Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する

■概要

イベントや商談で受け取った名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスやお礼メールの送信漏れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が送信されるだけで、OCRによるテキスト化からMicrosoft Excelへのデータ追加、Outlookでのお礼メール送信までを自動で完結させ、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームやMicrosoft Excel、Outlookを使い名刺情報を管理している方
• 手作業でのデータ入力や転記に多くの時間を費やしている営業・マーケティング担当者の方
• 名刺交換後のお礼メールを迅速かつ確実に送信したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• 名刺情報の読み取りからデータ登録、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れ、お礼メールの送信忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで受け取った名刺画像ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、抽出した情報を指定のファイルに追加します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」を設定し、抽出したメールアドレス宛に自動でお礼メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
• OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、部署、氏名、メールアドレスなど）を任意でカスタマイズできます。
• Microsoft Excelへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどの情報をどの列に割り当てるか、柔軟に設定できます。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCRで取得した氏名などの情報を本文に差し込むことも可能です。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。