■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？この作業はタイムリーな情報共有に不可欠ですが、都度メールを作成するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請承認後の通知を手作業で行い、手間を感じている方
- 申請の承認状況を関係者に迅速かつ確実に共有したいと考えている管理職の方
- Outlookを利用した社内通知を自動化し、業務効率を改善したいDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認完了後、自動で通知メールが送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール作成による宛先の設定ミスや、重要な通知の送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先やメッセージ内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信アクションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定することが可能です。
- メールの件名や本文も、任意のテキストや内容にカスタマイズできます。
- 本文には、トリガーで取得したX-point Cloudの申請者名や書類名などの情報を変数として埋め込むことで、申請内容に応じた通知が作成できます。
■注意事項
- X-point Cloud、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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