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発送伝票のデータをMicrosoft Excelに入力する作業は、時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクを高める可能性があります。
特に、物流業界やECサイト運営者にとって、正確なデータ処理は業務効率を左右する重要なポイントではないでしょうか？
そこで役立つのがOCR技術です。OCRを活用すれば、発送伝票をスキャンまたは撮影するだけで、自動的にExcelにデータを格納できます。
本記事では、OCRとExcelの連携によるメリットや活用方法を、具体例とともに紹介します。
業務の効率化を目指す方は、ぜひ参考にしてください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する方法を説明します。
[Yoomとは]
発送伝票の情報をOCR機能で読み取り、自動的にMicrosoft Excelへ格納できます。これにより、手動で入力する手間を省くことができます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Excelが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
フォームトリガーの「発送伝票添付フォーム」をクリックします。
(2)「発送伝票添付フォーム」画面から、質問内容と回答方法を選択します。
今回は、発送伝票を読み取るためにプルダウンから「添付ファイル」を選択します。
「＋質問を追加」をクリックすることで、質問を追加することができます。
下へ進み、フォーム送信後に表示されるメッセージ内容を入力します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「フォームの表示確認と詳細設定」画面から、取得した値を確認します。
赤枠をクリックすることで、プレビューを確認することができます。
問題がなければ「保存する」をクリックします。
(1)次にAI機能を使って画像・PDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままでアクションは「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、下記の通りに入力を行ってください。
詳しい設定方法は下記のヘルプページを参照ください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にMicrosoft Excelを連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値をアウトプットを使って入力します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「発送伝票の情報をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもMicrosoft ExcelやOCRを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
このフローを活用することで、フォームに送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelへデータを追加し、名刺交換した相手へお礼のメールの一連の動作を自動化できます。これにより、手作業を減らし担当者の負担を軽減できるでしょう。
2.履歴書をOCRで読み取り、別の履歴書フォーマットに置き換える
「OCR機能を活用すれば、文字データを自動で読み取り、手入力の手間を省けます。これにより、様々なフォーマットの履歴書を１つのフォーマットに統一することで、保管しやすくなります。書類発行のフォーマットをGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントに変更することも可能です。
3.フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加とOutlookに送信する
Outlookと連携することで、フォームに添付された書類ファイルをOCR機能で読み取り、その内容を自動でMicrosoft Excelのレコードに追加し、Outlookに送信できます。自動化することで、Microsoft Excelへ転記する手間を省き、Outlookでフォームの情報を把握できます。
さらに、Microsoft Excelを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧
紙の伝票を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは時間がかかる上、作業の繰り返しによって疲労もたまってしまいませんか？
しかし、OCRを活用すれば、伝票をスキャンまたは撮影するだけで自動的にデータ化され、Microsoft Excelに格納されます。
例えば、物流倉庫では1日に数百枚の発送伝票を処理することもあります。OCRを導入すれば、作業者が1枚ずつ入力する手間がなくなり、業務負担の軽減が期待できます。
また、入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てられるため、作業効率の向上にもつながるでしょう。
手作業でのデータ入力では、数字や住所の打ち間違い、項目の記入漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、後から修正する手間もかかりがち。
しかし、OCRを活用すれば、伝票の内容を正確に読み取り、Microsoft Excelに自動入力できるため、入力ミスを削減できます。
例えば、配送先の郵便番号を誤って入力すると、誤配や再発送の原因となり、業務の遅延やコスト増加につながる可能性があります。
OCRによる自動化を取り入れることで、こうしたミスを防ぎ、スムーズな業務運営が可能になるでしょう。
OCRで読み取った伝票データをMicrosoft Excelに格納することで、バラバラに管理されていた情報を一元化できます。
紙の伝票を手作業で整理する場合、必要な情報を探すのに時間がかかるだけでなく、紛失や破損のリスクも考えられます。
しかし、OCRを活用すれば、全てのデータをデジタル化し、Microsoft Excelで簡単に管理できるため、検索や集計がしやすくなります。
例えば、過去の発送履歴を確認する際、紙の伝票を探す手間がなくなり、Microsoft Excelの検索機能を使えば、すぐに該当データを見つけることができるでしょう。
発送伝票のデータをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納することで、転記作業の負担軽減、人的エラーの回避、データの一元管理、といったメリットが得られるでしょう。特に、発送業務を頻繁に行う企業では、手作業による入力ミスの削減や作業時間の短縮が期待できます。また、Microsoft Excelを活用することで、データの整理・検索・分析がしやすくなり、業務全体の効率が向上するでしょう。
手入力の手間を省き、業務のデジタル化を進めたい方は、OCRの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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