発送伝票のデータをMicrosoft Excelに入力する作業は、時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクを高める可能性があります。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する
試してみる
こんな方におすすめ
毎日大量の発送伝票を処理している物流・運送業の担当者
OCRを使って発送データの入力ミスを減らし、スムーズに管理したいECサイト運営者・ネットショップ事業者
Microsoft Excelにデータを一元化し、集計や検索を簡単にしたい経理・総務担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する方法を説明します。
[Yoomとは]
Microsoft ExcelとOCR機能の連携メリットと具体例
メリット1：転記作業の負担軽減
紙の伝票を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは時間がかかる上、作業の繰り返しによって疲労もたまってしまいませんか？
メリット2：人的エラーの回避
手作業でのデータ入力では、数字や住所の打ち間違い、項目の記入漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、後から修正する手間もかかりがち。
メリット3：データの一元管理が可能
OCRで読み取った伝票データをMicrosoft Excelに格納することで、バラバラに管理されていた情報を一元化できます。
Microsoft ExcelとOCR機能を連携してできること
Microsoft ExcelとOCR機能を連携させれば、これまで手作業で行っていた作業のプロセスを自動化できます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐに自動化の連携を実際に体験できます。
発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する
フォームに発送伝票が添付されたらMicrosoft Excelにレコードを追加してファイルを格納していきます。
これまで手作業で行っていた手間をなくし、ファイルの管理をスムーズにしましょう！
発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する
試してみる
履歴書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
フォーム上で履歴書が送信された際に、OCR機能で文字を読み取り、Microsoft Excelのレコードとして追加するフローです。
手作業による登録の手間を省き、共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを未然に防ぐことが可能になります。
履歴書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する方法
発送伝票の情報をOCR機能で読み取り、自動的にMicrosoft Excelへ格納できます。これにより、手動で入力する手間を省くことができます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Microsoft Excelをマイアプリに登録する
フォームトリガーの設定
OCR機能を使用して画像やPDFの文字を読み取る
Microsoft Excelと連携し、レコードを追加する
Yoomを利用していない方は、こちら
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する
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ステップ1：Microsoft Excelをマイアプリに登録する
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
これでマイアプリ登録が完了しました。
ステップ2：フォームトリガーの設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する
試してみる
フォームトリガーの「発送伝票添付フォーム」をクリックします。
(2)「発送伝票添付フォーム」画面から、質問内容と回答方法を選択します。
下へ進み、フォーム送信後に表示されるメッセージ内容を入力します。
(3)「フォームの表示確認と詳細設定」画面から、取得した値を確認します。
問題がなければ「保存する」をクリックします。
ステップ3：OCR機能を使用して画像やPDFの文字を読み取る
(1)次にAI機能を使って画像・PDFの文字を読み取ります。
(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままでアクションは「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、下記の通りに入力を行ってください。
ファイルの添付方法：プルダウンから「取得した値を使用」を選択し、画像ファイルを指定します。
抽出したい項目：赤線を確認の上、抽出したい項目を直接入力します。
使用するAI：ChatGPTかClaudeを選択します。
詳しい設定方法は下記のヘルプページを参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ4：Microsoft Excelと連携し、レコードを追加する
(1)次にMicrosoft Excelを連携して、レコードを追加します。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細は「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をチェックしてみてください。
(2)「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。
ファイルの保存場所：プルダウンから選択
ドライブID：候補から選択
ファイル名（任意）：直接入力
アイテムID：候補から選択
シート名：候補から選択
テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
これで、「発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する」フローボットの完成です。
発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する
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Microsoft Excel・OCR機能を使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもMicrosoft ExcelやOCRを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
Dropboxに請求書PDFがアップロードされたら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する
試してみる
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
Microsoft Teamsで受信したファイルをOCRし、テキストをMicrosoft Excelの新規シートに追加する
試してみる
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知する
試してみる
フォームでPNGファイルが送信されたら、OCRしMicrosoft Excelにレコードを追加する
試してみる
Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
フォームで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加とOutlookに送信する
試してみる
履歴書をOCRで読み取り、別の履歴書フォーマットに置き換える
試してみる
まとめ
発送伝票のデータをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納することで、転記作業の負担軽減、人的エラーの回避、データの一元管理、といったメリットが得られるでしょう。
よくあるご質問
Q：この自動化に必要なYoomの料金プランは？
A：
今回の連携で使用するOCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
Q：連携がうまく動かない時はどうしたら良いですか？
A：
自動処理が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Microsoft Excelの代わりにGoogleスプレッドシートへも格納できますか？
A：
はい、できます！オペレーションタイプの選択からGoogleスプレッドシートを選択して、「レコードを追加する」アクションを設定しましょう。
