Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
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■概要
新商品の資料をMicrosoft SharePointに格納した後、BASEへ手作業で商品情報を登録する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新商品資料が追加されると、OCR機能で情報を自動抽出し、BASEへ商品情報を登録するため、これらの課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとBASE間で、商品情報の登録を手作業で行っている方
- OCR技術を活用して、資料からの情報抽出とECサイトへの登録を自動化したい方
- 商品登録の時間を削減し、より戦略的な業務にリソースを集中させたいEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、BASEへの商品情報の登録が自動化され、手作業にかかる時間を短縮します。
- OCRによる情報抽出と自動登録により、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとMicrosoft SharePoint、BASEを連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。これにより、特定のフォルダに新しい商品資料が追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、新規作成時にのみ後続の処理を行うようにします。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した商品資料をYoom内に取り込みます。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから商品情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報の登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にBASEへ新しい商品を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、新商品の資料が格納されるフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、商品資料の中から読み取りたい情報（商品名、型番、価格、商品説明文など）の抽出箇所を、実際のファイルに合わせて任意で設定できます。
- BASEへの商品情報登録アクションでは、OCR機能で取得したテキストデータや固定値を、商品名、価格、在庫数、商品説明といったBASEの各項目へ自由に割り当てて設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
「Microsoft SharePointにアップロードした新商品の資料情報を、BASEに一つひとつ手作業で入力している…」
「単純なデータ入力作業に時間がかかり、入力ミスが起きないか常に不安を感じる…」
このように、Microsoft SharePointとネットショップ作成サービスBASE間での手作業によるデータ連携に、課題を感じていませんか？
もし、SharePointに新商品の資料を格納するだけで、その内容を自動で読み取りBASEに商品登録される仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、新商品のプロモーション戦略や顧客対応といった、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化ツールに触れたことがない方でも安心です。ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointとBASEを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
試してみる
■概要
新商品の資料をMicrosoft SharePointに格納した後、BASEへ手作業で商品情報を登録する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新商品資料が追加されると、OCR機能で情報を自動抽出し、BASEへ商品情報を登録するため、これらの課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとBASE間で、商品情報の登録を手作業で行っている方
- OCR技術を活用して、資料からの情報抽出とECサイトへの登録を自動化したい方
- 商品登録の時間を削減し、より戦略的な業務にリソースを集中させたいEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、BASEへの商品情報の登録が自動化され、手作業にかかる時間を短縮します。
- OCRによる情報抽出と自動登録により、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとMicrosoft SharePoint、BASEを連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。これにより、特定のフォルダに新しい商品資料が追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、新規作成時にのみ後続の処理を行うようにします。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した商品資料をYoom内に取り込みます。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから商品情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報の登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にBASEへ新しい商品を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、新商品の資料が格納されるフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、商品資料の中から読み取りたい情報（商品名、型番、価格、商品説明文など）の抽出箇所を、実際のファイルに合わせて任意で設定できます。
- BASEへの商品情報登録アクションでは、OCR機能で取得したテキストデータや固定値を、商品名、価格、在庫数、商品説明といったBASEの各項目へ自由に割り当てて設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointとBASEを連携してできること
Microsoft SharePointとBASEのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両者間のデータ入力を自動化し、業務の効率を大幅に向上させることが可能になります。例えば、SharePointに保管された商品情報をBASEに自動で登録するなど、様々な業務を自動化できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
SharePointの指定フォルダに新商品の仕様書や説明資料といったファイルが追加されると、その内容をOCR（光学的文字認識）機能で自動的に読み取り、BASEに新しい商品として登録します。
これにより、手作業による商品登録の手間と時間を大幅に削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
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■概要
新商品の資料をMicrosoft SharePointに格納した後、BASEへ手作業で商品情報を登録する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新商品資料が追加されると、OCR機能で情報を自動抽出し、BASEへ商品情報を登録するため、これらの課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとBASE間で、商品情報の登録を手作業で行っている方
- OCR技術を活用して、資料からの情報抽出とECサイトへの登録を自動化したい方
- 商品登録の時間を削減し、より戦略的な業務にリソースを集中させたいEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、BASEへの商品情報の登録が自動化され、手作業にかかる時間を短縮します。
