Outlookでメールを受信したら回答内容をDifyで自動作成し、Telegramに通知する方法

それではここからノーコードツールYoomを使って、Outlookでメールを受信したらDifyで回答内容を自動作成しTelegramに通知する方法をご説明します。

Yoomとは？

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

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Outlookでメールを受信したらDifyで回答内容を自動作成しTelegramに通知する方法

Outlookでメールを受信したことをOutlookのAPIを利用して受け取り、Difyの提供するAPIを用いて、メール内容に対する回答をDifyで自動作成することで実現可能です。
また、Telegramが提供するAPIを用いることで、更にTelegramに通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• OutlookとDify、Telegramをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Outlookでトリガーを設定し、DifyとTelegramでアクションを設定する
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。

ステップ1：Outlook、Dify、Telegramをマイアプリ連携

まず、OutlookとDify、Telegramをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からOutlookを検索してクリックしてください。

クリックするとMicrosoftのサインインページが表示されます。
使用したいアカウントの情報を入力して「次へ」をクリックしてください。
これで、Outlookのマイアプリ連携が完了しました。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

続いて、Difyを検索してください。

Difyの詳しいマイアプリ連携方法はこちらをご確認ください。
「アカウント名」は、任意の名称を設定してください。
「アクセストークン」は、Difyで発行したAPIキーを設定してください。
全ての設定が完了したら「追加」をクリックし、マイアプリ連携を完了しましょう。

次に、Telegramを検索してください。

「アカウント名」は任意の名称を設定し、「アクセストークン」はTelegramでBOTを作成した際に発行されたアクセストークンを設定してください。
最後に「追加」をクリックすると、連携が完了します。

次にフローボットのテンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：Outlookのトリガーを設定

Outlookのトリガーを設定します。「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。

次に、「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックします。

APIの接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「メールフォルダID」は、候補から選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットにOutlookから取得した情報が表示されているか確認します。
問題がなければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：Difyのアクションを設定

次に、Difyのアクションを設定します。「チャットメッセージを送信」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

Difyに送信するメッセージ内容を設定します。
「query」は、候補からお問い合わせ内容である「本文」を選択してください。
「user」には注釈の通り、半角数値の値（任意の識別子）を入力してください。
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットに表示された情報を確認します。
問題がなければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Telegramのアクションを設定

次に、Telegramのアクションを設定します。「メッセージを送信」をクリックしましょう。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

「チャットID」は、注釈を参考にしてメッセージを送信するチャットグループを選択してください。
「メッセージ内容」は、任意編集が可能です。今回はメールの件名と本文、Difyの返答内容を含むメッセージを作成しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、指定したチャットグループにメッセージが送信されるか確認をしましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでOutlookでお問い合わせメールを受信すると、Difyで回答内容を自動作成してTelegramに通知されます。

OutlookやDify、Telegramを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやDify、TelegramのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Outlookを活用した自動化例

特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する

指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知するため、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになるはずです。

Outlookで受信したお問い合わせ内容を登録する

受信したお問い合わせの情報を自動登録することで、手動作業が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられるはずです。

Difyを活用した自動化例

メッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

Difyが受信したメッセージを自動的に分析して適切な返信を生成するので、手入力作業をなくせるかもしれません。

Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成し通知する

迅速に回答案が作成された後にコミュニケーションツールに通知されることで、対応スピードの向上につながります。

Telegramを活用した自動化例

情報が追加・作成されたらTelegramに通知する

情報が登録されると自動的にTelegramへ通知され、別ツールを開かなくても登録情報を直ぐに把握できるようになると予想されます。

音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する

AIによる文字起こし・要約により、ミーティングの内容を迅速かつ正確に共有でき、業務の連携がスムーズになるかもしれません。

OutlookとDify、Telegramの連携メリットと具体例

メリット1: 回答スピードの改善

お問い合わせメールに迅速に対応することは、顧客満足度を高める上で欠かせません。
しかし、メール内容を確認し、適切な回答を作成するには時間がかかってしまいますよね...
そこでアプリ連携を導入すれば、Outlookで受信したメールに対し、Difyが回答案が自動生成されます。
さらに、その回答案がTelegramで通知されるため、スタッフは素早く内容を確認し、必要に応じて修正してから返信できるようになるでしょう。
手動作業を削減することで、回答スピードが向上するはずです。

メリット2: 人的ミスの削減

手動でメール対応を行う以上、返信内容の漏れ、認識のズレ、誤字脱字などの人的ミスが起こりやすくなるものです。
アプリを連携することで、Difyで適切な回答を自動作成するため、Outlookで受信した問い合わせに正確な情報で回答できるようになると予想されます。
回答案がTelegramで迅速に通知されることで正確な回答をすぐに顧客へ提供できるため、顧客の信頼性向上にも寄与するでしょう。

メリット3: 社内連携の強化

OutlookとDify、Telegramを連携することで、複数の担当者が問い合わせ対応の進捗を素早く把握できるようになるはずです。
案内の重複や漏れを防ぐことにもつながり、必要に応じて他の担当者がサポートに回ることが可能になると考えられます。
自動で行われる通知により、未対応の問い合わせを見逃すリスクも軽減され、チームの連携強化や効率的な業務運営の実現が期待できるでしょう。
チーム全体での顧客対応力が高まり、スタッフ間の連携強化にもつながると予想されます。

まとめ

Outlook、Dify、Telegramを連携させることで、問い合わせ対応の効率化とチーム連携の強化が期待できます。
自動化により人的ミスを減らし、迅速な顧客対応を実現することで、業務効率化と顧客満足度が向上するかもしれません。
特に、毎日多くの問い合わせに対応している企業にとって、非常に有用なツールとなるはずです！

Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で導入も簡単です。
この機会に、自動化による業務効率化をぜひ体験してください。