Outlook・kintone・LINE WORKSを連携して、Outlookが契約書を受信したらデータ抽出してkintoneに登録しLINE WORKSに通知する方法

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
件名に含まれるキーワードを指定して、フローが起動するように設定しましょう。

1ページ目には、マイアプリ連携したOutlookのアカウント情報が反映されています。

必要であればタイトルをわかりやすいものに修正し、アカウント情報を確認したら次に進んでください。

次に、トリガーの起動間隔を設定しましょう。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで設定できます。
指定した時間ごとに、キーワードを懸命に含むメールが届いているかを確認してくれます。

なお、トリガーの起動間隔はYoomのプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

設定ができたら、指定したキーワードを件名に含めたうえでファイルを添付してメールを送信してから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功するとメールの内容を含んだアウトプットが取得できます。
件名に指定したキーワードが含まれていることがわかりますね。ここまで確認出来たら「保存する」でトリガーの設定は完了です。

ステップ3：添付ファイルの情報を取得する設定

続いての設定は「メールの添付ファイルをダウンロード」です。
先ほど受信したメールの添付ファイルの情報を取得してみましょう。

1ページ目は、先ほどと同様にタイトルの修正とアカウント情報を確認して次に進んでください。
次に、添付ファイルの情報取得のための詳細設定を行います。

すでにアウトプットが反映されているはずなので、このままテストをしましょう！
メールIDの情報から添付ファイルの情報を取得します。

テストが成功すると、上記のようにファイル名を含んだアウトプットが取得できます。

問題がなければ「保存する」でここまでの設定は完了です。

ステップ4：添付ファイルをダウンロードする設定

続いては「メールの添付ファイルをダウンロード」です。
先ほど取得した添付ファイルをダウンロードしましょう。

最初のページは今まで同様に、タイトルの修正とアカウント情報の確認をします。
次にダウンロードのための設定を確認しましょう。

すでにアウトプットが反映されているので、このままテストを行ってください。

テストが成功するとファイルがダウンロードされ、アウトプットが取得できます。

ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、設定完了です。

ステップ5：文字を読み取る設定

続いては、AIを使ってファイルから文字を読み取りましょう。

このAIオペレーション()は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。

有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

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今回はメールに契約書が添付されている想定なので上記のような設定ですが、名刺や履歴書などを読み取る設定に変更することも可能です。

次に進んで、読み取る情報の詳細設定を行います。

ファイルの添付方法は「取得したファイル」を選択し、ここまでの設定でダウンロードして取得したファイルのデータを使う用に設定します。
「追加で抽出したい項目」は、デフォルト以外に必要な情報があれば手入力してください。

入力ができたらテストをしましょう。成功すると、契約書の情報がアウトプットで取得できます。

秘密保持契約の情報が取得できました。「保存する」をクリックして、文字読み取りの設定は完了です。

ステップ6：kintoneに情報を追加する設定

続いて「レコードを追加する」の設定です。
これまでに取得した情報を、kintoneのアプリ内の格納しましょう。

1ページ目は、タイトルの修正とアカウント情報の確認を行い、kintone内のアプリと連携するためにIDを入力してください。

「次へ」をクリックすると、アプリ内の情報を取得して詳細設定のページに移動します。

情報を反映させるkintoneのアプリは下記のように設定しています。

各項目に、情報が反映できるように設定していきましょう。

取得したアウトプットと、kintoneの項目が合致するように設定していきます。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックして、正しく情報が反映されるかを確認します。

テストが成功し、上記のように情報が反映されました。「保存する」をクリックしてkintoneの設定は完了です。

ステップ7：LINE WORKSにメッセージを送信する設定

いよいよ最後の設定です！LINE WORKSに通知するための設定を行いましょう。
1ページ目は、これまで同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行ってください。

次に、通知させる内容の詳細設定を行います。

ボットIDとトークルームIDはLINE WORKSから取得できます。
メッセージ内容は、画像のようにアウトプットを活用しながら入力してみましょう。

アウトプットの部分には、今回テストで設定した情報が反映されて通知されます。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、通知が届きました。アウトプットの部分が返還されていることがわかると思います。
設定どおりに通知が受け取れたら「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これでフローが動き出し、契約書の管理が効率化されました！
設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

設定をしてみたら「もっとこうしてみたいな…」と思いませんでしたか？Yoomには他にも設定できることがたくさんあります。

<span class="mark-yellow">たとえば、LINE WORKSの機能を最大限活用してカレンダーに契約期間を自動登録したり、分岐を活用して通知を効率化することも可能です。</span>
下記を参考に、さらにあなたの業務を効率化させる方法を考えてみてください