- OCRによる情報抽出と自動登録により、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとMicrosoft SharePoint、BASEを連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。これにより、特定のフォルダに新しい商品資料が追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、新規作成時にのみ後続の処理を行うようにします。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した商品資料をYoom内に取り込みます。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから商品情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報の登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にBASEへ新しい商品を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、新商品の資料が格納されるフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、商品資料の中から読み取りたい情報（商品名、型番、価格、商品説明文など）の抽出箇所を、実際のファイルに合わせて任意で設定できます。
- BASEへの商品情報登録アクションでは、OCR機能で取得したテキストデータや固定値を、商品名、価格、在庫数、商品説明といったBASEの各項目へ自由に割り当てて設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointで特定条件に合う新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
上記で紹介したフローに条件分岐を加えることで、さらに特定の状況に合わせた自動化が可能です。例えば、「最終版」や「登録用」といった特定のキーワードがファイル名に含まれる資料がSharePointに格納された場合にのみ、フローを起動させられます。
これにより、下書き段階の資料を誤って登録してしまうといったミスを防ぎ、より正確な業務フローを構築することが可能です。
Microsoft SharePointで特定条件に合う新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
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■概要
新商品の資料をMicrosoft SharePointに格納した後、その情報を手作業でBASEの商品ページに登録する作業は、手間と時間がかかるのではないでしょうか？
特にOCR処理を挟む場合、工程が増え、入力ミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointで特定条件に合う新商品資料が格納されると、自動でOCR処理を行い、BASEへ商品情報を登録するため、これらの課題を解消し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとBASEを利用し、商品情報登録を手作業で行っているEC担当者の方
- 新商品資料のOCR処理とECサイトへの情報登録を迅速に行いたいと考えている方
- 手作業によるデータ入力ミスを減らし、商品登録の正確性を高めたいマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへの資料格納からBASEへの商品登録までの一連の作業を自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- OCRによるテキスト抽出と自動登録により、手入力に伴う転記ミスや登録漏れを防ぎ、商品情報の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとBASEをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの最終更新日時や特定のキーワードの有無など、処理を実行するための条件を設定します。
- 条件に合致した場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから商品情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報の登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元に商品情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトID、フォルダIDを実際の環境に合わせて候補から選択してください。
- 分岐機能の条件設定では、例えばファイルの最終更新日時が特定の日時以降であるか、ファイル名に「新商品」といった特定のキーワードが含まれるかなど、業務要件に応じて分岐条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをダウンロードするアクション設定では、対象となるサイトID、ドライブIDを実際のファイルが格納されている場所に合わせて候補から選択してください。
- OCR機能の設定では、文字数に応じたアクション、抽出したい項目（商品名、型番、説明文など）、使用するAIモデルの種類、読み取る言語などを、扱う資料の内容に合わせて任意で設定してください。
- BASEで商品情報を登録するアクション設定では、商品名、商品説明、価格、在庫数などの各項目に、OCRで抽出したどの情報を割り当てるか、または固定値を入力するかなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointとBASEの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にMicrosoft SharePointとBASEを連携したフローを作成してみましょう。
今回は業務自動化ツール「Yoom」を使用して、プログラミング不要で連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Microsoft SharePointとBASEをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Microsoft SharePointのトリガー設定およびBASEのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
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■概要
新商品の資料をMicrosoft SharePointに格納した後、BASEへ手作業で商品情報を登録する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新商品資料が追加されると、OCR機能で情報を自動抽出し、BASEへ商品情報を登録するため、これらの課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとBASE間で、商品情報の登録を手作業で行っている方
- OCR技術を活用して、資料からの情報抽出とECサイトへの登録を自動化したい方
- 商品登録の時間を削減し、より戦略的な業務にリソースを集中させたいEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、BASEへの商品情報の登録が自動化され、手作業にかかる時間を短縮します。
- OCRによる情報抽出と自動登録により、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとMicrosoft SharePoint、BASEを連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。これにより、特定のフォルダに新しい商品資料が追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、新規作成時にのみ後続の処理を行うようにします。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した商品資料をYoom内に取り込みます。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから商品情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報の登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にBASEへ新しい商品を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、新商品の資料が格納されるフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、商品資料の中から読み取りたい情報（商品名、型番、価格、商品説明文など）の抽出箇所を、実際のファイルに合わせて任意で設定できます。
- BASEへの商品情報登録アクションでは、OCR機能で取得したテキストデータや固定値を、商品名、価格、在庫数、商品説明といったBASEの各項目へ自由に割り当てて設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Microsoft SharePointとBASEをマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．Microsoft SharePointのマイアプリ登録
