TOKIUMとMicrosoft Excelを連携して、TOKIUMに請求書が登録されたらMicrosoft Excelに自動追加する方法

手作業での請求書管理が面倒だと感じることはありませんか？
TOKIUMとMicrosoft Excelを連携し、TOKIUMに登録された請求書情報をMicrosoft Excelに反映させる自動化を導入しましょう。
この自動化により、手作業での転記が不要になり、労力と時間を削減できます。
また、ヒューマンエラーも防げるため、正確にデータを登録できます。
請求書管理を効率化し、作業をスムーズに進めましょう。

こんな方におすすめ

TOKIUMとMicrosoft Excelを活用し、請求書データを管理していて、転記作業の手間を減らしたいと考えている方
Microsoft Excelの請求データを一元管理したいと考えている方
請求データを正確に保存したいと考えている方

TOKIUMとMicrosoft Excelの連携メリットと具体例

メリット1:転記作業の負担を軽減する

TOKIUMの請求データをMicrosoft Excelに自動的に追加することで、作業負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、TOKIUMに請求書を登録すると、Microsoft Excelに自動的に請求データを追加できるため、手作業による転記が不要になります。
これにより、手作業での請求書作成に費やしていた時間を他の業務に充てることができるでしょう。
このように、担当者の作業負担を軽減するだけでなく、作業時間も節約できます。

メリット2:請求書データを一元管理できる

TOKIUMの請求書情報をMicrosoft Excelに一元管理することで、請求書の確認がしやすくなるでしょう。
たとえば、過去の請求書情報を確認する際に、TOKIUMを立ち上げて検索するのは手間と時間がかかります。
しかし、TOKIUMの請求書が登録されたタイミングでMicrosoft Excelに一元管理すれば、一目で請求書データを確認できるので、非常に便利です。
特に請求書データを頻繁に確認する決算時期におすすめの自動化です。

メリット3:正確に請求書データを保存できる

請求書データを間違いなく、正確に記録することは重要です。
たとえば、手入力でTOKIUMの請求書情報をMicrosoft Excelに追加している場合、請求書データの登録ミスや漏れが起こりやすくなります。
しかし、TOKIUMで請求書が登録された際に、Microsoft Excelに反映される自動化を活用することで、正確にデータを登録できます。
さらに、項目ごとにMicrosoft Excelに整理することで、データを分かりやすく保存できるでしょう。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「TOKIUMに請求書が登録されたらMicrosoft Excelに追加する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

TOKIUMとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

TOKIUMに登録された請求書情報をAPIを介して受け取り、Microsoft ExcelのAPIを通じて請求書データを追加することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

TOKIUMとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるTOKIUMのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Excelのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、TOKIUMとMicrosoft Excelの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:TOKIUMとMicrosoft Excelをマイアプリ登録

TOKIUMとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
初めに、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定をスムーズに進められます。

まず、TOKIUMのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、検索欄でTOKIUMを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定してください。

次に、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、一覧からMicrosoft Excelを探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、Microsoft Excelにサインインしましょう。

両方のマイアプリ登録が完了すると、TOKIUMとMicrosoft Excelが一覧に表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
まず、TOKIUMの設定を行うために「請求書が登録されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるTOKIUMのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Excelのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→お好みで変更可能
「TOKIUMと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「トリガーアクション」→請求書が登録されたら

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Microsoft Excelの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→お好みで変更可能
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

Microsoft Excelに請求書の項目名をテスト用に設定します。

Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定しましょう。

「ファイルの保存場所」→任意で設定
「ドライブID」→候補から選択
候補は枠内をクリックすることで、表示されます。
該当するIDを設定してください。

他の項目も設定を行いましょう。

「追加するレコードの値」に先ほどMicrosoft Excelで設定した項目名が表示されます。
TOKIUMのアウトプットを活用して設定を行いましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。

全ての項目を設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、TOKIUMとMicrosoft Excelの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

TOKIUM・Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

1.TOKIUMで経費が登録されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
TOKIUMの経費情報をMicrosoft Excelに追加することもできます。
プロジェクトに関係する経費を可視化したい方におすすめの自動化です。

2.Notionで従業員情報が登録されたTOKIUMに自動追加するフローです。
Notionに登録された従業員情報をTOKIUMにも反映されるので、手入力が不要になります。
複数人の従業員データを登録する場合に特に有効な自動化です。

3.TOKIUMで請求書が登録されたら、自動的にSlackに通知するフローです。
請求書の登録をSlackに通知することで、スピーディーに請求書を確認できます。
請求処理をスムーズにしたい方におすすめの自動化です。

まとめ

TOKIUMとMicrosoft Excelを連携することで、請求書データの管理をスムーズに行えるでしょう。
これにより、手作業での請求書データの転記が不要になり、正確にデータを登録できるでしょう。
また、手作業に比べて作業スピードを向上できるため、作業時間を短縮でき、他の業務に集中できる環境が整うでしょう。

Yoomの自動化は、難しいコード入力は一切なく、簡単に設定できます。
今回ご紹介したテンプレートを導入して、請求書データの管理を一元化しましょう。