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経費データの管理は、正確性が求められる重要な業務です。
複数ツールにデータを手入力するのは、ヒューマンエラーのリスクが高くなる上に、時間がかかるという課題があります。
しかし、TOKIUMとMicrosoft Excelを連携し、TOKIUMに経費が登録された際にMicrosoft Excelにデータを自動追加することで課題を解決できるかもしれません。
これにより、経理担当者は手入力の手間から解放され、部署間のデータ共有にも役立つでしょう。
TOKIUMに経費情報を登録すると、Microsoft Excelに反映される自動化を導入すれば、手入力の手間を削減できます。
たとえば、毎月営業部から複数の経費が申請され、それを手入力でMicrosoft Excelに転記している場合、作業時間や手間が大幅にかかります。
しかし、自動化を活用すれば、経費データを手入力する必要がなくなり、効率化が期待できます。
これにより、作業にかかる時間が短縮され、経理担当者は経営報告書の作成や経費処理に集中できるでしょう。
手作業で経費データの転記作業を行っていると、入力ミスが発生する確率が高まります。
たとえば、経費の金額ミスや項目の記載漏れ、日付間違いなどが起こると、修正や経費処理の手間がかかります。
そこで、TOKIUMとMicrosoft Excelを連携して自動化すれば、一貫性のある経費データの登録ができ、入力ミスを防ぐことができるでしょう。
これにより、経理担当者は正しくデータが登録されているか確認する必要がなくなり、データ管理の正確性が向上するでしょう。
TOKIUMの経費データがMicrosoft Excelに登録されることで、チーム間や各部署同士のデータ共有がしやすくなるでしょう。
たとえば、特定の部署の経費データがMicrosoft Excelに追加されるので、他部署でも経費データの把握ができます。
これにより、どれだけの経費が使用されているのか把握できるため、社内の透明性が向上するかもしれません。
特に、多くの経費が発生するプロジェクトでは、適切に支出が行われているのか把握できるので便利です。
TOKIUMとMicrosoft Excelを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Excelに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
TOKIUMとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定が簡単になります。
まずTOKIUMのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下のようにアプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してTOKIUMを選択します。
以下の画面が表示されたら、説明の通りに「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
続いて、Microsoft Excelのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同じようにMicrosoft Excelを一覧から探すか、検索欄で検索してください。
両方のマイアプリ登録が完了したら、TOKIUMとMicrosoft Excelがマイアプリに表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
はじめにTOKIUMの設定を行うので、「経費が登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Microsoft Excelの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
Microsoft Excelの画面に移動して、テスト用に経費データの項目名を登録しましょう。
以下の項目名は例として設定しているので、TOKIUMから表示させたい項目名を設定してください。
Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定します。
以下の画面が表示されるので、設定しましょう。
「追加するレコードの値」には、Microsoft Excelで先ほど設定した項目名が表示されます。
TOKIUMのアウトプットを設定することで、Microsoft Excelに自動的に経費データを登録できます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで、選択できます。
項目名と合致するアウトプットを設定してください。
設定できたら、以下のように表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
1.TOKIUMに請求書が登録されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
TOKIUMで請求書が登録された際も、Microsoft Excelにデータを登録できます。
Microsoft Excelを活用して請求書のデータ管理を行っている方におすすめの自動化です。
2.TOKIUMに請求書が登録されたら、自動的にOneDriveに請求書ファイルをアップロードするフローです。
請求書を自動的にOneDriveにアップロードできるため、請求書を紛失する心配がなくなります。
1つ1つ手作業で請求書データをアップロードする手間も省けます。
3.Notionで従業員情報が登録されたら、TOKIUMに自動追加するフローです。
Notionに登録した従業員データをTOKIUMに自動登録できます。
ヒューマンエラーを防ぎ、正確に従業員データを登録できます。
経費データを正確に管理したい方や手間を減らしたい方にとって、TOKIUMとMicrosoft Excelを連携し、自動化することは大きな助けとなるでしょう。
作業時間を短縮できるだけでなく、入力ミス防止にも役立ち、正確なデータ登録が見込めます。
また、部署間でのデータ共有も容易になり、経費管理の透明性向上も期待できます。
ぜひ、ノーコードツールYoomを活用して、自動化を導入してみてください。
難しい操作やコード入力はないので、誰でも利用可能です。
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