SmartHRとChatworkを連携して、SmartHRで従業員が削除されたらChatworkに通知する方法

・SmartHRとChatworkをマイアプリ連携

(1)まずはSmartHRをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSmartHRを検索してください。

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(2)SmartHR（OAuth）のアプリアイコンをクリックします。
（SmartHRは、『SmartHR』『SmartHR（OAuth）』2つのアプリが検索結果に表示されますが、『SmartHR（OAuth）』の方を接続します。）

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(3)連携するSmartHR（OAuth）の「サブドメイン」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは1つ目のSmartHR（OAuth）の接続が完了しました。
SmartHRのマイアプリ登録方法は、こちらのページもご確認ください。

(4)次に、Chatworkのアプリ連携を行います。
先ほどと同様の操作で、Chatworkを選択します。

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(5)Chatworkのログイン画面に移行するので、Chatworkアカウントのメールアドレスを入力し、［続ける］をクリックします。
次の画面で「パスワード」を入力し、［ログイン］をクリックしてください。

(6)連携を許可するかの画面に移行するので、内容を確認し、［許可］をクリックします。

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クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・SmartHRの起動設定

(1)まず、SmartHRのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】SmartHRで従業員が削除されたら、Chatworkに通知する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「メンバー情報が更新されたら」をクリックします。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックしましょう。

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(5)テストに問題がなければ、［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・情報を更新するSmartHRの設定

(1)最後に、2つ目のステップ「Chatworkに通知する」をクリックしてください。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「ルームID」を設定します。
以下の画面のように、連携したアカウントから内容を取得し、『候補』にその内容が展開されるので、展開された情報も活用しましょう。

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(4)「メッセージ内容」は、通知時のメッセージとして設定します。
以下の画面のように、アウトプットを活用できます。
（例として、前ステップから取得したアウトプット【メールアドレス】と【姓】、【名】をメッセージ内容に引用したものです。）

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(5)[To:{アカウントID}] と記載することで、メンションをつけることができます。
アカウントIDの取得方法は、こちらの記事をご確認ください。

(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

SmartHRやChatworkを使ったその他の自動化例

他にもSmartHRやChatworkを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知する

自動化フローにより、新規従業員へのメッセージをChatworkで送信することで、コミュニケーションの活性化が期待できます。
Chatworkへの自動通知で担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握できるようになるかもしれません。

SmartHRの情報で在籍証明書を発行しChatworkに通知する

SmartHRの従業員ページからChrome拡張トリガーを起動し、在籍証明書を自動で発行するフローボットです。
在籍証明書の発行後はChatworkに通知できるため、在籍証明書の確認や共有をタイムリーに行えるようになるはずです。

Notionで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する

Notionで従業員情報が登録されると自動でSmartHRに追加できるため、入力作業の効率化が見込めます。
SmartHRへの従業員情報の登録がスピーディーに行われ、登録後の手続きや書類発行の業務を早急に進められるようになるかもしれません。

SmartHRとChatworkの連携メリットと具体例

1.退職・異動を素早く周知できる

従業員が退職や異動によってSmartHRから削除された場合、その情報をチームメンバーや責任者に迅速に共有する必要があります。
SmartHRとChatworkの連携を取り入れることで、SmartHRから削除された従業員の情報が素早く通知され、タイムラグなく必要な情報を周知できるはずです。
例えば、メンバーの異動が発生するシーンで、関係者全員に異動の旨を素早く共有できるので、業務の引き継ぎや必要なコミュニケーションを充分に行えるようになると予想されます。
共有が遅れて引き継ぎが期間内に終わらなかったり、充分な挨拶ができずに後悔してしまう、といったこともなくなるかもしれません。

2.アカウント整理をスムーズに行える

退職者や異動するスタッフのシステムアカウントを適切に管理しないと、後に問題が生じる可能性があります。
SmartHRとChatworkを連携することで、退職者や異動スタッフがいることを関係者に素早く情報共有できます。
それにより、情報を管理しているスタッフは、使用システムやツールのアカウント削除や調整を迅速に行えるようになるかもしれません。
例えば、スタッフの退職時、Chatworkへの迅速な共有によって、情報管理担当者は社内システムや外部サービスのアクセス権限を速やかに解除できるようになるはずです。
これによりアカウント管理が適切に行える見込みがあるでしょう。

3.情報の抜け漏れを抑制できる

スタッフの退職手続きには各部署で対応すべきタスクがあり、連携がうまくいかないと作業が停滞する恐れがあります。
SmartHRとChatworkを連携すれば、人事、総務、経理などの各担当者がスタッフの退職時に必要な情報を漏れなく受け取れるようになるはずです。
例えば、自動化フローを取り入れることで、退職する対象従業員の名前やメールアドレスなどの情報を素早く確認でき、関係部署のスタッフは社用備品の回収手続きや最終給与の計算をスムーズに行えるようになるかもしれません。
手続きの遅延や抜け漏れを防ぐことにもつながるでしょう。

まとめ

今回紹介したSmartHRとChatworkの連携を取り入れることで、従業員の退職や異動時の手続きとメンバーへの情報共有作業の効率化が期待できます。
作業の自動化によって、担当スタッフの手作業を削減することで、対応の抜け漏れや遅延を抑制できるはずです。
作業にかかる負担を軽減することにもつながり、業務環境の改善にも役立つツールとなるでしょう。
簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。