Outlookで受信する多くの情報を手作業で整理し、ミスのないようにまとめるには時間も労力もかかるものです。このような課題を解決するのが、ノーコードツールYoomを活用したアプリ連携です。
Yoomを使えば、Outlookで受け取ったメールから必要な情報をAIが抽出し、Google スプレッドシートに自動的に追加するフローを簡単に構築できます。
これにより、転記ミスを防ぎながら作業効率を向上させ、チーム全体の情報共有もスムーズになります。この記事では、Yoomを使ったフローの設定方法とその具体的なメリットを詳しくご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単に「Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する」連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookとGoogle スプレッドシートの連携メリットと具体的な利用シーン
メリット1: メール確認や情報抽出にかかる手作業の削減
Outlookで受信したメールから必要な情報をAIが抽出し、自動的にGoogle スプレッドシートに追加することで、これまで手動で行っていた情報確認や転記作業を効率化できます。
このアプリ連携により、担当者の手作業の負担を軽減し、作業時間の短縮が期待されます。
たとえば、営業担当者が日々受け取る見積依頼メールの内容をAIで抽出し、Google スプレッドシートで管理する場合、メールごとに個別対応する手間を大幅に減らせます。これにより、対応漏れや情報の重複入力を防ぎ、業務精度の向上に貢献します。
メリット2: 必要な情報の共有によるチーム業務の効率化
Outlookで受信した情報をGoogle スプレッドシートに統合することで、チーム内での情報共有がよりスムーズになります。各メンバーが必要な情報をすばやくに確認できる環境を整えることで、コミュニケーションの効率化が図れます。
たとえば、カスタマーサポートチームが問い合わせメールの内容をGoogle スプレッドシートに記録するフローを導入すると、担当者間で案件状況を把握しやすくなります。これにより、二重対応や進捗確認の手間を減らし、チーム全体の業務を円滑に進めることが可能です。
メリット3: 抽出内容のカスタマイズによる柔軟な業務対応
受信メールから抽出する情報を目的に応じて設定できるため、さまざまな業務に対応可能です。フォーマットに基づいた問い合わせや申請情報の収集、定型的な報告の自動記録など、活用シーンを広げることができます。
たとえば、製品の在庫管理において、仕入先からの納品予定メールから納品日や数量を自動でGoogle スプレッドシートに記録する仕組みを構築すれば、手動でのデータ入力を省略できます。このように柔軟にカスタマイズできる点が、多様な業務での導入を後押しします。
OutlookとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- YoomとOutlook、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定
- トリガーをON
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：OutlookとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
Outlookのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)
これで設定の準備は完了しました。次からフローの詳しい設定に進むので、下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Outlookでアプリトリガーを設定
最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
指定したキーワードを含んだ件名のメールを受信したら、フローが動くように設定します。
1ページ目は、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。
わかりやすいタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するための件名に含まれるキーワードを指定します。
すべて入力したら、指定したキーワードを含んだメールを仮で送信してから「テスト」をクリックしてください。
成功するとメールの内容がアウトプットに反映されます。
指定した件名のキーワードを含めて、メールの情報がアウトプットで取得できました。
ここまで確認出来たら「保存する」でトリガー設定は完了です。
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
続いて「テキストからデータを抽出する」です。
先ほど取得したテキストを活用しましょう。
まずは、アクションの設定をしましょう。
変換タイプは文字数が3,500文字から30,000文字まで選択できます。
消費するタスク数が変わってくるので、メールの内容に合わせて設定して次に進んでください。
最初の設定で取得したメール本文から、抽出したい項目を指定します。
指定をしたら「Test」をクリックしてデータを抽出しましょう。
指定した項目に沿って、アウトプットが取得できました。
問題がなければ「保存する」をクリックして、データ抽出の設定は完了です。
ステップ5：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定
最後の設定は「レコードを追加する」です。
メールから取得した情報を、指定したシート上に反映させましょう。
今回作成したシートは以下のものです。
まずは、Outlookと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行ってください。
次に連携するデータベース情報の入力を行います。
入力ができたら「次へ」をクリックして接続の確認をしましょう。
次に、指定したシートに反映させる情報を入力します。
取得したアウトプットを活用して入力ができたら「テスト」をクリックします。
指定した欄に、アウトプットの情報が反映されていればテスト成功です。
確認出来たら「Save」をクリックしてすべてのせってが完了しました。
最後にトリガーをONにしましょう。
これでOutlookで受信した情報をAIで抽出して、Google スプレッドシートに自動で反映するようになりました。
設定したフローは以下のものです。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
さらに自動化するには
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
Google スプレッドシートに情報が追加されたら通知を受け取ったり、取得したメールアドレス宛に自動でお礼メールを送信することができます。
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
情報の追加完了通知を受け取る
Chatworkだけでなく、SlackやLINE WORKSなどで通知を受け取ることもできます。
新規顧客情報を収集している場合は素早いアプローチにつながり、商品管理情報を収集している場合はスムーズな在庫管理につながります。
また、部署をまたいで通知を受け取ることでコミュニケーションも円滑に進むことが期待できますね。
お礼のメールを自動送信
受け取った情報の中にメールアドレスが含まれることも多いでしょう。
そんな場合は、定型文で自動メールを送信するような設定も可能です。
メールで受信した内容のアウトプットを活用すれば定型文の作成も簡単です。
こちらのフローなどを参考に設定してみてください。
新規顧客に対し、ライバル企業より一歩はやくアプローチできるのは自動化のメリットです。
OutlookとGoogle スプレッドシートのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもOutlookとGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Outlookを使った便利な自動化例
