■概要
取引先からGmailに届く請求書PDFの内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した請求書PDFからOCR機能が自動で明細情報を読み取り、指定のMicrosoft Excelファイルに転記する一連の処理を自動化し、請求書処理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 請求書処理における目視確認や手入力による、入力ミスや確認漏れをなくしたい方
- OCRを活用した請求書処理の自動化で、バックオフィス業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの請求書受信からMicrosoft Excelへの転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、金額や品目の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールを起点にフローが起動するようになります。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付された請求書PDFから明細などの情報を抽出します。
- 分岐機能を設定し、読み取った内容など特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のファイルに新しい行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理を自動化したい請求書メールに特定のラベルを付与するなど、起動条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を自由に設定可能です。
- 分岐機能では、読み取った請求書の内容に応じて処理を変えるなど、業務に合わせた条件を任意で設定することができます。
- Microsoft Excelへの追加アクションでは、どのファイルのどのシートに、どのような項目のレイアウトでデータを追加するかを自由に設定してください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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