Gmailで添付ファイルを受信したら、Microsoft SharePointでフォルダを作成してファイルをアップロードする

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Microsoft SharePoint

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Gmailで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailを受信した際に、自動でMicrosoft SharePoint上にフォルダを作成し、添付ファイルをアップロードする一連の流れを構築できます。手作業による手間や保存漏れなどのミスをなくし、効率的なファイル管理を実現するためのMicrosoft SharePointの自動化をサポートします。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointで管理している方
手作業でのファイル保存に時間がかかり、コア業務に集中できない方
Microsoft SharePointを活用した業務の自動化に関心がある方

‍

■このテンプレートを使うメリット

Gmailで添付ファイルを受信後、自動でMicrosoft SharePointに保存されるため、ファイル管理にかかる時間を短縮できます。
手作業によるファイルの保存漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Microsoft SharePointとGmailをYoomと連携する
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する
次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メールの件名などからフォルダ名として利用する情報を抽出する
次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にフォルダを作成する
最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したフォルダにGmailの添付ファイルを格納する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

Microsoft SharePointでフォルダ作成やファイルアップロードを行う際に、対象となるサイトIDやドライブIDは任意で設定が可能です。
また、どのフォルダを起点として新しいフォルダを作成するか、親フォルダのアイテムIDも任意で設定できます。

‍

■注意事項

Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

@pocketで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する

@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。

詳細を見る

Microsoft SharePointの新規ファイルをもとに、関連ワードをSerpApiで検索して通知する

Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにOCRで内容抽出し、SerpApiで関連情報を検索して通知するフローです。手動検索の手間を省き、転記ミスを防ぎます。

詳細を見る

SlackでメンションされたキーワードでMicrosoft SharePointを一括検索し、結果をGoogle スレッドシートに追加する

Slackのメンションを合図にMicrosoft SharePointを検索し、結果をGoogle スプレッドシートへ自動記録するワークフローです。ファイル探索と転記の手間を抑え、依頼対応をスムーズに行います。

詳細を見る

フォームに回答されたら、SharePointから書類の雛形をダウンロードしてSlackに通知する

フォームの回答をもともにSharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Slackに通知するフローです。‍

詳細を見る

BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する

Boxに追加されたファイルを自動でMicrosoft SharePointへコピーするフローです。手動移行の手間やアップロード漏れを減らし、ファイル管理の精度と作業効率を高めます。

詳細を見る

Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、Slackに通知する

Microsoft SharePointのファイル作成をトリガーにSlackへ自動通知するフローです。連絡の手間や漏れを抑え、チームの情報共有をスムーズにし、作業負担を軽減します。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Microsoft SharePoint

YoomではSharePointのAPIとノーコードで連携し、SharePointに関する様々な業務を自動化できます。例えば、SharePoint内にフォルダを作成し、そのフォルダへ任意のファイルを自動的にアップロードしたり、SharePoint内のファイルを自由に複製することが可能です。メールで受信した添付ファイルを自動的にSharePointへ格納したり、CRMと連携して顧客毎のフォルダをSharePoint内に自動的に作成するなど、様々なユースケースでご利用いただけます。