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「メールで受信した添付ファイルをSharePointに保存する作業、地味に時間がかかる…」
「案件ごとに手動でフォルダを作成して、関連ファイルをアップロードするのが手間…」
このように、Microsoft SharePointを使ったファイル管理業務で、繰り返しの手作業に時間や手間を取られていませんか？
もし、メールで受信した添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダにアップロードしたり、CRMツールで新しい顧客情報が登録された際に自動で専用フォルダを作成したりできる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはMicrosoft SharePointのファイルやフォルダを管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとMicrosoft SharePointを連携させ、ファイルやフォルダの管理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailなどのメールツールで受信した添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロード可能です。これまで手作業で行っていたファイルの保存作業の手間を削減し、保存漏れなどのミスも防ぎます。
HubSpotなどのCRMサービスやフォームなどで管理している顧客情報や回答内容をもとに、Microsoft SharePoint上に自動でフォルダを作成したりファイルをアップロードしたりすることができます。案件ごとや顧客ごとのファイル管理を効率化可能です。
それではここから代表的な例として、Gmailで添付ファイル付きのメールを受信したら、Microsoft SharePointにフォルダを作成してファイルを自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.GmailとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2.Microsoft SharePointとYoomのマイアプリ連携
【注意事項】
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Microsoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
「キーワード」に設定した文言の入ったメールをテスト用にGmailへ送信しましょう。
この時、テスト用のファイルも添付してくださいね。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
「テキスト抽出」を選択します。
「対象のテキスト」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「抽出したい項目」を設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
「フォルダを作成」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft SharePointでフォルダを作成したい「サイトID」と「ドライブID」を候補から選択します。
「フォルダ名」を「取得した値」から設定しましょう。
「親フォルダのアイテムID」を候補から選択します。
