■概要
X-point Cloudで日々処理される多くの申請について、承認後の内容確認や関係者への共有に手間を感じていませんか。このワークフローは、承認済みの申請情報を定期的に取得し、AIが自動で内容を要約してGmailで通知する処理を自動化します。X-point Cloudから手動で申請内容を取得し、確認する作業を効率化し、重要な情報の共有漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで日々多くの申請を処理しており、内容の確認に時間がかかっている方
- 承認された申請情報を取得し、手作業で関係部署へ共有している管理職の方
- 申請内容の要約作成や報告業務を効率化したいと考えている総務・経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 承認済みの申請情報を自動で取得し要約するため、内容の確認や共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、申請内容の確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい任意のスケジュールを設定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定します。
- 次に、繰り返し機能を追加し、取得したレコードの数だけ後続の処理を繰り返すように設定します。
- 繰り返し処理の中で、X-point Cloudの「書類（申請）情報を取得」アクションを設定します。
- 次に、AI機能の「要約」アクションを設定し、取得した申請情報を要約させます。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日や毎週など、フローを起動させたい任意の時間帯を設定してください。
- AIへの指示内容は、要約の形式や含めてほしい要素など、目的に応じて任意の内容で設定することが可能です。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、メールの件名や本文を任意の内容に設定してください。
■注意事項
- X-point CloudとGoogle スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
