「メールで受信した添付ファイルをSharePointに保存する作業、地味に時間がかかる…」
もし、メールで受信した添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダにアップロードしたり、CRMツールで新しい顧客情報が登録された際に自動で専用フォルダを作成したりできる仕組み があれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはMicrosoft SharePointのファイルやフォルダを管理する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
Gmailで添付ファイルを受信したら、Microsoft SharePointでフォルダを作成してファイルをアップロードする
試してみる
Microsoft SharePointのファイル管理を自動化する方法 普段お使いの様々なツールとMicrosoft SharePointを連携させ、ファイルやフォルダの管理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携してMicrosoft SharePointのファイル管理を自動化する Gmailなどのメールツールで受信した添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロード 可能です。これまで手作業で行っていたファイルの保存作業の手間を削減し、保存漏れなどのミスも防ぎます。
Gmailで添付ファイルを受信したら、Microsoft SharePointでフォルダを作成してファイルをアップロードする
試してみる
データベース/CRMサービスと連携してMicrosoft SharePointのファイル管理を自動化する HubSpotなどのCRMサービスやフォームなどで管理している顧客情報や回答内容をもとに、Microsoft SharePoint上に自動でフォルダを作成したりファイルをアップロードしたりする ことができます。案件ごとや顧客ごとのファイル管理を効率化可能です。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
メールで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動でアップロードするフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Gmailで添付ファイル付きのメールを受信したら、Microsoft SharePointにフォルダを作成してファイルを自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで添付ファイルを受信したら、Microsoft SharePointでフォルダを作成してファイルをアップロードする
試してみる
ステップ1：GmailとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.GmailとYoomのマイアプリ連携 以下の手順をご参照ください。
2.Microsoft SharePointとYoomのマイアプリ連携
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。 「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Gmailで添付ファイルを受信したら、Microsoft SharePointでフォルダを作成してファイルをアップロードする
試してみる
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
ステップ3：Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
トリガーの起動は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
「キーワード」に設定した文言の入ったメールをテスト用にGmailへ送信しましょう。
この時、テスト用のファイルも添付してくださいね。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
・テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
※取得した値
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：テキストを抽出する
「テキスト抽出」を選択します。
「対象のテキスト」を「取得した値」から設定しましょう。
「抽出したい項目」を設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ5：Microsoft SharePointにフォルダを作成する 「フォルダを作成」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
Microsoft SharePointでフォルダを作成したい「サイトID」と「ドライブID」を候補から選択します。
「フォルダ名」を「取得した値」から設定しましょう。
「親フォルダのアイテムID」を候補から選択します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ6：Microsoft SharePointにファイルをアップロードする 「ファイルをアップロード」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
先ほどと同様に「サイトID」と「ドライブID」を候補から選択します。
「格納先フォルダのアイテムID」を「取得した値」の「作成したフォルダのアイテムID」に設定しましょう。
「ファイル名」を「取得した値」から設定します。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」が以下の画像のように設定されているか確認しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされました！
ステップ7：トリガーをONにする 設定完了です！
Microsoft SharePointを活用したその他の自動化例
Microsoft SharePointを活用した自動化は、今回ご紹介したもの以外にも様々な業務に応用できます。ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートに特定の内容が追加されたらMicrosoft Excelにも追加し、Microsoft Sharepointでフォルダを作成する
試してみる
Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、OCRしてMicrosoft Teamsに通知する
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Microsoft SharePointでファイルが追加されたらOCRし、Google スプレッドシートに自動で追加する
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Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたら、OCRを行い結果をBoxに追加する
試してみる
Microsoft SharePointに格納された画像ファイルをOCRし、テキストをGoogle スプレッドシートに追加する
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Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、OCRを行いRedditのサブレディットに投稿する
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Trelloにカードが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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boardに特定の案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してNotionにファイル情報を追加する
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まとめ Microsoft SharePointと様々なツールを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイルやフォルダの管理業務を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎながら業務時間を短縮することができます。
これにより、従業員はファイル管理のような定型業務から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うのです！
今回ご紹介した業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしMicrosoft SharePointの自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォーム
よくあるご質問
Q：Microsoft SharePointを起点とした自動化も可能？
A：
はい、可能です！Yoomには「リストにアイテムが追加・更新されたら」・「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」・「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」といった、Microsoft SharePointのフローボットトリガーがあります。
Q：ファイル保存の前に承認フローを挟めますか？
A：
はい、可能です！「承認を依頼」オペレーションを使用すれば実現できます！
Q：連携エラー時に通知は来ますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
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