Microsoft Teamsで受信したファイルをOCRし、テキストをMicrosoft Excelの新規シートに追加する

■概要

Microsoft Teamsで受け取った請求書や見積書などのスキャンされた書類を、都度手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、こうした定型業務を自動化できます。Microsoft Teamsでファイルを受信するだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelのシートに内容を追加するため、転記作業の手間とミスを削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取ったスキャン書類をExcelへ手入力している方
• 書類のデジタル化とデータ入力を効率化したい方
• 定型的なデータ転記作業におけるヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsでのファイル受信をトリガーに、スキャン書類からExcelへのデータ転記が自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「ファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「アイテムIDを取得」、「シートを追加」、「セルに値を入力」アクションを順に設定し、抽出したテキストデータを指定のセルに入力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取るファイルの種類に応じて、テキストを抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
• Microsoft Excelの「セルに値を入力」の設定では、OCR機能で抽出したどの情報をどのセルに入力するかを自由に設定できます。固定値の入力や、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むなどのカスタムも可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924