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■概要
新しい従業員の入社に伴う情報登録作業は、特に複数のSaaSを利用している場合に煩雑になりがちではないでしょうか。
SmartHRに従業員情報を登録した後、さらにジョブカン経費精算・ワークフローにも手作業でユーザー情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務です。
このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動的にジョブカン経費精算・ワークフローにもユーザー情報が追加されるため、手動作業で感じる課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
YoomにはSmartHRで従業員が登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザーを追加するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
新しい従業員の入社に伴う情報登録作業は、特に複数のSaaSを利用している場合に煩雑になりがちではないでしょうか。
SmartHRに従業員情報を登録した後、さらにジョブカン経費精算・ワークフローにも手作業でユーザー情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務です。
このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動的にジョブカン経費精算・ワークフローにもユーザー情報が追加されるため、手動作業で感じる課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRとジョブカン経費精算・ワークフロー、どちらも日々の業務に欠かせないツールですが、例えばSmartHRに新しい従業員情報を登録した後、ジョブカン経費精算・ワークフローにも同じ情報を手作業で入力したり、あるいはその逆の作業をしたりと、二度手間になっていませんか。
このような手作業によるデータ連携は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちで、重要な情報が正しく管理されないリスクも伴います。
もし、これらのSaaS間で情報を自動的に同期させる仕組みがあれば、面倒な繰り返し作業から解放され、入力ミスを心配する必要もなくなり、より戦略的な業務や創造的なタスクに充てられるようになります。
本記事では、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できるSmartHRとジョブカン経費精算・ワークフローの連携自動化について具体的な方法をご紹介しますので、日々の業務効率を格段に向上させましょう！
SmartHRとジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを連携すれば、例えばSmartHRに従業員情報が追加された際に、その情報を自動的にジョブカン経費精算・ワークフローにも反映させるといったことが可能になります。
これにより、手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、人事労務と経費精算の業務プロセスをスムーズに繋げることができるため、業務全体の効率化が期待できます。
ここでは、具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
SmartHRに新しい従業員が登録されるたびに、その情報を手動でジョブカン経費精算・ワークフローにも登録する作業は、時間と手間がかかり、入力ミスも起こりやすいものです。
この自動化により、SmartHRへの登録情報をトリガーとして、ジョブカン経費精算・ワークフローへ自動的にユーザー情報を追加できます。
これにより二重入力の手間を削減し、迅速かつ正確なアカウント作成を実現することで、人事・労務担当者の作業負荷を削減します。
この連携は、SmartHRのデータをジョブカン経費精算・ワークフローに直接連携するシンプルなパターンや、特定の条件に基づいて連携する分岐処理を含むパターンも活用できます。
■概要
新しい従業員の入社に伴う情報登録作業は、特に複数のSaaSを利用している場合に煩雑になりがちではないでしょうか。
SmartHRに従業員情報を登録した後、さらにジョブカン経費精算・ワークフローにも手作業でユーザー情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務です。
このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動的にジョブカン経費精算・ワークフローにもユーザー情報が追加されるため、手動作業で感じる課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRに登録された従業員情報の中から、特定の条件（例えば所属部署や雇用形態など）に合致する従業員だけをジョブカン経費精算・ワークフローに登録したい場合、手作業での確認と登録は煩雑でミスも発生しがちです。
この自動化テンプレートを使えば、設定した条件に基づいてSmartHRの従業員情報を自動的にフィルタリングし、該当者のみをジョブカン経費精算・ワークフローにユーザーとして追加できます。
これにより、手作業による選別や登録漏れのリスクをなくし、より精密なデータ連携を実現します。
この連携は、特定の条件に基づいてデータを連携する、分岐処理を含むパターンです。
■概要
従業員の入社や異動に伴い、SmartHRへの情報登録は必須業務ですが、その後ジョブカン経費精算・ワークフローへも同様の情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。特に複数システムを利用している場合、二重入力はミスを誘発しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRで特定の条件に合致する従業員が登録された際に、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー追加が自動化され、これらの課題を効率的に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、実際にSmartHRとジョブカン経費精算・ワークフローを連携させる自動化フローをYoomを使って作成していきましょう。
プログラミングの知識は一切不要で、画面の指示に従って設定していくだけで、誰でも簡単に連携を構築できます。
これにより、これまで手作業で行っていたデータ入力を自動化し、業務の効率を格段に向上させることが可能です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
■概要
新しい従業員の入社に伴う情報登録作業は、特に複数のSaaSを利用している場合に煩雑になりがちではないでしょうか。
SmartHRに従業員情報を登録した後、さらにジョブカン経費精算・ワークフローにも手作業でユーザー情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務です。
このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動的にジョブカン経費精算・ワークフローにもユーザー情報が追加されるため、手動作業で感じる課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
マイアプリの新規接続一覧の中から、SmartHRをクリックします。
