OutlookとGoogle スプレッドシートを連携して、Outlookでのメール情報をAIデータ抽出でGoogle スプレッドシートに記録する方法

ステップ1：OutlookとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

Outlookのマイアプリ連携

Microsoftのアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
‍連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)

Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでのログインが必要です。

「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックしてください。
その後、Googleアカウントの選択をして「Yoomにログイン」の画面に進んだら「次へ」をクリックしましょう。

次に進むと、YoomがGoogleアカウントへのアクセスを求める画面が出てくるので「続行」をクリックしてください。

「続行」をクリックすると、自動的にYoomのマイアプリ一覧ページに戻り連携が完了します。

マイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで設定の準備は完了しました。次からフローの詳しい設定に進むので、下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：Outlookでアプリトリガーを設定

最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
指定したキーワードを含んだ件名のメールを受信したら、フローが動くように設定します。

1ページ目は、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。

わかりやすいタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するための件名に含まれるキーワードを指定します。

すべて入力したら、指定したキーワードを含んだメールを仮で送信してから「テスト」をクリックしてください。
成功するとメールの内容がアウトプットに反映されます。

指定した件名のキーワードを含めて、メールの情報がアウトプットで取得できました。
ここまで確認出来たら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：テキストからデータを抽出する設定

続いて「テキストからデータを抽出する」です。
先ほど取得したテキストを活用しましょう。

このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになる場合がありますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

まずは、アクションの設定をしましょう。

変換タイプは文字数が3,500文字から30,000文字まで選択できます。
消費するタスク数が変わってくるので、メールの内容に合わせて設定して次に進んでください。

最初の設定で取得したメール本文から、抽出したい項目を指定します。
指定をしたら「Test」をクリックしてデータを抽出しましょう。

指定した項目に沿って、アウトプットが取得できました。
問題がなければ「保存する」をクリックして、データ抽出の設定は完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定

最後の設定は「レコードを追加する」です。
メールから取得した情報を、指定したシート上に反映させましょう。
今回作成したシートは以下のものです。

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まずは、Outlookと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行ってください。
次に連携するデータベース情報の入力を行います。

入力ができたら「Next」をクリックして接続の確認をしましょう。
次に、指定したシートに反映させる情報を入力します。

取得したアウトプットを活用して入力ができたら「Test」をクリックします。

指定した欄に、アウトプットの情報が反映されていればテスト成功です。
確認出来たら「Save」をクリックしてすべてのせってが完了しました。

最後にトリガーをONにしましょう。

これでOutlookで受信した情報をAIで抽出して、Google スプレッドシートに自動で反映するようになりました。
設定したフローは以下のものです。

OutlookとGoogle スプレッドシートの連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1: メール確認や情報抽出にかかる手作業の削減

Outlookで受信したメールから必要な情報をAIが抽出し、自動的にGoogle スプレッドシートに追加することで、これまで手動で行っていた情報確認や転記作業を効率化できます。
<span class="mark-yellow">このアプリ連携により、担当者の手作業の負担を軽減し、作業時間の短縮が期待されます。</span>

 たとえば、営業担当者が日々受け取る見積依頼メールの内容をAIで抽出し、Google スプレッドシートで管理する場合、メールごとに個別対応する手間を大幅に減らせます。これにより、対応漏れや情報の重複入力を防ぎ、業務精度の向上に貢献します。

メリット2: 必要な情報の共有によるチーム業務の効率化

Outlookで受信した情報をGoogle スプレッドシートに統合することで、チーム内での情報共有がよりスムーズになります。<span class="mark-yellow">各メンバーが必要な情報をすばやくに確認できる環境を整えることで、コミュニケーションの効率化が図れます。 </span>

たとえば、カスタマーサポートチームが問い合わせメールの内容をGoogle スプレッドシートに記録するフローを導入すると、担当者間で案件状況を把握しやすくなります。これにより、二重対応や進捗確認の手間を減らし、チーム全体の業務を円滑に進めることが可能です。

メリット3: 抽出内容のカスタマイズによる柔軟な業務対応

受信メールから抽出する情報を目的に応じて設定できるため、さまざまな業務に対応可能です。<span class="mark-yellow">フォーマットに基づいた問い合わせや申請情報の収集、定型的な報告の自動記録など、活用シーンを広げることができます。 </span>

たとえば、製品の在庫管理において、仕入先からの納品予定メールから納品日や数量を自動でGoogle スプレッドシートに記録する仕組みを構築すれば、手動でのデータ入力を省略できます。このように柔軟にカスタマイズできる点が、多様な業務での導入を後押しします。

さらに自動化するには

Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
Google スプレッドシートに情報が追加されたら通知を受け取ったり、取得したメールアドレス宛に自動でお礼メールを送信することができます。

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

情報の追加完了通知を受け取る

Chatworkだけでなく、SlackやLINE WORKSなどで通知を受け取ることもできます。

新規顧客情報を収集している場合は素早いアプローチにつながり、商品管理情報を収集している場合はスムーズな在庫管理につながります。
また、部署をまたいで通知を受け取ることでコミュニケーションも円滑に進むことが期待できますね。

お礼のメールを自動送信

受け取った情報の中にメールアドレスが含まれることも多いでしょう。
そんな場合は、定型文で自動メールを送信するような設定も可能です。

メールで受信した内容のアウトプットを活用すれば定型文の作成も簡単です。
こちらのフローなどを参考に設定してみてください。

新規顧客に対し、ライバル企業より一歩はやくアプローチできるのは自動化のメリットです。

OutlookとGoogle スプレッドシートを使用したその他の自動化例

Outlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する

Outlookで受け取ったアンケート結果を自動でGoogleスプレッドシートに格納することで、手動入力の作業を大幅に削減できます。このフローにより、アンケート結果を素早くチームで共有し、分析に活用できる環境が整います。

作業効率が向上し、正確なデータ管理が期待できます。

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Notionデータベースの情報で請求書を作成しOutlookでメールを送信する

Notionに登録されたデータを基に自動で請求書を作成し、Outlookから取引先へ送信するフローです。これにより、請求業務のスピード向上につながり、手動ミスのリスクも軽減が期待できます。

データの一元化による業務効率化が見込まれるでしょう。

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Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する

Googleスプレッドシートにリードが登録された際、自動でZoom会議を作成し、Outlookから会議情報を送信するフローです。これにより、商談の準備が効率化され、迅速なフォローアップが期待できます。

チームの連携強化にも貢献するでしょう。

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まとめ

OutlookとGoogle スプレッドシートの連携は、メール管理や情報共有を効率化するための強力なツールです。Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、メールの内容をAIで抽出し、Google スプレッドシートに自動で反映するフローを簡単に構築できます。

また、フローをアレンジすることで通知を受け取ったり、自動でメールを送信したりできるので業務効率化がさらに進むことも期待できます。

日々の業務をもっとスマートにしたい方は、ぜひYoomに登録してみてください。新しい効率化の一歩がここから始まります！

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