Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、OCRしてMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキスト化して関係者に通知する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が自動で画像からテキストへの変換（image to text）を行い、その内容をMicrosoft Teamsへ通知するため、これらの定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上の画像やPDFから手動でテキスト起こしをしている方
• ファイル共有後の関係者への通知を、より迅速かつ正確に行いたいと考えているチーム
• image to textのプロセスを自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードから内容のテキスト化、関係者への通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるテキストの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、抽出したテキスト内容を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、対象となるファイルから読み取るテキストの抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前段のOCR機能で取得したテキストを変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン以上の有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。