Outlookでメールを受信したら回答内容をDifyで自動作成し、Telegramに通知する方法

日々、多くのお問い合わせ対応をしていると、誤案内や誤字脱字など人的ミスのリスクはつきものだと感じる方も多いかと思います。
例えば、誤案内の原因の一つにお問い合わせ内容の認識のズレが挙げられますが、このようなミスを減らすのってなかなか難しいですよね...
今回紹介するアプリ連携を活用することで、お問い合わせ内容の確認から回答文の作成までを自動化できるので、情報の齟齬や解釈の違いを抑制できるかもしれません！
人的ミスと手作業の負担を減らすことができ、日常業務の効率向上が期待できます。
また、回答内容の精度が上がる可能性があるため、顧客満足度の向上にも寄与するでしょう。

本記事では、OutlookとDify、Telegramを連携し、お問い合わせメールを受信したらDifyで回答内容を自動作成し、Telegramに通知する方法をご紹介します。
アプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できますので、ぜひ本記事を参考にしながら設定を試してみてくださいね。

こんな方におすすめ

• Outlookを利用してお問い合わせ対応を行っているが、確認作業に時間がかかっているカスタマーサポート担当者
• 効率的な問い合わせ対応のために自動化ツールの導入を検討している社内IT担当者
• 問い合わせ対応を複数人で行っており、社内での進捗共有や連携に課題を抱えているチームリーダー
• Outlook、Dify、Telegramを使用しており、それぞれを連携して業務効率を向上させたい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しTelegramに通知する

試してみる

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Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しTelegramに通知するフローです。

詳細を見る 試してみる

それではここからノーコードツールYoomを使って、Outlookでメールを受信したらDifyで回答内容を自動作成しTelegramに通知する方法をご説明します。

[Yoomとは]

Outlookでメールを受信したらDifyで回答内容を自動作成しTelegramに通知する方法

Outlookでメールを受信したことをOutlookのAPIを利用して受け取り、Difyの提供するAPIを用いて、メール内容に対する回答をDifyで自動作成することで実現可能です。
また、Telegramが提供するAPIを用いることで、更にTelegramに通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• OutlookとDify、Telegramをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Outlookでトリガーを設定し、DifyとTelegramでアクションを設定する
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。

ステップ1：Outlook、Dify、Telegramをマイアプリ連携

まず、OutlookとDify、Telegramをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からOutlookを検索してクリックしてください。

クリックするとMicrosoftのサインインページが表示されます。
使用したいアカウントの情報を入力して「次へ」をクリックしてください。
これで、Outlookのマイアプリ連携が完了しました。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

続いて、Difyを検索してください。

Difyの詳しいマイアプリ連携方法はこちらをご確認ください。
「アカウント名」は、任意の名称を設定してください。
「アクセストークン」は、Difyで発行したAPIキーを設定してください。
全ての設定が完了したら「追加」をクリックし、マイアプリ連携を完了しましょう。

次に、Telegramを検索してください。

「アカウント名」は任意の名称を設定し、「アクセストークン」はTelegramでBOTを作成した際に発行されたアクセストークンを設定してください。
最後に「追加」をクリックすると、連携が完了します。

次にフローボットのテンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しTelegramに通知する

試してみる

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Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しTelegramに通知するフローです。

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「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：Outlookのトリガーを設定

Outlookのトリガーを設定します。「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。

次に、「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックします。

APIの接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「メールフォルダID」は、候補から選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットにOutlookから取得した情報が表示されているか確認します。
問題がなければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：Difyのアクションを設定

次に、Difyのアクションを設定します。「チャットメッセージを送信」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

Difyに送信するメッセージ内容を設定します。
「query」は、候補からお問い合わせ内容である「本文」を選択してください。
「user」には注釈の通り、半角数値の値（任意の識別子）を入力してください。
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットに表示された情報を確認します。
問題がなければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Telegramのアクションを設定

次に、Telegramのアクションを設定します。「メッセージを送信」をクリックしましょう。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

「チャットID」は、注釈を参考にしてメッセージを送信するチャットグループを選択してください。
「メッセージ内容」は、任意編集が可能です。今回はメールの件名と本文、Difyの返答内容を含むメッセージを作成しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、指定したチャットグループにメッセージが送信されるか確認をしましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでOutlookでお問い合わせメールを受信すると、Difyで回答内容を自動作成してTelegramに通知されます。

Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しTelegramに通知する

試してみる

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Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しTelegramに通知するフローです。

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OutlookやDify、Telegramを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやDify、TelegramのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Outlookを活用した自動化例

特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する

指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知するため、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになるはずです。

Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する

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■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
・Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
・フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方

■注意事項‍
・ Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知

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Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Outlookで完了メール通知します

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Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する

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Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。

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Outlookで受信したお問い合わせ内容を登録する

受信したお問い合わせの情報を自動登録することで、手動作業が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられるはずです。

Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する

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Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。

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Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する

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■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」ワークフローは、情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者‍
・kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方

■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・レコード追加時はデータベースを操作するメニュー内のレコード追加アクションを使用してください。詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9076230

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Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する

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Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録するフローです。

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Difyを活用した自動化例

メッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

Difyが受信したメッセージを自動的に分析して適切な返信を生成するので、手入力作業をなくせるかもしれません。

Slackでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

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Slackでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答するフローです。

