■概要
フォームで受信したファイルから日付情報を抽出し、手作業でMicrosoft Excelに入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、フォームからのファイル受信をトリガーに、OCR機能でファイル内の日付情報を読み取り、指定の形式に変換した上でMicrosoft Excelへ自動でレコードを追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信したファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- ファイル内の日付情報を手動で確認・変換する作業に時間を取られている担当者の方
- データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーの発生を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームからのファイル受信、OCRによる日付抽出、形式変換、Microsoft Excelへの追加までの一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による日付の読み取りミスやMicrosoft Excelへの入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「回答フォーム」でファイルが送信された際にフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したファイルから日付情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでデータ操作・変換機能の「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、抽出した日付情報を指定の形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換した日付情報を含むレコードをMicrosoft Excelに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、ファイル受信に使用する「回答フォーム」を任意のものに設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、読み取る文字数に応じた設定や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語を任意で設定してください。
- データ操作・変換機能のアクション設定では、変換対象の日付・日時データ、変換対象の日付・日時の形式、そして変換後の日付・日時の形式を任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクション設定では、Microsoft Excelに追加するレコードの各値を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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