Jotformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する

■概要

オンラインフォームのJotformで収集した情報を、手作業でOutlookにタスクとして登録していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されたタイミングで、Outlookへ自動でタスクが作成されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで得た回答をもとに、Outlookでタスク管理を行っている方
• フォーム回答後のタスク作成における抜け漏れや、対応の遅れをなくしたい方
• 手作業による情報登録を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム送信をきっかけに、Outlookのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、取得した情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定で、連携の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• Outlookのタスク作成オペレーションでは、タスクの件名やタスクの詳細などに、固定のテキストだけでなく、Jotformから取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Jotform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。