Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Notionで管理している案件情報から見積書を作成し、Outlookでメールを送る作業に手間を感じていませんか。情報の転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで対象のページを選択するだけで、Google スプレッドシートでの見積書作成からOutlookでのメール送信までが自動で実行されるため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle スプレッドシートを利用して見積書作成業務を行っている方
- 手作業による情報の転記や、それに伴う入力ミスなどの課題を解消したい方
- Outlookでの定型的なメール送信を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに見積書作成からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで選択したページの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、Notionから取得した情報をもとに見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでレコードを取得する際、検索条件となる項目は固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を変数として設定することも可能です。
- 書類発行機能では、お使いのGoogle スプレッドシートの見積書テンプレートを任意で設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などを、シート内の特定のセルに自動で反映させる設定が可能です。
- Outlookでのメール送信アクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客情報などを変数として件名や本文に差し込むこともできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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フローボットトリガー
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【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたら
Webhookを受信したら
ページが作成されたら（Webhook）
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コメントが更新されたら（Webhook）
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行が追加されたら
行が更新されたら
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
フローボットオペレーション
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ページを作成（非推奨）
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ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
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ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
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ユーザーのリストを取得
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フローボットトリガー
ページが作成または更新されたらデータベースが作成または更新されたら【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたらWebhookを受信したらページが作成されたら（Webhook）ページコンテンツが更新されたら（Webhook）ページが削除されたら（Webhook）ページのプロパティが更新されたら（Webhook）コメントが作成されたら（Webhook）コメントが更新されたら（Webhook）コメントが削除されたら（Webhook）【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）特定のデータソースのページが作成・更新されたらデータソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
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