Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

顧客からのお問い合わせ対応は、迅速さと正確さが求められる重要な業務ですが、メールを確認し一件ずつ回答を作成してチームに共有する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信した際にDifyが自動で回答文案を生成し、その内容をMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。手作業による対応プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するお問い合わせへの一次対応を自動化したいと考えている方
• Difyを活用して、顧客対応の品質を維持しながら迅速化を図りたい担当者の方
• Microsoft Teamsでの情報共有を効率化し、チームの連携を強化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• お問い合わせ受信から回答案作成、チームへの共有までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• Difyが生成した回答案を基に対応することで、担当者による回答のばらつきを防ぎ、顧客対応業務の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Dify、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、起動のきっかけとなるメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、Gmailで受信したメール本文を基に回答案を生成するように指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Difyが生成した回答案を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Difyの「チャットメッセージを送信」アクションでは、お問い合わせ内容に対してどのような回答を作成するか、プロンプトを任意の内容で設定できます。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチャネルを指定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストや、Gmailの受信内容、Difyの生成結果といった動的な値を埋め込むことが可能です。

‍■注意事項

• Gmail、Dify、Microsoft TeamsをYoomを連携してください。
• Microsoft Teams、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。