【簡単設定】kintoneのデータをDropboxに自動的に連携する方法

「またフォルダを作る作業か…。もっと効率よくできないかな？」
「kintoneのデータ管理とDropboxのファイル整理、手作業が多くてミスが心配…。」

そんな悩みを抱えていませんか？
日々の業務でデータを管理するのに、kintoneとDropboxを併用している企業は多いですが、フォルダ作成やデータの転記をすべて手作業で行っていると、時間も手間もかかります。
そこで活用したいのが、kintoneとDropboxの自動連携！
例えば、kintoneにレコードを登録したら自動でDropboxにフォルダを作成する、特定のステータスに変更されたらフォルダを作るなど、一度設定すればあとは自動で実行されます。もう、<span class=“mark-yellow”>毎回フォルダを作る手間やデータの移動に時間を取られることはないので、業務の効率化が期待できます！</span>

「業務をもっとスマートにしたい！」と思った方は、この記事を参考に具体的な設定方法をチェックしてみてください！

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとDropboxの連携が可能です。

YoomにはあらかじめkintoneとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成

試してみる

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■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？
案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
・手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
・kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方

■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

kintoneとDropboxを連携してできること

kintoneとDropboxのAPIを連携すれば、kintoneのデータをDropboxに自動的に連携することが可能です！
たとえば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。

kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成する

kintoneのレコード情報を基にフォルダを作成できるため、顧客や従業員ごとのフォルダ作成が可能です。
kintoneにレコードが登録されてからすぐにDropboxにフォルダを作成したい方におすすめのフローです。

kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成

試してみる

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■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？
案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
・手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
・kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方

■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

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kintoneでステータスが変更されたら、Dropboxにフォルダを作成する

kintoneのレコード上にあるステータスが「完了」や「契約済み」など任意の値に更新された場合に、Dropboxにフォルダを自動作成できます。
必要なデータのみを保管するフォルダを作成したい場合におすすめのフローです。

kintoneでステータスが変更されたら、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「kintoneでステータスが変更されたら、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、フォルダの作成業務を自動化します。
事務作業を軽減したい方におすすめです。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して案件管理を行っている方
・案件のステータス変更に伴う作業を迅速に処理したい方
・スピーディに作業を進めたいと考えている方
・ファイル共有ツールとしてDropboxを使用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、案件の進捗に応じてフォルダ構成を自動で整備したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーのファイル管理を一元的に行いたい方

■注意事項
・kintoneとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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kintoneとDropboxの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくkintoneとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとDropboxの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はkintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintoneとDropboxをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるkintoneのトリガー設定とその後に続くDropboxのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成

試してみる

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■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？
案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
・手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
・kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方

■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

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ステップ1:kintoneとDropboxをマイアプリ登録

kintoneとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

kintoneの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからkintoneを探すか、検索機能を活用しましょう。
kintoneのマイアプリ登録にはクライアントIDとクライアントシークレットの事前の取得が必要です。
マイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。

以下の画面が表示されたら、保存した情報を使って赤枠内の設定を行ってください。

Dropboxの連携方法

先ほどと同様に、一覧からDropboxを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Dropboxにログインしましょう。

自身のマイアプリ欄に、kintoneとDropboxが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成

試してみる

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■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？
案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
・手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
・kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方

■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

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自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、kintoneにレコードが登録されたらフローボットを起動する設定を行うため、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるkintoneのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。

kintoneでのWebhookの設定方法は、こちらを確認してください。

「テスト」をクリックする前に、テスト用にkintoneにレコード情報を設定しておきましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示され、以下のようにアウトプットが表示されます。
「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:kintoneで登録されたレコード情報を取得する設定

続いて、kintoneで登録されたレコード情報を取得する設定を行うため、「登録されたレコード情報を取得」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

スクロールし、「アプリID」を設定します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するIDを選択してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらではkintoneの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得する設定を行います。
なお、今回は以下のように設定しました。
kintoneのアウトプットから「レコードID」を選択してください。
アウトプットは赤枠内をクリックすると表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

ステップ5:Dropboxでフォルダを作成する設定

続いて、Dropboxでフォルダを作成する設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

「フォルダのパス」を設定してください。
以下のようにkintoneのアウトプットを活用することで、フォルダを自動作成できます。
以下はkintoneのレコードIDを活用した設定になっていますが、任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがkintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。

Dropboxのデータをkintoneに連携したい場合

先ほどはkintoneからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にDropboxからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。

Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

Dropboxに格納されたファイル情報をkintoneに自動転記できるため、データ管理が容易になるでしょう。
ファイル情報を手作業で転記する手間を省きたい方におすすめのフローです。

Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要
「Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、データ管理の手間を軽減します。
ファイル情報をkintoneで一元管理できるため、情報を検索する際に役立ちます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの保存・共有をしている方
・保存したファイル情報を迅速に管理したいと考えている方
・kintoneを活用して情報管理を行っている企業
・ファイルの情報を手動で入力する手間を減らしたい方
・ファイルの管理をスピーディに行いたいと考える方
・複数のツールを連携させて業務の効率化を図りたい方

