【簡単設定】kintoneのデータをAsanaに自動的に連携する方法

kintoneのレコードが更新されたら、Asanaのタスクを更新する

kintoneのデータ更新時に手動でAsanaのタスクを更新する手間を減らしたい場合に、おすすめのフローです。

kintoneのステータスが更新されたら、Asanaのタスクを完了にする

kintoneで業務管理、Asanaでタスク管理をしており、効率的なタスク管理を実現したい場合に、非常におすすめのフローです。

kintoneとAsanaの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくkintoneとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
Yoomを使用して、ノーコードでkintoneとAsanaの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらのリンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はkintoneにコンタクトが登録されたら、Asanaにデータを連携するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• kintoneとAsanaをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• kintoneのトリガー設定とAsanaのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：kintoneとAsanaをマイアプリ連携

kintoneとAsanaをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、kintoneにレコードを作成しておきましょう！
※今回は、以下画像のように作成しました。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「kintone」と入力し、検索結果からkintoneを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
※kintoneのマイアプリ登録方法について、詳しくはこちらを参照しましょう。
※kintoneのマイアプリ登録方法がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

3.続いてAsanaをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。

検索窓に「Asana」と入力し、検索結果からAsanaを選択します。
表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「続行」をクリックしてください。

マイアプリにkintoneとAsanaが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：kintoneのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】kintoneにレコードが登録されたらAsanaでタスクを作成する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。

2.表示された画面で必須項目を入力します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、Webhookイベント受信設定手順を参照して、設定してください。
Webhookの設定方法は、こちらを確認しましょう。

4.設定を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

ステップ4：データベースの設定

1.データベースを操作する「レコードを取得する」をクリックしてください。

表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

「アプリID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。

2.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※左側には、重複しない一意の値が入ります。右側には、一意の値に対応する値をアウトプットから選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：Asanaの設定

1.アプリと連携する「タスクを追加」をクリックしてください。

表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「タスク名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

「プロジェクトID」「セクションID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「タスクの説明」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

「期日（日付）」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

Asanaのデータをkintoneに連携したい場合 

今回はkintoneからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加する

Asanaとkintoneを使用して、タスクの進捗管理や、件数管理を行っている場合などにおすすめのフローです。

Asanaの指定プロジェクト内のタスクが更新されたら、kintoneのレコードを更新する

Asanaとkintoneを使用しており、Asanaのプロジェクト内のタスク更新をトリガーに、kintoneに更新されたタスクを集約したい場合におすすめの連携フローです。

kintoneやAsanaのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneやAsanaのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。​
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！

kintoneを使った自動化例

レコードが追加されたらチャットツールやメールで通知、クラウドストレージやデータベースにファイルや情報が格納されたらデータを自動追加できます。
他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！

Asanaを使った自動化例

チャットツールの投稿内容からタスクを作成したり、回答フォームやデータベース情報を登録したりできます。
また、タスク情報を表計算ツールや管理ツールに作成・同期といった自動化も可能です！

終わりに

kintoneとAsanaの連携により、毎日のタスク管理が容易になり、手動によるタスク作成の手間が省けます。
特に、<span class="mark-yellow">kintoneのデータ登録やkintoneのステータス更新をトリガーに、Asanaに反映させる自動化はタスクの二重入力や更新漏れを防止できるでしょう。</span>
これにより、ヒューマンエラーを防止でき、タスク管理が今まで以上に簡素化されます。
さらに、Asanaからkintoneへのデータ連携もできるため、データの同期がスムーズになります。

「kintoneとAsanaのタスクを同期させるのが面倒…」「ステータスが更新されたらタスクを自動追加したい」と考えている方は、こちらから無料登録してみましょう。
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