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にMicrosoft SharePointを入力し表示される候補をクリックします。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
2．BASEのマイアプリ登録
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索欄にBASEと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されますので、BASEのアカウントでログインを行いましょう。
マイアプリにBASEが表示されればマイアプリ登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
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■概要
新商品の資料をMicrosoft SharePointに格納した後、BASEへ手作業で商品情報を登録する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新商品資料が追加されると、OCR機能で情報を自動抽出し、BASEへ商品情報を登録するため、これらの課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとBASE間で、商品情報の登録を手作業で行っている方
- OCR技術を活用して、資料からの情報抽出とECサイトへの登録を自動化したい方
- 商品登録の時間を削減し、より戦略的な業務にリソースを集中させたいEC担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、BASEへの商品情報の登録が自動化され、手作業にかかる時間を短縮します。
- OCRによる情報抽出と自動登録により、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとMicrosoft SharePoint、BASEを連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。これにより、特定のフォルダに新しい商品資料が追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、新規作成時にのみ後続の処理を行うようにします。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した商品資料をYoom内に取り込みます。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから商品情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報の登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にBASEへ新しい商品を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、新商品の資料が格納されるフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、商品資料の中から読み取りたい情報（商品名、型番、価格、商品説明文など）の抽出箇所を、実際のファイルに合わせて任意で設定できます。
- BASEへの商品情報登録アクションでは、OCR機能で取得したテキストデータや固定値を、商品名、価格、在庫数、商品説明といったBASEの各項目へ自由に割り当てて設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるMicrosoft SharePointの設定
Microsoft SharePointに指定のファイルが作成されたことを、自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft SharePointのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
サイトIDとフォルダIDをそれぞれ入力しましょう。
以下のように表示される候補から選択するとスムーズです。
入力後「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft SharePointから取得した情報が表示されているか確認しましょう。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：コマンドオペレーションの設定
作成日時が最終更新日と同じ場合に次のフローへ進むように設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
以下の画面が表示されるので、内容を確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：ファイルをダウンロードする
Microsoft SharePointからファイルをダウンロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft SharePointのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されます。
サイトIDとドライブIDを以下のように表示される候補から選択しましょう。
アイテムIDも以下のように、候補から選択します。
入力完了後、「テスト」をクリックし、取得した値が表示されていることを確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：画像から文字を読み取る
※OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Microsoft SharePointからダウンロードしたファイルから文字データを読み取るための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
アクションを選択する画面が表示されるので、任意の読み取りの文字数を選択しましょう。
以下のような画面が表示されます。
ファイルの添付方法、抽出したい項目はすでにテンプレートで設定されています。
使用するAIを以下から選択しましょう。
言語を指定しましょう。今回は日本語を選択しました。
設定後「テスト」をクリックしましょう。
実際に文字の読み取りができていることを確認し「保存する」をクリックします。
ステップ7：商品情報の登録
取得した情報をBASEに登録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBASEのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
「商品名」には以下のようにOCRで読み取った内容を入力します。
その他の箇所についても取得した値を使用しながら入力しましょう。
「テスト」をクリックし、実際にBASEに商品登録ができているかを確認します。
確認後「保存する」をクリックし、設定を完了させましょう。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
BASEのデータをMicrosoft SharePointに連携したい場合
今回はMicrosoft SharePointからBASEへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBASEからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
BASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
BASEで新しい商品が作成されたことをトリガーとして、その商品の関連資料（画像、仕様書、プロモーション資料など）を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに自動で作成します。
この仕組みにより、商品ごとに情報を整理・保管する手間が省け、フォルダの作成忘れを防ぐことができます。
BASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
オンラインストアBASEで新しい商品が作成されるたび、関連情報をMicrosoft SharePointのフォルダで管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
特に手作業では、フォルダの作成漏れや命名規則の不徹底といった課題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、BASEでの商品作成をトリガーに、Microsoft SharePointへ自動でフォルダを作成できるため、こうした課題をスムーズに解消し、商品管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BASEで商品情報を管理し、Microsoft SharePointで関連ドキュメントを整理しているEC担当者の方
- 商品ごとの資料管理において、手作業によるフォルダ作成の負担やミスを減らしたい方
