・
「Microsoft SharePointにアップロードした新商品の資料情報を、BASEに一つひとつ手作業で入力している…」
「単純なデータ入力作業に時間がかかり、入力ミスが起きないか常に不安を感じる…」
このように、Microsoft SharePointとネットショップ作成サービスBASE間での手作業によるデータ連携に、課題を感じていませんか?
もし、<span class="mark-yellow">SharePointに新商品の資料を格納するだけで、その内容を自動で読み取りBASEに商品登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、新商品のプロモーション戦略や顧客対応といった、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できます!
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化ツールに触れたことがない方でも安心です。ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化させましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとBASEを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
Microsoft SharePointとBASEのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両者間のデータ入力を自動化し、業務の効率を大幅に向上させることが可能になります。例えば、SharePointに保管された商品情報をBASEに自動で登録するなど、様々な業務を自動化できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
SharePointの指定フォルダに新商品の仕様書や説明資料といったファイルが追加されると、その内容をOCR(光学的文字認識)機能で自動的に読み取り、BASEに新しい商品として登録します。これにより、<span class="mark-yellow">手作業による商品登録の手間と時間を大幅に削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐ</span>ことができます。
上記で紹介したフローに条件分岐を加えることで、さらに特定の状況に合わせた自動化が可能です。例えば、「最終版」や「登録用」といった特定のキーワードがファイル名に含まれる資料がSharePointに格納された場合にのみ、フローを起動させられます。これにより、<span class="mark-yellow">下書き段階の資料を誤って登録してしまうといったミスを防ぎ、より正確な業務フローを構築</span>することが可能です。
それでは、実際にMicrosoft SharePointとBASEを連携したフローを作成してみましょう。
今回は業務自動化ツール「Yoom」を使用して、プログラミング不要で連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう!
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft365(旧Office365)につきまして、一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にMicrosoft SharePointを入力し表示される候補をクリックします。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索欄にBASEと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されますので、BASEのアカウントでログインを行いましょう。
マイアプリにBASEが表示されればマイアプリ登録完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Microsoft SharePointに指定のファイルが作成されたことを、自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft SharePointのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
サイトIDとフォルダIDをそれぞれ入力しましょう。
以下のように表示される候補から選択するとスムーズです。
入力後「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft SharePointから取得した情報が表示されているか確認しましょう。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
作成日時が最終更新日と同じ場合に次のフローへ進むように設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
以下の画面が表示されるので、内容を確認し「保存する」をクリックしましょう。
Microsoft SharePointからファイルをダウンロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft SharePointのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されます。
サイトIDとドライブIDを以下のように表示される候補から選択しましょう。
アイテムIDも以下のように、候補から選択します。
入力完了後、「テスト」をクリックし、取得した値が表示されていることを確認し「保存する」をクリックしましょう。
Microsoft SharePointからダウンロードしたファイルから文字データを読み取るための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
アクションを選択する画面が表示されるので、任意の読み取りの文字数を選択しましょう。
以下のような画面が表示されます。
ファイルの添付方法、抽出したい項目はすでにテンプレートで設定されています。
使用するAIを以下から選択しましょう。
言語を指定しましょう。今回は日本語を選択しました。
設定後「テスト」をクリックしましょう。
実際に文字の読み取りができていることを確認し「保存する」をクリックします。
取得した情報をBASEに登録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBASEのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
「商品名」には以下のようにOCRで読み取った内容を入力します。
その他の箇所についても取得した値を使用しながら入力しましょう。
「テスト」をクリックし、実際にBASEに商品登録ができているかを確認します。
確認後「保存する」をクリックし、設定を完了させましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした!
今回はMicrosoft SharePointからBASEへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBASEからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
BASEで新しい商品が作成されたことをトリガーとして、その商品の関連資料(画像、仕様書、プロモーション資料など)を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに自動で作成します。この仕組みにより、<span class="mark-yellow">商品ごとに情報を整理・保管する手間が省け、フォルダの作成忘れを防ぐ</span>ことができます。
上記のフローに条件分岐を追加し、例えば「特定のカテゴリに属する商品」や「特定の価格帯の商品」がBASEに登録された場合にのみ、SharePointにフォルダを自動作成することが可能です。これにより、<span class="mark-yellow">重要な商品や特定のプロジェクトに関連する商品情報だけを自動で整理し、効率的なファイル管理を実現</span>します。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointやBASEのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください!
Notionで新しい取引先が登録された際、その情報をもとにMicrosoft SharePointに自動でフォルダを作成できます。また、OutlookやGmailで受信した添付ファイルを直接Microsoft SharePointにアップロードしたり、DocuSignで締結されたファイルを自動で格納することも可能です。
Jotformで送信された商品情報をもとにBASEに自動で登録できます。さらに、BASEで商品登録時にX(Twitter)で自動投稿したり、注文が発生した際にMicrosoft TeamsやDiscordに通知することが可能です。また、売り切れが発生した際にはSlackに通知する設定も簡単にできます。
この記事では、Microsoft SharePointとBASEを連携し、業務を自動化する方法についてご紹介しました。
手作業で行っていたデータ登録や転記作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで作業に費やしていた時間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>これにより、担当者は単純作業から解放され、新商品の企画や販売戦略の立案といった、本来注力すべき創造的な業務に集中できる環境が整います!
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし、日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください!