経理業務を自動化することで、企業にとって大きなメリットをもたらすでしょう。
特に毎月の請求書データの管理や支払い管理は、負担が大きく、ヒューマンエラーのリスクも高まります。
しかし、TOKIUMに請求書が登録された際に、Google スプレッドシートに請求書データを登録する自動化を活用すれば、そのようなリスクを減らせます。
これにより、支払い忘れ防止や業務の正確性向上が期待できます。
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツールYoomを使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
こんな方におすすめ
- 請求書管理を効率的に行いたい経理担当者
- TOKIUMとGoogle スプレッドシートを連携することで手動入力の負担を減らしたい方
- 部門間での請求書データの共有をスムーズに行いたい方
TOKIUMとGoogle スプレッドシートの連携メリットと具体例
メリット1:ヒューマンエラーを削減する
毎月、いくつかの取引先から請求書を受け取り、支払いスケジュールを手動で管理することは、大きな負担となります。
たとえば、TOKIUMに請求書が登録された際に、Google スプレッドシートにデータを追加する自動化を活用すれば、入力ミスや漏れを防げます。
これにより、支払い忘れや二重入力を防ぎ、業務の正確性向上が期待できます。
その結果、修正作業なども省けるので、月末処理の負担も軽減されるでしょう。
メリット2:請求データを可視化できる
請求書がTOKIUMに登録された際に、Google スプレッドシートにも反映される自動化は、経営者や経理担当者にとって、大きな手助けとなるでしょう。
たとえば、毎月の資金繰りが重要となる中小企業では、支払期限が可視化されるため、支払い計画の調整がしやすくなるかもしれません。
特に、急な出費が発生した場合でも、最新のデータを確認できるので、資金不足を未然に防ぐことができるでしょう。
メリット3:部門間の共有がしやすくなる
請求情報がGoogle スプレッドシートに自動的に共有されることで、経理部以外でも最新の情報を確認できます。
たとえば、営業担当者は取引データを確認し、経理担当者は請求書の支払期限を確認するといった活用方法もあります。
これにより、社内のコミュニケーションが強化され、部門間の共有がしやすくなるでしょう。
特に複数拠点での業務やリモートワーク環境において、有効です。
TOKIUMとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にTOKIUMとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでTOKIUMとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：TOKIUM／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- TOKIUMとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるTOKIUMのトリガー設定とその後に続くGoogle スプレッドシートのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、TOKIUMとGoogle スプレッドシートの連携動作を確認
TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
ステップ1:TOKIUMとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
それでは、今回のフローで使用するTOKIUMのマイアプリ登録方法を解説していきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
TOKIUMのマイアプリ登録
まず、TOKIUMのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
以下のようにアプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを使ってTOKIUMを選択してください。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」の説明を確認して設定しましょう。
TOKIUMとGoogle スプレッドシートがマイアプリに表示されていれば、登録は完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページで変更しましょう。
最初に、TOKIUMの設定から行うので、「請求書が登録されたら」をクリックしてください。
ステップ3:フローの起点となるTOKIUMのトリガー設定とその後に続くGoogle スプレッドシートのオペレーション設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「TOKIUMと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
- 「トリガーアクション」→請求書が登録されたら
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Google スプレッドシートの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
- 「実行アクション」→レコードを追加する
Google スプレッドシートの画面に移動して、Google スプレッドシートで確認したいTOKIUMの請求書データをテスト用に設定します。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定します。
- 「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択するか説明の通りに設定
先ほどGoogle スプレッドシートで設定した項目名が表示されるので、TOKIUMのアウトプット（取得した値）を活用して以下のように設定をします。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
赤枠内の矢印をクリックすると、TOKIUMの取得した値が表示されます。
項目に当てはまる値を設定しましょう。
全ての設定が完了すると、以下のように表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、TOKIUMとGoogle スプレッドシートの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
TOKIUMとGoogle スプレッドシートのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもTOKIUMとGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
TOKIUMを使った便利な自動化例
TOKIUMを使用して請求書や経費の登録時に通知を自動化することで、情報の管理が簡素化され対応のスピードが向上します。これにより、業務の効率化が期待できます。
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加する
試してみる
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加するフローです。
Google Workspaceで従業員が登録されたらTOKIUMにも登録する
試してみる
Google Workspaceで従業員が登録されたらTOKIUMにも登録するフローです。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録する
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Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録するフローです。
TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知する
試してみる
TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。
TOKIUMで経費が登録されたらDiscordに通知する
試してみる
TOKIUMで経費が登録されたらDiscordに通知するフローです。
TOKIUMで請求書が登録されたらChatworkに通知する
試してみる
TOKIUMで請求書が登録されたらChatworkに通知するフローです。
TOKIUMで請求書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
TOKIUMで請求書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
TOKIUMで請求書が登録されたらSlackに通知する
試してみる
TOKIUMで請求書が登録されたらSlackに通知するフローです。
TOKIUMで請求書が登録されたらTalknoteに通知する
試してみる
TOKIUMで請求書が登録されたらTalknoteに通知するフローです。
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードする
試してみる
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
情報の更新を検知して別ツール上のデータを自動で追加・更新したり、AI生成ツールを追加で連携して情報を要約することも可能です。
データの自動反映によって、情報管理の正確性向上も見込めそうです。
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？
このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方
・手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で使用する方
・会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積している方
・Google スプレッドシートをチーム間で共有して業務を進めている方
2.業務でGeminiを活用している方
・Geminiを利用して文章の要約をすることが多い方
・会議内容の要約作業に時間がかかっている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加するフローです。
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告（Facebook）の成果をGoogleスプレッドシートのデータと連携させて分析したい方
・Google スプレッドシートでリード情報を可視化してチームで共有したい方
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してGoogle スプレッドシートのデータベースで迅速に対応したい方
・Google スプレッドシート上でリードの進捗状況を一元管理したい方
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Meta広告（Facebook）の「リード情報が作成されたら」というトリガーで指定の設問の回答内容を漏れなく取得する方法は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10329385
Sansanで名刺情報が更新されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Sansanで名刺情報が更新されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートに連携する
試してみる
マネーフォワードクラウド経費で経費が申請されたらGoogleスプレッドシートに申請内容を連携するフローボットです。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に記載するフローボットです。
まとめ
今まで手動で行っていた請求書の登録作業を自動化することで、入力ミスや支払いの遅延を防ぐことができるでしょう。
これにより、修正作業が不要となり、常に最新のデータを維持できるようになります。
また、請求情報がGoogle スプレッドシートに共有されることで、部門間の連携を強化できるかもしれません。
特に、多拠点での業務やリモートワークを行っている方におすすめの自動化です。
誰でも簡単に利用できるYoomを活用して、請求書登録の手間から解放されましょう。
よくあるご質問
Q：登録済みの請求書を修正・削除したらどうなりますか？
A：
今回解説したテンプレートは、すでに登録されている顧客データには影響ありません。
フローボットの設定後、トリガーをONにしてからTOKIUMに登録した請求書情報が連携の対象です。
Q：特定の条件を満たす請求書だけを連携できますか？
A：
はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただし、「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
詳しくは下記をご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
・Yoomヘルプセンター
・Yoomお問い合わせ窓口