「SmartHR(OAuth)の新規登録」画面より、赤線を確認の上、サブドメインを入力し、「追加」をクリックします。
次にジョブカン経費精算・ワークフローの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からジョブカン経費精算・ワークフローをクリックします。
ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。
連携が完了するとYoomのマイアプリにSmartHRとジョブカン経費精算・ワークフローが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
新しい従業員の入社に伴う情報登録作業は、特に複数のSaaSを利用している場合に煩雑になりがちではないでしょうか。
SmartHRに従業員情報を登録した後、さらにジョブカン経費精算・ワークフローにも手作業でユーザー情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務です。
このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動的にジョブカン経費精算・ワークフローにもユーザー情報が追加されるため、手動作業で感じる課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
始める前に、あらかじめSmartHRにテスト用に予定を登録しておきましょう！
それではYoomに戻り、SmartHRと連携して、新しい従業員が登録された際の設定を行います！
(1)アプリトリガーの「従業員が登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。
(2)SmartHRと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「従業員が登録されたら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。
タイトルは変更も可能です！
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、赤線を確認の上、サブドメインを入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)手順を確認の上「テスト」をクリックします。
「取得した値」にSmartHRの情報が反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次に、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携して、ユーザーを登録します。
「ユーザの新規登録」をクリックします。
(2)ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ユーザの新規登録」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、先ほど取得した値を使って入力をします。
取得した値を使うことで、SmartHRの情報を都度変更することなく引用することができます！
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、ジョブカン経費精算・ワークフローのユーザー一覧に追加されていました！
Yoomに戻り「保存する」をクリックします。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、SmartHRで従業員が登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザーが追加されているか確認してみてくださいね！
これまではSmartHRからジョブカン経費精算・ワークフローへのデータ連携をご紹介しましたが、業務内容によっては、逆にジョブカン経費精算・ワークフローの情報をSmartHRに連携したいケースもあるかと思います。
例えば、ジョブカン経費精算・ワークフローで特定の申請が承認されたタイミングで、SmartHRの従業員情報を更新するといった自動化もYoomなら可能です。
ここでは、そのような逆方向の連携を実現するテンプレートをご紹介します。
ジョブカン経費精算・ワークフローで特定の申請（例えば入社関連の申請など）が承認された際に、その情報を基にSmartHRへ新しい従業員情報を手動で登録する作業は、迅速な対応が求められる一方で、手間と時間がかかります。
この自動化により、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認イベントを検知し、必要な情報を抽出してSmartHRに自動で新規ユーザーとして登録するため、手作業によるタイムラグや入力ミスをなくし、スムーズな情報連携を実現します。
この連携は、ジョブカン経費精算・ワークフローのデータをSmartHRに直接連携するシンプルなパターンです。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、申請された従業員情報を取得し、SmartHRに新規ユーザーを自動的に登録します。
新入社員の入社対応時などにご活用ください。
■設定方法
・ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請が承認されたら」というトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得」というオペレーションで連携アカウントなどを設定してください。
・SmartHRの「従業員を登録」というオペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、氏名や役職、メールアドレスなどの任意の情報を設定してください。
・フローボットが起動し、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてSmartHRに新規ユーザーが登録されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・各オペレーションで設定項目を変更してご利用ください。
ジョブカン経費精算・ワークフローで様々な申請が処理される中で、特定の申請（例えば部署異動や役職変更など）が承認された場合に、SmartHRに登録されている該当従業員の情報を手動で更新するのは、見落としや作業遅延のリスクがあります。
この自動化テンプレートを利用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたことをトリガーとして、SmartHRの対応する従業員情報を自動的に更新するので、常に従業員情報を最新かつ正確な状態に保ち、人事管理の精度を高めます。
この連携は、ジョブカン経費精算・ワークフローのデータをSmartHRに直接連携するパターンです。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認は、人事・労務担当者にとって重要な業務ですが、その後のSmartHRへの情報更新は手作業で行っていませんか？多忙な業務の中で、手作業による情報更新は時間もかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで特定の申請が承認されると、SmartHRの従業員情報が自動で更新され、こうした課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回ご紹介した連携以外でも、SmartHRやジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
SmartHRで従業員が登録された際に、Gmailに自動的に通知を送信したり、Slackにその情報を通知することができます。