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Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

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■概要
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応、一つひとつに時間を取られていませんか？特に定型的な質問への返信は、手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Teamsに投稿されたメッセージをきっかけに、DifyのAIチャットボットが内容を自動生成し返信するため、担当者の負担を軽減し、迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでの定型的な問い合わせ対応に、多くの時間を費やしている方
・DifyなどのAIを活用して、カスタマーサポートや社内ヘルプデスクを効率化したい方
・手作業での返信業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方

■注意事項
・Dify、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925

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Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成し通知する

迅速に回答案が作成された後にコミュニケーションツールに通知されることで、対応スピードの向上につながります。

Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しSlackに通知する

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Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しSlackに通知するフローです。

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Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知する

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Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Telegramを活用した自動化例

情報が追加・作成されたらTelegramに通知する

情報が登録されると自動的にTelegramへ通知され、別ツールを開かなくても登録情報を直ぐに把握できるようになると予想されます。

Confluenceでページが作成されたらTelegramに通知する

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Confluenceでページが作成されたらTelegramに通知するフローです。

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kintoneでレコードが登録されたらTelegramに通知する

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kintoneでレコードが登録されたらTelegramに通知するフローです。

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらTelegramに通知する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらTelegramに通知するフローです。

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音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する

AIによる文字起こし・要約により、ミーティングの内容を迅速かつ正確に共有でき、業務の連携がスムーズになるかもしれません。

フォームに回答された音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する

試してみる

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■概要
「フォームに回答された音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する」フローです。
音声で収集された情報を迅速にテキスト化し、チームに共有するプロセスを自動化します。音声データをAIとOCRで精確に文字起こし・要約し、その結果をTelegramを通じてスムーズに通知します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで音声データを収集し、効率的に共有したいビジネスチームの方
・音声情報を文字化する作業を自動化して、時間を節約したい担当者の方
・Telegramを活用してリアルタイムに情報をチームに通知したい方
・AIやOCR技術を取り入れて業務プロセスを改善したいIT担当者の方

■注意事項
・TelegramとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約しTelegramに通知する

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■概要
Zoom会議終了後に録画を文字起こし・要約し、Telegramに通知する業務ワークフローです。
会議内容の共有や復習が簡単になり、業務の効率化に貢献します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、会議内容を効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・会議後の情報共有を迅速に行いたいチームリーダー
・Telegramを活用して社内コミュニケーションを円滑に進めたい企業の方  ‍

■注意事項
・Telegram、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Meetでのミーティング終了後、音声データを文字起こし・要約しTelegramに通知する

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■概要
「Google Meetでのミーティング終了後、音声データを文字起こし・要約しTelegramに通知する」ワークフローです。
ミーティング内容の整理と共有を自動化する業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用し、ミーティングの記録を効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・ミーティング後の音声データの文字起こしや要約に時間を取られている方
・Telegramを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいリーダーやマネージャーの方
・ミーティング内容を迅速に共有し、情報の漏れや伝達ミスを防ぎたい方
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性を向上させたい企業の方

■注意事項
・Telegram、Google Meet、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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OutlookとDify、Telegramの連携メリットと具体例

メリット1: 回答スピードの改善

お問い合わせメールに迅速に対応することは、顧客満足度を高める上で欠かせません。
しかし、メール内容を確認し、適切な回答を作成するには時間がかかってしまいますよね...
そこでアプリ連携を導入すれば、Outlookで受信したメールに対し、Difyが回答案が自動生成されます。
さらに、その回答案がTelegramで通知されるため、スタッフは素早く内容を確認し、必要に応じて修正してから返信できるようになるでしょう。
手動作業を削減することで、回答スピードが向上するはずです。

メリット2: 人的ミスの削減

手動でメール対応を行う以上、返信内容の漏れ、認識のズレ、誤字脱字などの人的ミスが起こりやすくなるものです。
アプリを連携することで、Difyで適切な回答を自動作成するため、Outlookで受信した問い合わせに正確な情報で回答できるようになると予想されます。
回答案がTelegramで迅速に通知されることで正確な回答をすぐに顧客へ提供できるため、顧客の信頼性向上にも寄与するでしょう。

メリット3: 社内連携の強化

OutlookとDify、Telegramを連携することで、複数の担当者が問い合わせ対応の進捗を素早く把握できるようになるはずです。
案内の重複や漏れを防ぐことにもつながり、必要に応じて他の担当者がサポートに回ることが可能になると考えられます。
自動で行われる通知により、未対応の問い合わせを見逃すリスクも軽減され、チームの連携強化や効率的な業務運営の実現が期待できるでしょう。
チーム全体での顧客対応力が高まり、スタッフ間の連携強化にもつながると予想されます。

まとめ

Outlook、Dify、Telegramを連携させることで、問い合わせ対応の効率化とチーム連携の強化が期待できます。
自動化により人的ミスを減らし、迅速な顧客対応を実現することで、業務効率化と顧客満足度が向上するかもしれません。
特に、毎日多くの問い合わせに対応している企業にとって、非常に有用なツールとなるはずです！

Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で導入も簡単です。
この機会に、自動化による業務効率化をぜひ体験してください。