フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してNotionにファイル情報を追加する

フォームで送信された添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに保存し、そのファイル情報をNotionに追加するフローです。
ドキュメント管理の効率化が見込め、チーム内でのスムーズな情報共有やタスク管理が期待できます。

Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてNotionに追加する

Microsoft SharePointに保存されたファイルをOCRで自動解析し、抽出したテキストをNotionに追加するフローです。
画像やPDFの内容をデジタルデータとして管理でき、検索性の向上や情報活用の効率化が期待できます。

Microsoft SharePointとNotionの連携フローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとNotionを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとNotionの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

今回はMicrosoft SharePointでファイルが格納されたら、Notionにファイル情報を追加するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Microsoft SharePointとNotionをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Microsoft SharePointのトリガー設定およびNotionのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：Microsoft SharePointとNotionをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。これをマイアプリ連携といいます。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Microsoft SharePointの場合】‍

Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※なお、Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

【Notionの場合】‍

Notionを選択できたら、対象のアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。

使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックして、「詳細を見る」から、テンプレートの紹介ページを開いてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしましょう。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細は、クリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Microsoft SharePointで指定フォルダにファイルが作成または更新されたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！

連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
‍なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「サイトID」はボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、「フォルダID」は、サイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびフォルダIDを選択してください。
情報入力後、トリガーとなるアクション（今回は指定フォルダへのファイル作成）を行い、[テスト]をクリックしましょう。

テストが成功したら以下のように表示されます。（以下はテスト成功の一例です。）

テストが成功すると、アイテムの詳細情報を取得できます。
取得した情報が確認できたら、『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで引用・活用でき、Notionへの情報追加時にここの情報をそのまま反映できるようになります。

ステップ4：条件に合わせて分岐する設定

続いて、2つ目の「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしましょう。

ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。

また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、「作成日時」と「最終更新日時」の値が等しいと、後続アクションに進むように設定しました。

※トリガーアクションで取得したアウトプットを引用していますが、アウトプットを活用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照することができるようになります。固定の情報を入力してしまうと、毎回同じ内容を参照してしまうことになるのでご注意ください。

このように設定することで、フォルダの新規作成以外は後続アクションに進まないことになるので、新規作成されていないファイルを誤って検知し、重複して情報を追加してしまうようなミスが抑制されるため、その都度フォルダやファイルの状況を確認する必要がなくなりますね。

設定後、『保存する』をクリックしましょう。

ステップ5：Notionにレコードを追加するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

2) 連携するアカウント情報の入力を確認し、「次へ」をクリックします。

データベースIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
なお、エラーになってしまう場合は以下のリンクも参考にしてください。
Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法 | Yoomヘルプセンター

3)必須項目を入力します。

追加するレコードの値の入力には先ほど取得したMicrosoft SharePointのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功し、Notion側で設定した内容が反映されているかを確認して『保存する』をクリックします。

これで【Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Notionにファイル情報を追加する】というフローが完成です！

ステップ6：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Notionの情報をMicrosoft SharePointに連携したい場合 

今回はMicrosoft SharePointからの問い合わせをNotionに登録する方法をご紹介しましたが、逆にNotionの情報をMicrosoft SharePointに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

Notionに新規取引先が登録されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
取引先ごとの資料を一元管理でき、チーム内でのスムーズな情報共有が見込め、業務の効率化が期待できます。

Notionでステータスが更新されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

Notionでステータスが更新されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
プロジェクトやタスクの進捗に合わせて資料を整理し、チーム内での情報共有や作業管理の効率化が見込まれます。

Microsoft SharePointやNotionのAPIを使ったその他の自動化例

Microsoft SharePointやNotionのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Microsoft SharePointを使った自動化例

ドキュメントを自動で整理・共有したり、特定の更新内容をチームに通知できます。
他のツールと連携することで、承認ワークフローを自動化したり、特定の条件でファイルを分類・保存することも可能です！

Notionを使った自動化例

顧客情報を元に定期的なメール送信や、チャットツールの投稿や他アプリにてデータが作成された際のレコード追加・更新、他アプリへの顧客情報追加などが自動化可能です！

終わりに

Microsoft SharePointのデータをNotionに連携することで、ファイルやフォルダの管理、作成などがスムーズになるだけではなく、AIを活用したデータの自動転記などが実現できるでしょう！
これにより、Microsoft SharePointのファイルデータを確認しながらデータを手入力する必要がなくなり、業務スピードの向上や、作成ミスなどが防止できるはずです。
今まで時間をかけておこなっていた業務が素早く完結すれば、作業負担が軽減され業務改善にも繋がるかもしれませんよね。

なお、今回の連携のポイントは<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても実現可能という点です！</span>
Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。そのため、アプリ連携初心者の方でも導入しやすく、業務のスキマでササッと自動化をお試し可能です！
この機会にぜひYoomに登録して、自動化を導入しましょう！