Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する

■概要

Outlookで日々受信する領収書の処理、特にインボイス制度に伴う登録番号の確認作業に手間を感じていませんか？手作業での確認はミスが発生しやすく、他の業務を圧迫する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで照合し、結果をLINE WORKSへ自動で通知できるため、面倒な確認作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る領収書の確認や登録番号の照合作業に手間を感じている経理担当者の方
• インボイス制度に対応するため、適格請求書発行事業者の確認業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による確認漏れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいバックオフィス部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から事業者確認、社内通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます。
• システムが自動で登録番号の照合と通知を行うため、手作業による確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションで、特定の条件に合致するメールを受信した際にフローが起動するように設定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、領収書ファイルを取得します。
4. 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号などのテキスト情報を抽出します。
5. 次に、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定し、抽出した登録番号の有効性を確認します。
6. 分岐機能を設定し、事業者の登録有無などの条件に応じて、後続の処理を分岐させます。
7. 最後に、LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションで、確認結果を指定のトークルームに通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書画像のどの部分からどのようなデータを抽出するかを任意で設定できます。
• 分岐機能では、例えば「適格請求書発行事業者の登録があった場合のみ通知する」のように、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を進める設定が可能です。
• LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」では、通知先のトークルームを指定できる他、メッセージ内容に事業者名や確認結果といった動的な情報を埋め込めます。

■注意事項

• Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細は下記をご覧ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178