■注意事項
・DropboxとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、kintoneにファイル情報を追加する

フォームで受け取ったファイルを自動的にDropboxに格納し、データをkintoneに追加できるため、ファイルデータの一元化が可能です。
ファイル管理の作業時間を短縮したい方におすすめのフローです。

フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、kintoneにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要
「フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、情報管理に役立ちます。
フォームのファイルをクラウドストレージに格納した上で、kintoneに情報を追加できるため、ファイル情報を検索する際に便利です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの管理を行っている方
・kintoneを活用して情報の一元管理を進めたい方
・複数のツールを組み合わせて業務効率化を図りたい方
・データの二重管理を避けたいと考えている企業
・フォームに送信された情報をスピーディにシステムに反映させたいと考えている方

■注意事項
・DropboxとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

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kintoneやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneやDropboxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！

kintoneを使った自動化例

他のデータベースのデータ更新やフォームの回答内容をkintoneに追加することができます。
kintoneに登録されたレコード情報を基に、予定作成やフォルダ作成も可能です。

Google スプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新する

試してみる

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Googleスプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新するフローです。

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kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに記載します。

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kintoneに登録されたらSlackに送信する

試してみる

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kintoneにレコードを登録されたらSlackに通知するフローです。

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kintoneの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成する

試してみる

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■概要
「kintoneの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成する」ワークフローを利用すると、予定の作成作業がスピーディになります。
ワンクリックで作業が完結するため、業務効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理を行っている方
・会議や重要な予定を迅速に管理する必要がある方
・スケジュール管理の効率を上げたいと考えている方
・Googleカレンダーを日常的に使用している方
・kintoneのデータをGoogleカレンダーと連携して、スピーディにスケジュール登録を行いたい方
・複数のツールを統合して、業務プロセスを最適化したいと考えている方

■注意事項
・kintoneとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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フォームに問い合わせがあったら、kintoneとMicrosoft Excelそれぞれに情報を登録する

試してみる

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フォームに問い合わせがあったら、回答内容をkintoneとMicrosoft Excelそれぞれに登録するフローです。

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Dropboxを使った自動化例

Dropboxの請求書やファイルアップロードを通知することができます。
他のクラウドサービスに追加されたファイルをDropboxに格納したり、メールに添付されたファイルをDropboxにアップロードしたりできます。

Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を送信しChatworkに通知する

試してみる

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■概要
Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を送信しChatworkに通知するフローです。
ファイル共有から承認までの一連のプロセスを自動化することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを活用しているが、ファイルの承認プロセスに時間がかかっている担当者の方
　・毎回の承認依頼や通知作業に手間を感じている方
・承認フローを自動化して、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
　・チーム全体の作業効率を高めたいリーダー層の方
・Chatworkを利用しているが、通知のタイミングを逃さないようにしたいユーザーの方
　・確実にチームに情報を伝達したい方
・手動での承認依頼や通知に煩わしさを感じている経営者や管理者の方
　・業務の自動化を通じて、運営管理をスムーズにしたい方

■注意事項
・DropBox、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

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Dropboxに請求書ファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに通知する

試してみる

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入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルをアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

試してみる

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。

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Google Driveに格納されたファイルをDropboxにも格納する

試してみる

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■概要
「Google Driveに格納されたファイルをDropboxにも格納する」フローは、複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を自動化する業務ワークフローです。
異なるプラットフォームを利用しているチームや個人にとって、ファイルの二重管理や手動での転送作業は時間と労力の無駄になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存されたファイルが自動的にDropboxにもコピーされ、スムーズなデータ共有が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとDropboxを併用してファイル管理をしており、手動での転送作業に煩わしさを感じている方
チーム内で複数のクラウドストレージを利用しており、データの一貫性を保ちたいビジネスユーザーの方
ファイルのバックアップを自動化して、安全かつ効率的にデータを管理したいと考えているIT担当者の方

■注意事項
・Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

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Notionのデータベースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Notionでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、積み重なると大きな手間となり、フォルダの作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいページが作成されると、自動でDropboxに連携したフォルダが作成され、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
・手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
・複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方

■注意事項
・NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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終わりに 

kintoneとDropboxを連携すれば、データ管理の効率の向上が期待できます。
たとえば、kintoneのレコード登録をトリガーにして、Dropboxにフォルダを自動作成したり、ステータス変更を検知してフォルダを作るなど、人の手を介さずスムーズに実行可能。
もう、フォルダの作成やデータ整理に時間を奪われることはありません。

さらに、Dropboxのデータをkintoneに連携することもできるので、ファイル情報の自動追加やフォーム添付ファイルの管理など、業務に合わせたカスタマイズが可能です！
Yoomを活用して、毎日の業務負担を減らし、データ管理のストレスから解放されましょう！
まだアカウント登録が出来ていない方はこちらから！