TOKIUMとGoogle スプレッドシートを連携して、TOKIUMで請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに自動追加する方法

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• TOKIUMとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるTOKIUMのトリガー設定とその後に続くGoogle スプレッドシートのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、TOKIUMとGoogle スプレッドシートの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:TOKIUMとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録

TOKIUMとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をしておくことで、自動化設定が簡単に行えます。

まず、TOKIUMのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

以下のようにアプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを使ってTOKIUMを選択してください。

以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」の説明を確認して設定しましょう。

続いて、Google スプレッドシートのマイアプリ登録に移ります。
同様に、Google スプレッドシートを探すか、検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートにログインしてください。

TOKIUMとGoogle スプレッドシートがマイアプリに表示されていれば、登録は完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページで変更しましょう。
最初に、TOKIUMの設定から行うので、「請求書が登録されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるTOKIUMのトリガー設定とその後に続くGoogle スプレッドシートのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「TOKIUMと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
• 「トリガーアクション」→請求書が登録されたら
  

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意しましょう。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Google スプレッドシートの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
• 「実行アクション」→レコードを追加する
  

Google スプレッドシートの画面に移動して、Google スプレッドシートで確認したいTOKIUMの請求書データをテスト用に設定します。
以下は例ですので、お好みで設定してください。

Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定します。

• 「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択するか説明の通りに設定
  

先ほどGoogle スプレッドシートで設定した項目名が表示されるので、TOKIUMのアウトプットを活用して以下のように設定をします。
赤枠内の矢印をクリックすると、TOKIUMのアウトプットが表示されます。
項目に当てはまるアウトプットを設定しましょう。

全ての設定が完了すると、以下のように表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、TOKIUMとGoogle スプレッドシートの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

TOKIUMを使ったその他の自動化例

1.TOKIUMで請求書が登録されたら、自動的にGoogle Chatに通知するフローです。
‍請求書の登録が通知で届くので、見逃す心配がなくなります。
Google Chat上で請求書データを確認できるため、TOKIUMをわざわざ開く必要がなくなります。

2.TOKIUMに請求書が登録されたら、Google Driveに請求書ファイルを自動でアップロードするフローです。
請求書ファイルをGoogle Driveに保存することで、書類紛失のリスクを減らせます。
手作業で請求書ファイルをアップロードする必要がなくなるので、負担を軽減できます。

3.kintoneで従業員情報が登録されたら、自動的にTOKIUMに追加するフローです。
kintone上で従業員データを登録している方におすすめの自動化です。
従業員データを自動的に同期できるため、入力手間を省きます。

まとめ

今まで手動で行っていた請求書の登録作業を自動化することで、入力ミスや支払いの遅延を防ぐことができるでしょう。
これにより、修正作業が不要となり、常に最新のデータを維持できるようになります。
また、請求情報がGoogle スプレッドシートに共有されることで、部門間の連携を強化できるかもしれません。
特に、多拠点での業務やリモートワークを行っている方におすすめの自動化です。

誰でも簡単に利用できるYoomを活用して、請求書登録の手間から解放されましょう。