Yoomのフローボットを活用しメール送付やタスク作成を自動で行うことで、手動作業の削減や作業時間の短縮が期待できるでしょう。
さらに、AI機能やOCR（データ読み取り機能）を組み込むことで、さらなる効率化につながるはずです。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
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Salesforceのリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Jotformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
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■概要
「Jotformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」ワークフローは、フォーム入力からタスク管理までのプロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Jotformで収集した情報を活用して、Outlookに自動的にタスクを作成することで、手動でのデータ入力やタスク管理にかかる時間と労力を削減できます。
このワークフローを導入することで、効率的かつ正確なタスク管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformでのデータ収集をOutlookでのタスク管理に活用したいビジネスパーソン
・手動でのタスク作成に時間を取られているプロジェクトマネージャー
・複数のSaaSアプリ間のデータ連携を効率化したいIT担当者
・業務フローの自動化を検討中のチームリーダー
・正確なタスク管理を実現したい営業担当者
■注意事項
・Jotform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
■概要
・Microsoft Teamsのチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使って別の箇所にメールを送ります。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する
試してみる
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知するフローです。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Google Chatに通知する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Google Chatに抽出した内容を通知するフローです。
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信する
試してみる
■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。
面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
・手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
・定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
情報の更新を検知して別ツール上のデータを自動で追加・更新したり、AI生成ツールを追加で連携して情報を要約することも可能です。
データの自動反映によって、情報管理の正確性向上も見込めそうです。
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？
このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方
・手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で使用する方
・会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積している方
・Google スプレッドシートをチーム間で共有して業務を進めている方
2.業務でGeminiを活用している方
・Geminiを利用して文章の要約をすることが多い方
・会議内容の要約作業に時間がかかっている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加するフローです。
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告（Facebook）の成果をGoogleスプレッドシートのデータと連携させて分析したい方
・Google スプレッドシートでリード情報を可視化してチームで共有したい方
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してGoogle スプレッドシートのデータベースで迅速に対応したい方
・Google スプレッドシート上でリードの進捗状況を一元管理したい方
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Meta広告（Facebook）の「リード情報が作成されたら」というトリガーで指定の設問の回答内容を漏れなく取得する方法は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10329385
Sansanで名刺情報が更新されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Sansanで名刺情報が更新されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートに連携する
試してみる
マネーフォワードクラウド経費で経費が申請されたらGoogleスプレッドシートに申請内容を連携するフローボットです。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に記載するフローボットです。
まとめ
OutlookとGoogle スプレッドシートの連携は、メール管理や情報共有を効率化するための強力なツールです。Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、メールの内容をAIで抽出し、Google スプレッドシートに自動で反映するフローを簡単に構築できます。
また、フローをアレンジすることで通知を受け取ったり、自動でメールを送信したりできるので業務効率化がさらに進むことも期待できます。
日々の業務をもっとスマートにしたい方は、ぜひYoomに登録してみてください。新しい効率化の一歩がここから始まります！
よくあるご質問
Q：AIがうまく抽出できない場合の対処法は？
A：テキストの抽出がうまくいかない場合は、抽出したい項目がさらに具体的になるように調整しましょう。
詳しい設定については、こちらをご確認ください。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
Q：この連携フローの具体的な料金を知りたいです。
A：OutlookとGoogle スプレッドシートはどちらもフリープランで利用できるアプリで、月5個までのフローボットで100タスクまで利用可能です！Yoomでは2週間の無料トライアルも提供しており、期間中は制限のあるアプリや機能を使用できます。ぜひこの機会に、どの機能がご自身の業務に役立つかを確認し、お試しください！
「Yoomプラン」と「タスク実行数」のカウント方法について
Q：フローが途中で失敗した場合どうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
・Yoomヘルプセンター
・Yoomお問い合わせ窓口