- EC運営における反復作業を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BASEで商品が作成されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BASEとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBASEを選択し、「商品が作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、新しい商品に対応するフォルダが自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを作成する対象のサイトIDおよびドライブIDを、Yoomの画面上に表示される候補から選択してください。
- フォルダを作成する際の親フォルダ名や、特定の親フォルダ内に作成したい場合はそのアイテムIDなどを、運用に合わせて任意で設定することが可能です。
■注意事項
- BASE、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
BASEで特定条件に合う商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
上記のフローに条件分岐を追加し、例えば「特定のカテゴリに属する商品」や「特定の価格帯の商品」がBASEに登録された場合にのみ、SharePointにフォルダを自動作成することが可能です。
これにより、重要な商品や特定のプロジェクトに関連する商品情報だけを自動で整理し、効率的なファイル管理を実現します。
BASEで特定条件に合う商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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■概要
ネットショップ運営において、BASEで特定条件に合致する新商品が作成されるたび、手作業でMicrosoft SharePointに商品ごとのフォルダを作成するのは手間がかかり、時には入力ミスやフォルダ作成漏れも発生しがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、BASEでの商品作成・更新をトリガーとして、Microsoft SharePointに自動でフォルダを作成する仕組みを構築でき、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BASEとMicrosoft SharePointを利用し、商品情報や関連資料の管理を行っているEC担当者の方
- 手作業によるフォルダ作成や情報整理に時間と手間を感じているチームや個人の方
- 商品が増えるたびに行う定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BASEで特定条件の商品が作成・更新されると、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるフォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BASEとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBASEを選択し、「商品が作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようコマンドオペレーションを構成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、指定した場所にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、BASEから取得した商品情報（商品名、価格、カテゴリなど）を基に、フォルダ作成を実行する条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションを設定する際に、フォルダを作成する先のサイトID、ドライブIDを候補から選択し、親フォルダ名や親フォルダのアイテムIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- BASE、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointやBASEを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointやBASEのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
Notionで新しい取引先が登録された際、その情報をもとにMicrosoft SharePointに自動でフォルダを作成できます。また、OutlookやGmailで受信した添付ファイルを直接Microsoft SharePointにアップロードしたり、DocuSignで締結されたファイルを自動で格納することも可能です。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
- 法務担当者や契約管理担当者
- 営業担当者や営業マネージャー
- プロジェクトマネージャー
2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者
- 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方
- 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方
3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
- DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業
- Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申請内容を、手作業でPDFに変換してMicrosoft SharePointに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、内容が自動でPDF化され、指定のMicrosoft SharePointフォルダに保存されるため、一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業をなくしたいと考えている方
- フォームからの申請や報告業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい業務担当者の方
- ペーパーレス化を推進し、社内の情報共有やファイル管理を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信を起点に、PDF生成からSharePointへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を元にPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、Microsoft SharePointとの連携に一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、事前にご確認ください。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
BASEを使った便利な自動化例
Jotformで送信された商品情報をもとにBASEに自動で登録できます。さらに、BASEで商品登録時にX（Twitter）で自動投稿したり、注文が発生した際にMicrosoft TeamsやDiscordに通知することが可能です。また、売り切れが発生した際にはSlackに通知する設定も簡単にできます。
BASEで注文が発生したらDiscordに通知する
試してみる
■概要
BASEで注文が発生したらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを利用している事業主・ECサイト運営者
・BASEで注文が発生後すぐにDiscordに通知を受け取りたい方
・注文内容をDiscordで共有して迅速な発送や顧客対応を行いたい方
・注文状況を迅速に把握して業務効率を向上させたい方
2.BASEの注文情報を把握したいチームメンバー
・受注状況を把握して在庫管理や顧客対応などに役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
BASEは誰でも簡単にネットショップを開設できる便利なプラットフォームです。
注文情報や顧客対応の管理は他のアプリで行っている場合も多いのではないでしょうか？
Discordに注文情報を通知することによりチーム全体で情報共有することができます。
誰がどの注文に対応しているのか、進捗状況はどうなっているのかをチームメンバー全員が把握できるため、連携が強化されてよりスムーズな受注処理が可能になります。
■注意事項
・BASE、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
