■概要
発送伝票の内容を一つひとつ確認しながら、手作業でMicrosoft Excelに入力する業務は、時間がかかる上にヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに発送伝票の画像をアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelに格納します。定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と効率の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の処理を手作業で行っており、入力業務に課題を感じている物流・EC担当者の方
- 手作業によるデータ入力の時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体のデータ化や転記作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに伝票をアップロードするだけで、Microsoft Excelへのデータ格納が完了するため、手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票のファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、フォームからアップロードされた伝票の情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、伝票画像をアップロードする項目に加え、担当者名などの質問項目やその回答形式を任意で設定することが可能です。
- OCR機能では、発送伝票の中から読み取りたい項目（例：宛名、住所、品名など）を自由に指定し、抽出する情報をカスタムできます。
- Microsoft Excelへの連携では、データを格納するファイルやシート、またOCRで読み取ったどの情報をどの列に反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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