Mazricaとkintoneを連携！案件アクションの登録を自動化する方法

案件アクションの登録をMazricaとkintoneを連携して自動化する方法をご紹介します。
この自動化によって、手動での登録ミスを防ぎ、正確に案件情報を保つことができるでしょう。
さらにチーム全体が最新の情報を取得できるため、対応が統一されます。
また、案件情報を一元で管理できることで、アプリ間の移動が減少するでしょう。
本記事では、アプリを連携するメリットと導入方法について詳しくご紹介します。

Mazricaとkintoneを連携するメリット

メリット1:入力ミスを防止するから時間短縮につながる

手動で案件アクションの登録をする場合、どうしても入力ミスが発生しやすくなります。
この作業を自動化すれば、ヒューマンエラーを防ぎ、案件情報を正確に保てるでしょう。
たとえば、Mazricaで案件アクションが登録されると、自動的にkintoneにも登録されます。
これにより、<span class="mark-yellow">2重入力や入力ミスが発生しなくなり、修正作業に時間を費やす必要がなくなります。</span>
この自動化によって、営業担当者は営業活動に時間を割けるようになるため、業務効率向上が期待できます。

メリット2:案件アクションの最新情報を取得できる

Mazricaとkintoneを連携すると、自動的に案件情報がkintoneに反映でき、チーム全体が最新の情報を得られます。
これにより、同じ案件情報を基に対応ができるため、齟齬なくスムーズに業務に取り組めます。
また、アプリ連携によって、案件情報を一元的に管理できることで、アプリ間の移動を減らすことも可能です。
<span class="mark-yellow">チーム全体が案件アクションを可視化でき、業務の優先順位を明確化できるので有効な自動化となりそうです。</span>

[Yoomとは]

Mazricaとkintoneの連携フローの作り方

今回は「Mazricaで案件アクションが登録されたら、kintoneにも自動追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。

Mazricaとkintoneをマイアプリ登録
Mazricaで案件アクションが新たに登録されたら起動するトリガーを設定
kintoneでレコードを追加するアクションを設定
Mazricaとkintoneの自動化の動作確認

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ステップ1:Mazricaとkintoneをマイアプリ登録

YoomにMazricaとkintoneを連携するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単にできます。

まずは、Mazricaのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からMazricaを検索するか、アプリ一覧から探します。

以下の画面が表示されるので、説明を確認して「アカウント名」を設定しましょう。

Mazricaの管理画面に移動し、「管理者設定」→「API利用」でAPIキーを確認してください。
Yoom画面に戻り、「アクセストークン」にAPIキーを入力しましょう。

次に、kintoneのマイアプリ登録を行ってください。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して登録を行いましょう。

Mazricaとkintoneのマイアプリ登録が完了すると、マイアプリにそれぞれが表示されます。

ステップ2:Mazricaで案件アクションが新たに登録されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更できます。
最初にMazricaの設定から行うため、「案件が新たに登録されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」自由に変更可能
「Mazricaと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→案件アクションが新たに登録されたら

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から設定してください。
※フローボットの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:kintoneでレコードを追加するアクションを設定

次に、kintoneの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」自由に変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

kintoneに移行し、案件アクションの項目名を入力します。
例として以下のように設定しました。
Mazricaから取得したい値の項目名を任意で設定してください。

Yoom画面に戻り、説明を確認した後、「アプリID」の設定を行ってください。

先ほどkintoneで設定した項目名が表示されるので、Mazricaのアウトプットを利用して項目名に該当する項目を設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、Mazricaのアウトプットが表示されます。
設定ができたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:Mazricaとkintoneの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

その他のMazricaとkintoneを使った自動化の例

1.Mazricaに案件が登録されたら、自動的にkintoneに追加するフローです。
‍この自動化を活用すれば、案件の進捗状況を把握できます。
手動で案件情報の登録をする必要がなくなるため、重複登録も避けられます。

2.Mazricaの案件情報が更新されたら、kintoneも自動更新するフローです。
更新作業を自動化することで、手動で行う手間が省け、時間の節約につながります。
この自動化により、更新漏れやミスなどのヒューマンエラーを防げます。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、自動的にMazricaで取引先を作成するフローです。
Google スプレッドシートとMazricaで取引先情報を管理している方におすすめです。
取引先情報の登録ミスを防ぎ、正確な情報を保持できます。

まとめ

Mazricaとkintoneの連携を活用すれば、案件アクションの登録が自動化でき、入力ミスを回避できます。
これにより、作業時間が短縮し、業務効率が向上が期待できそうです。
また、最新の案件情報を取得できるため、状況把握が容易になり、的確な判断が可能になります。
実際にYoomを活用して、自動化を体験してみてください。

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