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Googleスプレッドシートを基幹データベースとして使用している場合、その他のツールにも自動的に情報を同期したいと思ったことはありませんか？
本記事では「Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、トヨクモ安否確認サービス2に登録する」自動化の設定方法をご紹介します。
この自動化を導入すれば、正確に従業員情報が登録され、誤った連絡先を登録してしまう事態を防止できます。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2を連携するメリット
以下にアプリを連携させるメリットを記したので、ご覧いただけるとうれしいです。
メリット1:データ入力の手間が省ける
Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2を連携すれば、Googleスプレッドシートに従業員情報が追加された際に、自動的にトヨクモ安否確認サービス2に登録できます。
この自動化で、担当者は一元的に従業員の管理を行えるため、入力の手間が省け、業務効率向上に役立つでしょう。
メリット2:緊急連絡先の誤入力を防止できる
登録した従業員情報に誤りがあった場合、有事の際の連絡が取れず従業員の安否に関わる可能性があります。
今回の自動化を活用することで、基幹データベースであるGoogleスプレッドシートに従業員情報が入力された時点で、トヨクモ安否確認サービス2に情報が反映されるため、二重入力による誤入力を防ぐことが期待できます。
[Yoomとは]
Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2を連携してできること
Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2のAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録や更新作業を自動化できます。
これにより作業時間を短縮し、入力ミスをなくすことで、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつかご紹介します。
アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する
Googleスプレッドシートに新しい従業員情報が追加されると、その内容をもとにトヨクモ安否確認サービス2へ自動で登録するフローです。
スプレッドシートの更新を安否確認システムに反映できるため、従業員情報を常に整えやすくなり、緊急時の連絡体制を効率的に管理できます。
Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらトヨクモ安否確認サービス2も更新する
Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されると、その変更内容をもとにトヨクモ安否確認サービス2の登録情報も自動で更新するフローです。
スプレッドシートの修正内容をシステムに反映しやすくなるため、情報のずれを防ぎ、緊急時の連絡体制を整えやすくなります。
Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2の連携フローを作ってみよう
今回は「Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する」という以下のテンプレートの設定をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う手間がなく、とても便利ですよ！
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／トヨクモ安否確認サービス2
2ステップで設定が完了するので、簡単にできちゃいます。
ステップ1：Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリに連携する
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのアプリ連携
以下をご確認ください。
続いてトヨクモ安否確認サービス2のマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にトヨクモ安否確認サービス2を選択しましょう。
以下の画面に移行するので、説明文を読んで設定を行いましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2が表示されます。
Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する方法
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面に移行したら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページより変更可能です。
最初にGoogleスプレッドシートの設定から行うので、「行が追加されたら」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、設定を確認しましょう。
以下の画面に移行したら、設定方法を確認してください。
Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用にユーザー情報を入力してください。
例として以下のように設定しました。
Yoomの画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いてトヨクモ安否確認サービス2の設定を行うので、「ユーザーの追加」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、設定を確認しましょう。
以下の画面に移行したら、「名前」、「ログイン名」、「パスワード」を設定してください。
Googleスプレッドシートのアウトプットを利用して項目の設定を行います。
※赤枠をクリックしたら、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用できます。
{{名前}}←アウトプットはこのように表示されます。
他にも必要な項目があれば入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
その他のGoogleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2を使った自動化の例
今回ご紹介した連携以外でも、Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2のAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Google スプレッドシートを活用した自動化例
入力されたデータをもとに、他のツールへ自動で情報を連携したり、AI機能を活用して内容を整理・要約することで、データ管理を効率化できます。
さらに、数式やスクリプトを組み合わせることで、集計やレポート作成を自動化し、チーム全体の作業負担を軽くすることが可能です。
トヨクモ安否確認サービス2を活用した自動化例
安否回答やメッセージの内容をもとに、他のツールへ自動で情報を連携したり、AI機能を活用して回答内容を整理・分析することで、状況を把握しやすくなります。
さらに、回答状況の確認や担当者への通知を自動化することで、対応漏れを防ぎ、チーム全体の運用をスムーズに進めることができるでしょう。
まとめ
本記事では「Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、トヨクモ安否確認サービス2に登録する」自動化の設定方法をご紹介しました。
Googleスプレッドシートとトヨクモ安否確認サービス2を連携することで、従業員情報の転記を忘れてしまっても、自動で従業員情報が登録されるので安心です。
災害などの緊急時に連絡が取れなくなるリスクも軽減できるため、各アプリをご利用の方は、ぜひこの自動化を活用して有事の際の「万が一」を減らしてみませんか？
Yoomの自動化に興味を持ったという方は、Yoom登録フォームから無料登録をしてください。
Q：「一意の値の列」がもし重複した場合、具体的にどのような不具合が起きますか？
A：
重複した場合はエラーが起きることがあります。
その場合は、ユニークな数字を振っていき、それを「一意の値の列」として扱うことをおすすめします。
Q：退職者情報をシートから削除した場合、安否確認サービスからも自動で削除されますか？
A：
今回のフローは「ユーザーを追加する」フローなので、シートから退職者を削除しても安否確認サービスからも自動で削除されることはありません。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づくための通知は来ますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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