerceで新規顧客が作成されたびに、Squareにも自動的に顧客情報が追加できます。これにより、手作業による課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
スマレジに新しい顧客情報が登録されたら、Squareにも顧客情報を追加するフローです。
スマレジに登録された顧客情報をわざわざ確認しなくても、Squareに自動追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Squareに追加する項目などは自由に設定することができます。
■注意事項
・スマレジ、SquareそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
SquareのWebhookイベントを活用した連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた注文情報や顧客情報の転記・共有作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チーム内での情報共有がリアルタイムで行えるようになり、迅速な顧客対応や在庫管理が可能になるため、ビジネスチャンスを逃すことなく事業を推進できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：注文の作成以外にどんなイベントをトリガーにできますか？
A：Yoomでは、以下のように様々な条件をトリガーにして自動化を行えます。
トリガーを変えたいときは、アイコン右上の「×」をクリックして既存のものを削除し、そのあとに「変更」をクリックすれば切り替えられます。
トリガーについて、詳しくは以下のリンク先を参考にしてみてくださいね。
Q：特定の条件（例：高額注文）の時だけ通知できますか？
A：分岐条件を作成する「分岐する」オペレーションでは、連絡先や電話番号などの条件に合致する場合のみフローが先に進むようになります。
今回の場合、「特定の注文情報を取得」の下の+マークをクリックし、分岐を設定することで、条件の設定が可能です。
たとえば、以下のように設定すると合計金額が5000円より大きい場合のみ通知されるようになります。
ただし、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合、通知はどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
再実行は自動で行われませんので、通知を確認後、手動で再実行を行ってください。
また通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
