■概要

Gmailで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailを受信した際に、自動でMicrosoft SharePoint上にフォルダを作成し、添付ファイルをアップロードする一連の流れを構築できます。手作業による手間や保存漏れなどのミスをなくし、効率的なファイル管理を実現するためのMicrosoft SharePointの自動化をサポートします。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointで管理している方
• 手作業でのファイル保存に時間がかかり、コア業務に集中できない方
• Microsoft SharePointを活用した業務の自動化に関心がある方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで添付ファイルを受信後、自動でMicrosoft SharePointに保存されるため、ファイル管理にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの保存漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGmailをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メールの件名などからフォルダ名として利用する情報を抽出する
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にフォルダを作成する
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したフォルダにGmailの添付ファイルを格納する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointでフォルダ作成やファイルアップロードを行う際に、対象となるサイトIDやドライブIDは任意で設定が可能です。
• また、どのフォルダを起点として新しいフォルダを作成するか、親フォルダのアイテムIDも任意で設定できます。

‍

■注意事項

• Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。