Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

日々Outlookで受信する領収書の処理に追われていませんか？添付ファイルを開き登録番号を確認して適格請求書発行事業者公表システムで検索する一連の作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された領収書PDFから登録番号を自動で読み取り、事業者の登録有無を照合してMicrosoft Teamsへ通知するため、インボイス制度への対応業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る領収書のインボイス対応に手間を感じている経理担当者の方
• 手作業での事業者登録番号の確認作業で、ミスや確認漏れを防ぎたいと考えている方
• 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から事業者登録有無の確認、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮します。
• 手作業による登録番号の転記ミスや、公表システムでの確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。件名や差出人などで特定のメールのみを対象にすることも可能です。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号を抽出します。
5. 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、抽出した番号を照合します。
6. 分岐機能を使い、例えば事業者の登録が確認できた場合のみ後続の処理に進む、といった条件を設定します。
7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、照合結果を指定のチャネルに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、領収書画像の中から登録番号だけでなく、請求金額や発行日など、抽出したいテキストデータの領域を任意で設定できます。
• 分岐機能では、公表システムで取得した情報をもとに「登録が確認できた場合」や「確認できなかった場合」など、条件を自由に設定し、その後の処理を分岐させることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャネルやメンション先を自由に設定できるほか、メッセージ本文に「登録番号：〇〇」のように、前段のフローで取得した情報を動的に含めることができます。

■注意事項

• Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。