また、SmartHRに登録された従業員情報を基に、PCAクラウド給与やKING OF TIME、カオナビにも自動で登録を行うことが可能です。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している人事担当者
・Googleスプレッドシートに登録した内容をSmartHRに登録している方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・Googleスプレッドシートの情報を元に従業員情報の登録を効率化したい方
・SmartHRの手入力での作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを使用すると、従業員情報を一元管理できるのがメリットです。
ただ、手作業で入力する項目が多く時間がかかったり入力ミスといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
SmartHRへの手作業での入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している場合、その情報を自動的にSmartHRに登録することができます。
手作業による作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
また、フローをカスタマイズすることで、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことができるようになるためチームメンバーと迅速に情報共有することも可能です。
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■注意事項
・Googleスプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. SmartHRを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングや保険加入手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、SmartHRの従業員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
◼️概要
SmartHRに従業員が登録されたら、給与/勤怠/人事評価各システムへ登録します。
SmartHRへの登録を起点に、他のツールにアクセスをすることなく自動登録が可能です。
今回は、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビを例として設定します。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、SmartHR（OAuth）を押して、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：従業員情報が登録されたらを選択します。
・サブドメイン：SmartHRのURL上にサブドメインをコピーアンドペーストし、テストします。
・次ページ：テストを押し、登録情報が取得できたら保存します。
※一度も従業員登録を行っていない場合、次ページのテストでレスポンスが返らないため、デモで従業員登録を行った上で再度テストしてください。
PCAクラウド給与の設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：データ領域の選択
・データ領域：候補から対象のデータ領域を選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
③＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：社員情報を登録を選択してください。
・対応する項目：①のトリガーから取得したアウトプット項目を対応箇所に埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
④＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：PCAクラウドからログアウトを選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
※PCAクラウドとの連携時の注意点はこちら。
KING OF TIMEの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、KING OF TIMEを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：従業員の登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
カオナビの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、カオナビを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：メンバーを登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
◼️注意事項
・SmartHRおよびデータを連携する各ツール(今回の場合PCAクラウドやKING OF TIME、カオナビ等)とYoomの連携が事前に必要です。
・連携(マイアプリ登録)についてはこちら。
・従業員の氏名やメールアドレス、勤務時間などを適切に設定してご利用ください。
・ 各アプリケーションの設定やカスタマイズを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をSlackで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをSlackで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・必要な情報をSlackに集約することにより、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み業務の効率化に繋がります。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Slackの通知によって情報伝達を自動化することができます。
・新規従業員への歓迎メッセージをSlackで送信することで、コミュニケーションを活性化させることができます。
・手作業による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、メールを自動送信したり、申請情報をGoogle Workspaceに新規ユーザーとして登録することができます。
また、申請が承認されたタイミングで、自動的に他のツールにデータを連携させることもできます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・承認フローを可視化している総務部担当者
・経費精算に関するタスク消化を行う経理部の方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
さらにMicrosoft Excelでタスク管理を行うことで、関連する情報も一元管理が可能となり、さらに業務進行をスムーズにします。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請内容をMicrosoft Excelに都度手入力で登録するのは手間がかかり、本来人間が行うべきでない単純作業に時間を費やすことになります。
