kintoneでステータスが変更されたら、Dropboxにフォルダを作成する
kintoneのレコード上にあるステータスが「完了」や「契約済み」など任意の値に更新された場合に、Dropboxにフォルダを自動作成できます。
必要なデータのみを保管するフォルダを作成したい場合におすすめのフローです。
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「またフォルダを作る作業か…。もっと効率よくできないかな？」
「kintoneのデータ管理とDropboxのファイル整理、手作業が多くてミスが心配…。」
そんな悩みを抱えていませんか？
日々の業務でデータを管理するのに、kintoneとDropboxを併用している企業は多いですが、フォルダ作成やデータの転記をすべて手作業で行っていると、時間も手間もかかります。
そこで活用したいのが、kintoneとDropboxの自動連携！
例えば、kintoneにレコードを登録したら自動でDropboxにフォルダを作成する、特定のステータスに変更されたらフォルダを作るなど、一度設定すればあとは自動で実行されます。もう、<span class=“mark-yellow”>毎回フォルダを作る手間やデータの移動に時間を取られることはないので、業務の効率化が期待できます！</span>
「業務をもっとスマートにしたい！」と思った方は、この記事を参考に具体的な設定方法をチェックしてみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとDropboxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめkintoneとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
kintoneとDropboxのAPIを連携すれば、kintoneのデータをDropboxに自動的に連携することが可能です！
たとえば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
kintoneのレコード情報を基にフォルダを作成できるため、顧客や従業員ごとのフォルダ作成が可能です。
kintoneにレコードが登録されてからすぐにDropboxにフォルダを作成したい方におすすめのフローです。
kintoneのレコード上にあるステータスが「完了」や「契約済み」など任意の値に更新された場合に、Dropboxにフォルダを自動作成できます。
必要なデータのみを保管するフォルダを作成したい場合におすすめのフローです。
それでは、さっそくkintoneとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとDropboxの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はkintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
kintoneとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
kintoneの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからkintoneを探すか、検索機能を活用しましょう。
kintoneのマイアプリ登録にはクライアントIDとクライアントシークレットの事前の取得が必要です。
マイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。
以下の画面が表示されたら、保存した情報を使って赤枠内の設定を行ってください。
Dropboxの連携方法
先ほどと同様に、一覧からDropboxを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Dropboxにログインしましょう。
自身のマイアプリ欄に、kintoneとDropboxが表示されていれば登録は完了しています。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、kintoneにレコードが登録されたらフローボットを起動する設定を行うため、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
kintoneでのWebhookの設定方法は、こちらを確認してください。
「テスト」をクリックする前に、テスト用にkintoneにレコード情報を設定しておきましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示され、以下のようにアウトプットが表示されます。
「保存する」をクリックしましょう。
続いて、kintoneで登録されたレコード情報を取得する設定を行うため、「登録されたレコード情報を取得」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
スクロールし、「アプリID」を設定します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するIDを選択してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらではkintoneの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得する設定を行います。
なお、今回は以下のように設定しました。
kintoneのアウトプットから「レコードID」を選択してください。
アウトプットは赤枠内をクリックすると表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
続いて、Dropboxでフォルダを作成する設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
「フォルダのパス」を設定してください。
以下のようにkintoneのアウトプットを活用することで、フォルダを自動作成できます。
以下はkintoneのレコードIDを活用した設定になっていますが、任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
こちらがkintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
先ほどはkintoneからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にDropboxからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。
Dropboxに格納されたファイル情報をkintoneに自動転記できるため、データ管理が容易になるでしょう。
ファイル情報を手作業で転記する手間を省きたい方におすすめのフローです。
フォームで受け取ったファイルを自動的にDropboxに格納し、データをkintoneに追加できるため、ファイルデータの一元化が可能です。
ファイル管理の作業時間を短縮したい方におすすめのフローです。
kintoneやDropboxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
他のデータベースのデータ更新やフォームの回答内容をkintoneに追加することができます。
kintoneに登録されたレコード情報を基に、予定作成やフォルダ作成も可能です。
Dropboxの請求書やファイルアップロードを通知することができます。
他のクラウドサービスに追加されたファイルをDropboxに格納したり、メールに添付されたファイルをDropboxにアップロードしたりできます。
kintoneとDropboxを連携すれば、データ管理の効率の向上が期待できます。
たとえば、kintoneのレコード登録をトリガーにして、Dropboxにフォルダを自動作成したり、ステータス変更を検知してフォルダを作るなど、人の手を介さずスムーズに実行可能。
もう、フォルダの作成やデータ整理に時間を奪われることはありません。
さらに、Dropboxのデータをkintoneに連携することもできるので、ファイル情報の自動追加やフォーム添付ファイルの管理など、業務に合わせたカスタマイズが可能です！
Yoomを活用して、毎日の業務負担を減らし、データ管理のストレスから解放されましょう！
まだアカウント登録が出来ていない方はこちらから！
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