新入社員情報をフォームに入力後雇用契約書を送付、SmartHRに登録して通知
新入社員情報をフォームに入力後雇用契約書を送付、SmartHRに登録して通知
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
SmartHR
と
Chatwork
と
Gmail
と
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
新入社員の入社手続きは、雇用契約書の作成・送付から人事労務システムへの情報登録まで多岐にわたり、手作業での対応は手間がかかるものです。また、複数のツールに同じ情報を何度も入力することで、ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームに新入社員情報を一度入力するだけで、Googleドキュメントでの契約書発行からSmartHRへの従業員情報登録、関係者への通知までの一連のプロセスを自動で完結できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新入社員の入社手続きに多くの時間を費やしている人事・労務担当者の方
- 雇用契約書の作成やSmartHRへの情報登録を手作業で行っている方
- 入社手続きにおける情報の転記ミスや対応漏れを減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム入力が起点となり、雇用契約書の送付からSmartHRへの登録までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- システム間で情報が自動で連携されるので、手作業による情報の転記ミスや、契約書の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleドキュメント、Gmail、SmartHR、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「新入社員情報の登録フォーム」が入力されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、フォームで受け取った情報をもとに雇用契約書を自動で発行するよう設定します。
- 続いて、Gmailのオペレーションで、発行した雇用契約書を添付して対象者にメールを送付するよう設定します。
- 次に、SmartHRのオペレーションで、フォームで受け取った情報をもとに従業員情報を登録するよう設定します。
- 続いて、Yoomデータベースのオペレーションで、入社情報をデータベースに格納するよう設定します。
- 最後に、Chatworkのオペレーションで、担当者に入社手続きが完了した旨を通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで設定する質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Googleドキュメントで雇用契約書の雛形として使用するテンプレートは、任意のものに変更できます。
- SmartHRに従業員情報として連携する項目は、フォームで取得した情報の中から自由に選択可能です。
- 情報を格納するYoomデータベースや、追加するレコードの内容は任意で設定できます。
- Chatworkで通知を送るルームやメッセージの本文は、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleドキュメント、Gmail、SmartHR、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
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家族情報が更新されたら（Webhook起動）
家族情報が削除されたら（Webhook起動）
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部署が登録または更新されたら
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新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）
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フローボットトリガー
従業員が新たに登録されたら従業員が新たに登録または更新されたら従業員が新たに登録されたら（Webhook起動）従業員情報が更新されたら（Webhook起動）従業員が削除されたら（Webhook起動）家族情報が新たに登録されたら（Webhook起動）家族情報が更新されたら（Webhook起動）家族情報が削除されたら（Webhook起動）部署が登録されたら部署が登録または更新されたら申請が承認されたら（Webhook起動）
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットオペレーション
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