Microsoft SharePointに格納された画像ファイルをOCRし、テキストをGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
• 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
• 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924