※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに日々投稿される請求書や契約書などの書類、手作業で内容を確認し、一つひとつBoxに保存していませんか。ファイル名を手動で変更したり、適切なフォルダに移動したりする作業は、手間がかかるうえに見落としや入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackへのファイル投稿をきっかけに、YoomのOCR機能が書類の内容を自動で読み取り、その情報をもとにファイル名を更新してBoxへ格納するため、一連の書類管理業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取る請求書などを手作業でBoxに格納・管理している経理や総務担当の方
- 書類の内容に応じてファイル名を変更したり、フォルダを整理したりする作業に手間を感じている方
- OCR技術を活用して書類管理を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿からBoxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイルのリネームや保存にかかる時間を短縮します。
- 手作業でのファイル名変更や転記がなくなることで、入力間違いや保存先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、監視したいチャンネルを指定します。
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにファイル名を付けて格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによるOCR機能では、請求書番号や日付、会社名など、読み取りたい項目を任意で設定できるため、様々なフォーマットの書類に対応可能です。
- Boxへファイルをアップロードする際に、ファイル名や保存先のフォルダを自由に設定できます。OCRで読み取った情報（変数）を使い、「{取引先名}_{請求日}」のように動的なファイル名を付けることも可能です。
■注意事項
- SlackとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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