■概要
Gmailで受け取ったアンケートの回答を、一件ずつ手作業でkintoneに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Gmailでのメール受信をきっかけに、メール本文のアンケート内容をOCR機能で読み取り、kintoneへ自動で格納します。定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailとkintoneでアンケート結果を管理しており、入力作業を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方
- 定期的に発生するアンケート結果の集計業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけでkintoneに自動でデータが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文からアンケートの回答データを抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与されたラベルを指定し、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、抽出対象となるテキストとして前のステップで取得したメール本文などを指定し、抽出したい項目（氏名、回答など）を設定できます。
- kintoneにレコードを追加するアクションでは、データを格納したいkintoneアプリのIDを設定し、アプリの各フィールドにどのデータを登録するかを指定できます。
■注意事項
- GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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