LINE WORKSをさらに活用

LINE WORKSでは、カレンダーやタスクの管理も同時にできます。
通知を受け取った後に契約期間をカレンダーに反映させて、チーム全体で情報共有することができます。

さらに、期限が近づいた際にはLINE WORKSの通知機能を利用して、自動的にリマインドを送ることも可能です。これにより、契約処理の対応漏れを防いで、スムーズな進行をサポートしてくれるでしょう。

分岐を活用して最適なチームに素早く通知

契約書といっても、いろいろな種類がありますね。そんなときには、フローを何個も設定するのではなく分岐を活用してみてください。

分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。

すべての契約書に関する通知を同じトークルームで受け取るより、伝達が素早くなりその後の対応のスピードが上がりそうですね。

Outlook、kintone、LINE WORKSを活用したその他の自動化例

Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する

名刺情報を手入力する手間を削減したい方に最適なフローです。Outlookで受信した名刺画像をOCRで解析し、kintoneに自動でデータ登録することで、情報の管理を効率化できます。

手入力によるミスを防ぎながら、スピーディーに顧客データを蓄積できるため、営業活動の精度向上が期待できます。

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Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しLINE WORKSに通知する

問い合わせ対応のスピードを向上させたい方に適したフローです。Outlookで受信したお問い合わせ内容を自動で抽出し、Difyを活用して適切な回答を作成した上で、LINE WORKSに通知します。

これにより、回答作成の時間を短縮しつつ、統一された返信を作成することができるようになるでしょう。カスタマーサポートの負担軽減と対応の効率化が見込まれます。

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Outlookメールに届いた内容をAIで抽出し、LINE WORKSに自動で通知する

業務の進行に関わる重要なメールを見逃したくない方におすすめのフローです。Outlookで受信したメールの内容をAIが解析し、必要な情報を抽出してLINE WORKSに通知します。

関係者に迅速に共有できるため、対応の遅れを防ぎ、業務の円滑化が図れるでしょう。また、通知を受け取ることで情報の見落としにつながり、業務の生産性向上が見込まれます。

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OutlookとOCR機能の連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1. 契約書情報の手入力を削減し、業務負担を軽減

Outlookで受信した契約書をOCRで解析し、kintoneに自動登録することで、契約書情報の手入力作業を削減できます。<span class="mark-yellow">従来のように契約内容を一つずつ転記する必要がなくなり、担当者の業務負担を軽減できます。</span>
また、入力作業が減ることで、より重要な業務に時間を確保しやすくなる可能性があります。

たとえば、1日に複数の契約書を処理する必要がある場合、手作業でのデータ入力では処理に時間がかかり、他の業務が後回しになってしまうことがありませんか？このフローを活用すれば、契約書の内容が自動的にkintoneに登録され、情報整理の手間が削減されるので、担当者が確認作業に集中しやすくなるでしょう。

メリット2. Google Chatとの連携で契約情報の共有をスムーズに

<span class="mark-yellow">契約書の情報をkintoneに登録し、自動でGoogle Chatに通知することで、関係者が契約の進捗を迅速に把握できます。</span>Google Chatの特性を活かし、契約担当者や経理担当者がすばやく情報を確認し、必要に応じて対応を進めることが可能になります。

たとえば、営業チームが新しい契約を結んだ際、その契約書がkintoneに登録されたことをGoogle Chatで通知することで、経理担当者が請求処理の準備を進めることができます。これにより、これまで情報の共有にかかっていた時間を削減し、契約業務の流れをスムーズにすることが期待できます。

メリット3. 契約書の処理漏れを防ぎ、管理の正確性を向上

OCRを活用して契約書の情報を自動取得し、kintoneに登録した上でGoogle Chatに通知することで、契約書の処理状況を可視化できます。これにより、<span class="mark-yellow">処理漏れを防ぎやすくなり、管理の正確性を向上させることが期待できます。</span>

たとえば、契約書の登録が完了した際にGoogle Chatで通知が送られ、その通知に対応状況を記録できる仕組みを整えれば、未処理の契約書がすぐに把握できます。営業担当者や法務部門が必要な対応を迅速に進められるため、契約業務の進行をスムーズにすることが見込まれます。

まとめ

Yoomを使えば、Outlookのメールに添付された契約書を自動取得し、OCRでデータ化、その情報をkintoneに登録し、Google Chatで関係者に通知するまでを自動化できます。手作業が減ることで、ミスを防ぎ、業務の効率化が期待できます。

テンプレートを使えば、すぐに自動化をスタートできます。業務の手間を減らして、もっとスムーズに契約管理を進めませんか？
まずはYoomに無料登録して、あなたの業務をもっと快適にしてみましょう！