Salesforce・Googleカレンダー・Gmailを連携して、Salesforceから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する方法

・SalesforceとGoogleカレンダーとGmailをマイアプリ連携

(1)まずはSalesforceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSalesforceを検索してください。

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(2)Salesforceのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力し［ログイン］をクリックしましょう。
これでSalesforceの接続は完了です。

※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(4)次に、Googleカレンダーを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGoogleカレンダーのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
これで、2つ目のGoogleカレンダーの接続が完了しました。

(6)Googleカレンダーのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(7)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

認証が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・Chrome拡張機能トリガーの確認

(1)まず、トリガーとなるChrome拡張機能の確認を行います。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Salesforceから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「レコードの詳細ページから起動」をクリックします。

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(3)次の画面で、上記画像の赤い部分「Chrome拡張機能をこちらからインストール」と記載がされています。
Chrome拡張機能トリガーを使用するために、こちらのページを確認しておきましょう。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらからインストールしてください。

(4)Chrome拡張機能の設定が完了後、Salesforceと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(5)次の画面で「マイドメインURL」や「起動ページのURLサンプル」を注釈に沿って入力していきます。

(6)「起動ページのURLサンプル」部分は、該当ページのURLを入力し、［テスト］を押してください。
実際に実行する際には、Google Chromeで該当ページを開き、拡張機能からフローボットを起動します。

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(7)実施後、問題がなければ［保存する］をクリックしてください。
なお、このステップでSalesforceに事前に格納されている情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・Googleカレンダーの設定

(1)次に、2つ目のアクション「予定を作成」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で必要項目に情報を入力していきます。
「カレンダーID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開され、その情報を引用できます。

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(4)項目によって、入力バーをクリックすると、以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、「予定のタイトル」と「予定の開始日」に、前ステップから取得した【会社名】と【予定日】の情報を引用しています。）

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(5)「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」の項目はプルダウンから設定できます。

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(6)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・Gmailの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。

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(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。
以下の画像のようにアウトプットも活用してください。

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今回は、メール内に『Google MeetのURL』を付与したいため、2つ目のステップから取得したアウトプットをメッセージ内に追加します。

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(3)任意で「添付ファイル」にもアウトプットを使用・設定できます。
また、添付ファイルを追加することもできますので、希望の内容を設定しましょう。

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(4)入力後、［次へ］をクリックすると、次の画面で設定した内容の一覧が確認できます。
作成したメールの内容に問題がなければ、［テスト］をクリックし、その後、［保存する］をクリックします。
これで設定が完了しました。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録

Salesforceに商談が登録されたら、担当者のGoogleカレンダーに自動的に予定を登録するフローです。
アプリを横断して入力する作業を省略することができます。

Salesforceで行動情報（活動）が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録

Salesforceへの行動予定の登録を行うと、Googleカレンダーへ予定が自動的に登録されるため、登録の2度手間を省くことができます。
発行したMeetのURLや会議情報をSlackやメールなどで共有することも可能です。‍

kintoneから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する

会議のスケジュール設定とURLの送信が自動化されるため、手作業での入力や確認作業が不要になるでしょう。
作業の自動化によりヒューマンエラーのリスクが減少し、正確な会議情報を送信できます。

まとめ

今回紹介したSalesforceとGoogleカレンダー、Gmailの連携により、営業活動の効率化と精度向上が期待できます。
また、手作業の負担を軽減し、ミスを減らすことで、顧客に対して信頼性の高い情報を提供できるようになるかもしれません。
チーム全体のスケジュール管理も容易になり、業務のスピードアップが図れます。
これらの自動化を活用し、より効果的な営業活動を実現しましょう。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。