■概要
Outlookに届く大量の領収書、その都度ファイルを開いてインボイスの登録番号を確認し手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は、確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された領収書からOCRで登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで照合、その結果をChatworkへ通知するまでの一連の処理を自動化し、経理業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る領収書のインボイス制度対応に追われている経理担当者の方
- 領収書の登録番号を目視で確認し、手作業での転記に手間を感じている方
- Chatworkを活用し、バックオフィス業務の報告や確認を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 領収書の受領から登録番号の確認、関係者への報告までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 目視による登録番号の読み間違いやシステムへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、月次の経理処理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、条件を絞り込みます。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから登録番号を抽出します。
- その後、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」を設定し、抽出した番号の有効性を照合します。
- 最後に、オペレーションで分岐機能とChatworkの「メッセージを送る」を設定し、照合結果に応じた内容を指定のルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取りたい書類の形式に合わせて、どの範囲からどのようなデータを抽出するかを任意で設定してください。
- 分岐機能では、適格請求書発行事業者公表システムでの照合結果（登録の有無など）を条件として設定し、条件に合致した場合のみ後続のChatworkへの通知などを実行させることが可能です。
- Chatworkの「メッセージを送る」では、通知先のルームを自由に設定できるほか、メッセージ本文に事業者名や登録番号など、それまでのオペレーションで取得した動的な情報を組み込めます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
