データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してSlackに通知する方法

ステップ1：カオナビとSlackをマイアプリ連携

カオナビとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「カオナビ」と入力し、検索結果からカオナビを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてSlackをマイアプリ登録します。
カオナビの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Slack」と入力し、検索結果からSlackを選択します。
次の画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックします。

アクセス許可リクエスト画面で、「許可する」をクリックしてください。

マイアプリにカオナビとSlackが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるトリガー設定と、その後のカオナビとSlackのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のデータベーストリガー「データベースが更新されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してSlackに通知」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
「実行アクション」は、プルダウンから選択してください。

「データベースの連携」の各項目は、プルダウンから選択してください。

3.「起動条件の詳細設定」画面から、アウトプットで使用できる情報が表示されます。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「メンバーの基本情報を更新」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「社員番号」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

6.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

7.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、YoomとカオナビとSlackの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のYoomとカオナビとSlackを使った自動化例

その他にもYoomにはYoomとカオナビとSlackを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.データベースに従業員情報が登録されたら、その情報を自動でカオナビに追加し、LINE WORKSに通知
データベースに従業員情報が登録されたら、その情報を自動でカオナビに追加し、LINE WORKSに通知します。‍この仕組みは、作業の重複やミスを防ぐだけでなく、情報の即時共有やコミュニケーションの円滑化を実現し、業務全体の生産性を高める効果が期待できます。また、従業員データを一元管理できることで、常に正確で最新の情報を維持し、スピーディーな意思決定や適切な対応ができるでしょう。人事業務の効率化や正確性向上を目指す企業にとって、特にこの連携はおすすめです。

2.カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録する
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。このフローを導入することで、カオナビで従業員が登録された情報をGoogle スプレッドシートの従業員管理表にも自動的に情報が追加されます。例えば、人事担当者は手作業での転記作業をせずに採用活動や人材育成など、より戦略的な業務に集中することが可能となるでしょう。

3.Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら、Slackに通知する
Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら、Slackに通知するフローです。GmailでIndeedなどの求人媒体から応募メールを受信した際、Slackの自動通知によって情報共有の漏れや遅れを防ぐことで、応募者への初期対応がスムーズに進められるでしょう。また、メール確認や手動での情報転記プロセスが削減され、人事や採用担当者の業務効率向上が期待できます。

Yoomとカオナビの連携メリットと具体例

メリット1：人事情報の即時反映で組織運営の円滑化

企業の人事データは、異動や昇進、退職、新入社員の入社などで日々変化します。手動で情報を更新すると、反映が遅れたり部署間で認識にズレが生じるリスクがあります。しかし、データベースの更新をトリガーにカオナビのメンバー情報を自動更新し、Slackで通知すれば、全社員が最新情報をすぐに把握できるでしょう。例えば、新しいプロジェクトチームが編成された際も、メンバー構成がすぐに共有され、スムーズなスタートが期待できます。

メリット2：情報の更新漏れを防ぎ、管理業務を効率化

人事情報の管理は、多くの企業で複数のシステムやExcelを併用しており、手動更新では更新漏れが発生しやすいです。この自動化を導入すれば、一度データベースを更新するだけでカオナビへ反映され、Slackを通じて担当者が確実に把握できるでしょう。具体的には、従業員の住所変更があった場合、一度の入力で各システムに適用されるため、二重入力の手間を削減し、ミスを防ぐことに繋がります。

メリット3：権限管理のミスを防ぎ、セキュリティを向上

社員の役職や所属部署が変わると、社内システムのアクセス権限も適切に管理する必要があります。手動での管理では、不必要な権限が残るリスクがあり、情報漏洩の原因となる可能性もあります。この自動化を導入することで、役職変更や異動時にカオナビの情報が即座に更新され、Slackで通知されるため、権限管理の対応漏れを防ぐことができるでしょう。例えば、新たに管理職に昇進した社員に対し、必要な権限をスピーディーに付与し、業務に支障をきたすことを防げるでしょう。

まとめ

今回は、データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してSlackに通知する方法をご紹介しました。
この自動化により、人事情報の反映がスピーディーかつ正確になり、組織運営の効率化が図れるでしょう。さらに、情報更新の漏れや誤りを防ぎ、セキュリティリスク低減が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、この機会にYoomを活用した自動化を導入し、業務効率化を実現してみてください。