Google スプレッドシートに従業員情報が更新されたらトヨクモ安否確認サービス2を更新する方法

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. 行が更新された際に起動するフローボットの設定
2. ユーザーを編集するアクションの設定

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Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと接続する方法

Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2をYoomに連携するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録をしておけば、後の自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録からしましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogleスプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」で検索しましょう。

画面が表示されたら、Googleスプレッドシートにログインします。

次に、トヨクモ安否確認サービス2のマイアプリ登録を行うため、先ほどと同じようにトヨクモ安否確認サービス2を選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、説明文を確認して設定を行います。

マイアプリの欄にこれらのアプリが表示されていれば、登録完了です。

Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらトヨクモ安否確認サービス2も更新する方法

自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックすると変更可能です。
最初にGoogleスプレッドシートの設定から行うため、「行が更新されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→行が更新されたら
  

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。

Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用に従業員情報を入力してください。
例として以下のように設定しました。

Yoomの画面に戻り、画面をスクロールして設定をします。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならD
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。今回は名前の列のB列を指定しました。
• 「更新を検知したい列」→更新を検知する列名を指定
  ※今回はメールアドレスが更新されたら検知する設定にするので、Cを指定します。
  どの列を指定するかは任意で設定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、トヨクモ安否確認サービス2の設定を行うため、「ユーザーの編集」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更
• 「トヨクモ安否確認サービス2と連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→ユーザーの編集

以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。
Googleスプレッドシートのアウトプットを利用して、設定を行いましょう。
※赤枠をクリックして、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用します。
{{ログイン名}}←アウトプットはこのように表示されます。
他にも必要な項目があれば入力してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のGoogleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2を使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加された際に、自動的にトヨクモ安否確認サービス2に登録するフローです。
従業員情報の追加が自動化されるため、何度も従業員情報を入力する手間が省けます。

2.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、kintoneにレコードを自動追加するフローです。
Googleスプレッドシートのデータを手動で転記する手間が省けるため、多数のデータを扱う際に有効な自動化になるでしょう。

3.特定のスケジュールになったら、Googleスプレッドシートの情報をGmailで自動通知するフローです。
定期的にGoogleスプレッドシートの情報共有をしている方におすすめの自動化です。

4.GoogleDriveにファイルを格納後、Googleスプレッドシートに情報を自動追加するフローです。
ファイルのデータをGoogleスプレッドシートに自動追加できるため、情報の管理が容易になります。

まとめ

今回は、「Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらトヨクモ安否確認サービス2も更新する」フローの自動化設定をご紹介しました。
これらのアプリ連携によって、手動更新の手間が省け、ヒューマンエラーも未然に防げます。
連絡先の更新ミスは、緊急時の連絡に大きく影響するためこの自動化を導入し、正確なデータ更新を行いましょう。

Yoomを利用してみたい方は、こちらから無料登録をしてくださいね。