Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する

■概要

請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxにPDFファイルが格納されると、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへのレコード追加までが自動で実行されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるPDFからのデータ抽出（extract from pdf）や転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、PDFファイルのどの部分からテキストを抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書の特定の位置にある請求金額や取引先名だけを抽出する、といった柔軟な設定が可能です。
• Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを自由に設定できます。OCRで抽出した値を埋め込むだけでなく、処理日や担当者名など、固定のテキストを追加することも可能です。

■注意事項

• Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。