Google スプレッドシートで行が更新されたら、MakeLeapsの書類を送付する

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、MakeLeapsで請求書や見積書を作成・送付する業務は、手作業での情報転記が多く発生しがちです。都度のコピー＆ペーストは手間がかかるだけでなく、金額や宛先の間違いといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけでMakeLeapsでの書類作成から送付までが自動化され、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとMakeLeapsを用いて請求書発行業務を行っている方
• 手作業でのデータ転記によるミスや、送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 請求書発行のような定型業務を自動化し、コア業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの行更新を起点に、書類作成から送付までが自動で完結するため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記そのものがなくなるため、宛名や金額の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMakeLeapsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでMakeLeapsの「書類を作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとに書類を作成します。
4. 次に、MakeLeapsの「送付依頼を作成（セキュア送信）」アクションを設定します。
5. さらに、「送付依頼に書類を追加」アクションを設定し、先ほど作成した書類を紐付けます。
6. 最後に、「書類の送付を実行」アクションを設定し、作成した依頼内容で書類を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象のスプレッドシートIDや、更新を検知したい特定の列を任意で設定できます。
• MakeLeapsの書類作成オペレーションでは、使用する書類テンプレートを任意で選択し、宛先や金額、商品名といった項目にはGoogle スプレッドシートから取得した値を設定することが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシートとMakeLeapsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。