BASEで運営するネットショップの在庫管理において、人気商品の売り切れに気づくのが遅れ、販売機会を逃してしまった経験はないでしょうか。常に在庫状況を手動で確認するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBASEの商品在庫を自動的にチェックし、商品が売り切れた際にSlackへ即時通知することが可能になり、在庫管理の効率化と機会損失の防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- BASEでネットショップを運営し、在庫管理の自動化に関心がある方
- 商品の売り切れを即座に把握し、機会損失をなくしたい店舗責任者の方
- 手作業による在庫確認の手間を削減し、他のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にBASEの商品在庫を自動で確認するため、これまで手作業で行っていた在庫チェックの時間を削減できます。
- 手動での確認作業による見落としを防ぎ、売り切れを即座に把握することで機会損失のリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BASEとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、在庫を確認したい任意のタイミング（例：1時間ごとなど）を指定します。
- 続いて、オペレーションでBASEの「商品を検索」アクションを設定し、ショップの商品一覧を取得します。
- 繰り返し機能を用いて、取得した商品を一つずつ処理し、各商品に対してBASEの「商品情報を取得」アクションで詳細な在庫情報を取得します。
- 分岐機能を用いて、在庫数が0になった商品を特定する条件を設定します。
- 最後に、条件に合致した場合のみSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、指定したチャンネルに通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、在庫切れ（在庫数0）を通知する条件を、「在庫数が5以下」といったような在庫僅少アラートの条件に任意で変更することが可能です。
- Slackへの通知メッセージでは、通知先のチャンネルを自由に設定できるほか、「【在庫切れ】商品名：(取得した商品名)」のように、BASEから取得した情報をメッセージに含めることができます。
■注意事項
- BASE、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションの処理数は最大1000回のため、商品数が多い場合はフローを分ける必要があります。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Slackによる通知を一括で行う場合は一度データベースに値を追加してフローの最後に通知を行う必要があります。
BASEで注文が発生したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
BASEで注文が発生したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを利用している事業主・ECサイト運営者
・BASEで注文が発生後すぐにMicrosoft Teamsに通知を受け取りたい方
・注文内容をMicrosoft Teamsで共有して迅速な発送や顧客対応を行いたい方
・注文状況を迅速に把握して業務効率を向上させたい方
2.BASEの注文情報を把握したいチームメンバー
・受注状況を把握して在庫管理や顧客対応などに役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはネットショップを簡単に作成・運営できる便利なプラットフォームです。
しかし注文が発生するたびにMicrosoft Teamsに手動で通知するのは通知漏れや対応の遅れに繋がる可能性があります。
このフローを活用すればBASEで注文が発生すると自動的にMicrosoft Teamsに通知されます。
これによってショップ運営者は注文情報を直ぐに把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・BASE、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jotformで送信された情報でBASEに商品情報を登録する
試してみる
■概要
オンラインフォームで受け付けた情報を、手作業でECサイトに商品登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、登録項目が多い場合や、依頼が頻繁に来る場合には、入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると、その内容をもとにBASEへ自動で商品情報が登録されるため、こうした一連の作業を効率化し、正確な商品登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとBASEを利用し、商品登録を手作業で行っているEC担当者の方
- フォームで受け付けた情報をもとにした、商品登録の時間を短縮したい方
- 手作業によるデータ入力ミスを防止し、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformでフォームが送信されると、自動でBASEへ商品情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとBASEをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報の登録」アクションを設定し、Jotformから取得した情報を紐付けて登録処理を実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- BASEの「商品情報の登録」アクションでは、商品名や商品説明などの各項目に、事前にJotformから取得した回答内容を変数として埋め込むことが可能です。フォームのどの回答を、BASEのどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- BASEとJotformのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法についてはこちらをご覧ください。
BASEで商品が作成・更新されたらX（Twitter）で自動投稿する
試してみる
■概要
BASEに新商品を登録した際、その都度X（Twitter）で告知投稿を行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では投稿漏れが発生したり、情報を転記する際にミスが起きる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、BASEで商品が作成・更新されると、その情報を元にX（Twitter）へ自動でポストを投稿するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BASEで運営するECサイトの集客・販促をX（Twitter）で行っているご担当者様
- 新商品や更新情報を手作業で投稿しており、作業の効率化やミスの削減をしたい方
- SNS投稿を自動化し、商品開発や顧客対応など他のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BASEでの商品作成・更新をトリガーに自動でX（Twitter）へ投稿されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業での情報転記が不要になるため、商品情報の入力間違いや投稿漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BASEとX（Twitter）をYoomと連携します
- 次に、トリガーでBASEを選択し、「商品が作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでX（Twitter）の「ポストを投稿」アクションを設定し、トリガーで取得した商品情報をもとに投稿内容を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- X（Twitter）の投稿アクションでは、投稿するテキスト内容を自由に設定できます
- 例えば、「新商品のお知らせ」などの固定のテキストと、BASEのトリガーで取得した商品名やURLなどの情報を組み合わせて、オリジナルの投稿文を作成することが可能です
■注意事項
- BASE、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
この記事では、Microsoft SharePointとBASEを連携し、業務を自動化する方法についてご紹介しました。
手作業で行っていたデータ登録や転記作業を自動化することで、これまで作業に費やしていた時間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを根本からなくすことができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、新商品の企画や販売戦略の立案といった、本来注力すべき創造的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし、日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
