TOKIUMとMicrosoft Excelを連携して、TOKIUMに経費が登録されたらMicrosoft Excelに自動追加する方法

経費データの管理は、正確性が求められる重要な業務です。
複数ツールにデータを手入力するのは、ヒューマンエラーのリスクが高くなる上に、時間がかかるという課題があります。
しかし、TOKIUMとMicrosoft Excelを連携し、TOKIUMに経費が登録された際にMicrosoft Excelにデータを自動追加することで課題を解決できるかもしれません。
これにより、経理担当者は手入力の手間から解放され、部署間のデータ共有にも役立つでしょう。

こんな方におすすめ

TOKIUMとMicrosoft Excelで経費管理をしていて、手入力に手間を感じている方
経費の入力ミスを減らして、正確性を向上させたい経理担当者
部署間で経費データを共有し、業務の透明性を高めたい方

TOKIUMとMicrosoft Excelの連携メリットと具体例

メリット1:手作業の手間を削減する

TOKIUMに経費情報を登録すると、Microsoft Excelに反映される自動化を導入すれば、手入力の手間を削減できます。
たとえば、毎月営業部から複数の経費が申請され、それを手入力でMicrosoft Excelに転記している場合、作業時間や手間が大幅にかかります。
しかし、自動化を活用すれば、経費データを手入力する必要がなくなり、効率化が期待できます。
これにより、作業にかかる時間が短縮され、経理担当者は経営報告書の作成や経費処理に集中できるでしょう。

メリット2:正確に経費データを登録できる

手作業で経費データの転記作業を行っていると、入力ミスが発生する確率が高まります。
たとえば、経費の金額ミスや項目の記載漏れ、日付間違いなどが起こると、修正や経費処理の手間がかかります。
そこで、TOKIUMとMicrosoft Excelを連携して自動化すれば、一貫性のある経費データの登録ができ、入力ミスを防ぐことができるでしょう。
これにより、経理担当者は正しくデータが登録されているか確認する必要がなくなり、データ管理の正確性が向上するでしょう。

メリット3:部署同士のデータ共有がしやすくなる

TOKIUMの経費データがMicrosoft Excelに登録されることで、チーム間や各部署同士のデータ共有がしやすくなるでしょう。
たとえば、特定の部署の経費データがMicrosoft Excelに追加されるので、他部署でも経費データの把握ができます。
これにより、どれだけの経費が使用されているのか把握できるため、社内の透明性が向上するかもしれません。
特に、多くの経費が発生するプロジェクトでは、適切に支出が行われているのか把握できるので便利です。

TOKIUMとMicrosoft Excelを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

TOKIUMとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

今回は「TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Excelに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

TOKIUMとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるTOKIUMのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Excelのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、TOKIUMとMicrosoft Excelの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:TOKIUMとMicrosoft Excelをマイアプリ登録

TOKIUMとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定が簡単になります。

まずTOKIUMのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

以下のようにアプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してTOKIUMを選択します。

以下の画面が表示されたら、説明の通りに「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。

続いて、Microsoft Excelのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同じようにMicrosoft Excelを一覧から探すか、検索欄で検索してください。

両方のマイアプリ登録が完了したら、TOKIUMとMicrosoft Excelがマイアプリに表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
はじめにTOKIUMの設定を行うので、「経費が登録されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるTOKIUMのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Excelのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→自身で変更可能
「TOKIUMと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「トリガーアクション」→経費が登録されたら

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Microsoft Excelの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

Microsoft Excelの画面に移動して、テスト用に経費データの項目名を登録しましょう。
以下の項目名は例として設定しているので、TOKIUMから表示させたい項目名を設定してください。

Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定します。

「ファイルの保存場所」→任意で設定
「ドライブID」→候補から選択
候補は枠内をクリックすることで表示できます。

以下の画面が表示されるので、設定しましょう。

「ファイル名」→任意で設定
「アイテムID」、「シート名」→候補から選択

「追加するレコードの値」には、Microsoft Excelで先ほど設定した項目名が表示されます。
TOKIUMのアウトプットを設定することで、Microsoft Excelに自動的に経費データを登録できます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで、選択できます。
項目名と合致するアウトプットを設定してください。

設定できたら、以下のように表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、TOKIUMとMicrosoft Excelの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

TOKIUM・Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

1.TOKIUMに請求書が登録されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
‍TOKIUMで請求書が登録された際も、Microsoft Excelにデータを登録できます。
Microsoft Excelを活用して請求書のデータ管理を行っている方におすすめの自動化です。

2.TOKIUMに請求書が登録されたら、自動的にOneDriveに請求書ファイルをアップロードするフローです。
請求書を自動的にOneDriveにアップロードできるため、請求書を紛失する心配がなくなります。
1つ1つ手作業で請求書データをアップロードする手間も省けます。

3.Notionで従業員情報が登録されたら、TOKIUMに自動追加するフローです。
Notionに登録した従業員データをTOKIUMに自動登録できます。
ヒューマンエラーを防ぎ、正確に従業員データを登録できます。

まとめ

経費データを正確に管理したい方や手間を減らしたい方にとって、TOKIUMとMicrosoft Excelを連携し、自動化することは大きな助けとなるでしょう。
作業時間を短縮できるだけでなく、入力ミス防止にも役立ち、正確なデータ登録が見込めます。
また、部署間でのデータ共有も容易になり、経費管理の透明性向上も期待できます。

ぜひ、ノーコードツールYoomを活用して、自動化を導入してみてください。
難しい操作やコード入力はないので、誰でも利用可能です。