Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、OCRを行いRedditのサブレディットに投稿する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードしたファイルの内容を、手作業でRedditに投稿する業務は手間がかかるのではないでしょうか？特に、画像やPDFから特定の情報を抜き出して共有する定型的な作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとRedditを連携させ、ファイルがアップロードされるとOCRで内容を読み取り、Redditのサブレディットへ自動で投稿することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointで管理するファイル情報をRedditで共有している方
• 手作業による情報の転記や投稿作業に課題を感じ、効率化を検討しているチームの方
• Microsoft SharePointとRedditを連携させ、情報発信プロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルが追加されると自動でRedditへ投稿されるため、これまで手作業で行っていた投稿業務の時間を短縮できます
• OCRによるテキスト抽出と自動投稿により、手作業でのコピー＆ペーストによる転記ミスや投稿内容の誤りを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとRedditをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの条件に応じて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取るアクションを設定します
6. 最後に、オペレーションでRedditの「サブレディットに新規投稿を作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報などを投稿します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名や種類など前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます
• Microsoft SharePointのダウンロード設定やRedditへの投稿設定では、固定値のほかに、前段のアクションで取得した情報を変数として活用し、任意の項目に設定できます
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタマイズできます

■注意事項

• Microsoft SharePoint、RedditのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。