より創造的な業務への時間を確保したいと考える方にこのフローは有効的です。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、自動でMicrosoft Excelに情報を追加するため、入力の手間を省きます。
また手動で行う際のヒューマンエラーの心配もなくなるため、業務効率化につながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
◼️概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、GoogleWorkspaceに新規ユーザーを自動的に登録します。
登録後、GoogleWorkspaceのユーザーアカウントにメールを送信することもできます。
新入社員の入社対応などでご活用ください。
◼️設定方法
1.ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle WorkspaceそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得」を選択し、連携アカウントなどを設定してください。
4.Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」オペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、ユーザー名や初期パスワードなどの任意の情報を設定してください。
5.フローボットが起動し、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてGoogle Workspaceに新規ユーザーが登録されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・GoogleWorkspaceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でジョブカン経費精算・ワークフローを利用している方
・経費精算や申請の管理をしている総務部門の方
・ジョブカン経費精算・ワークフローを利用して申請をすることが多い方
2.Microsoft Teamsを利用している方
・ワークフローの承認連絡をスピーディーに把握したい方
・Microsoft Teamsで社内コミュニケーションを取ることが多い方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算や申請の承認を効率化できるツールです。
しかし、申請の承認状況は都度ジョブカン経費精算・ワークフローから確認する必要があり、煩わしいと感じているかもしれません。
このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請が承認されたらMicrosoft Teamsに自動で通知を出すことができ、承認状況をスピーディーに把握することができます。
ジョブカン経費精算・ワークフローから確認する手間を大幅に軽減できるため、重要なタスクを集中して進めることが可能です。
また、申請の承認が自動で通知されることで、後続のタスクをスムーズに対応することができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフロー（jobcan_wf）に連携して取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業情報の管理をHubSpotで行なっている方
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
2.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotの登録内容を引用して、自動でジョブカン経費精算・ワークフローに登録を行うため、手入力によるミスや業務の漏れの改善に繋がります。
・HubSpotの登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、手作業による手間を省くことができます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録を自動化することで、企業の担当者と経費精算担当が違う場合でもスムーズな情報共有が可能になります。
■注意事項
・HubSpot、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者
・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・承認完了の通知をメールで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・承認された経費精算の内容に応じてメールの通知先を柔軟に設定したい方
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
・自分の経費精算の承認状況をメールで通知を受け取りたい方
・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請が承認された後に担当者へ手動でメールを送信するのは、非常に労力がかかってしまうことが度々あり通知漏れや対応の遅れに繋がる可能性が出てきます。
このフローを活用することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された内容を自動でメール送信されます。
これによって担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応を行うことができます。
また、承認漏れや遅延を防ぐことにも繋がり業務全体の効率化を図ることもできます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとYoomを連携してください。
この記事では、SmartHRとジョブカン経費精算・ワークフロー間のデータ連携を自動化する方法と、それによって得られる具体的なメリットについて解説しました。
手作業によるデータ入力や転記作業は、多くの時間と労力を要するだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを引き起こす可能性がありましたが、これらの定型業務を自動化することで、そうした課題を根本から解決し、貴重なリソースをより戦略的で付加価値の高い業務へとシフトさせることができます。
今回ご紹介した連携は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるように直感的な操作で簡単に構築できます。もし、SmartHRとジョブカン経費精算・ワークフローの連携業務に少しでも非効率を感じているのであれば、この機会にぜひYoomの無料アカウントに登録し、その効果を実際に体験してみてください！
関連記事：【ラクラク設定】ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたらSmartHRにユーザーを登録する方法
Q：自動化を設定する前に準備すべきことはありますか？
A：はい。両ツールのアカウント権限とSmartHRにテスト用に予定を登録しておくことが重要です。
Q：従業員情報が更新された場合も自動で同期できる？
A：はい。可能です。
SmartHRのトリガーで「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」のトリガーを使用することで、更新された場合の連携ができます。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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