毎日、Fileforceで日報データを取得しLINE WORKSに通知する

■概要

毎日、Fileforceに保存された日報データを手作業でダウンロードし、LINE WORKSでチームに共有する作業は、手間がかかる上に報告の遅れや漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、定時にFileforceから最新の日報データを自動で取得し、LINE WORKSの指定したトークルームへ通知する一連の流れを自動化できます。日々の報告業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 毎日Fileforceから日報をダウンロードし、LINE WORKSで共有している方
• チーム内の日報共有プロセスを自動化し、管理の手間を省きたいチームリーダーの方
• 手作業による報告漏れや遅延を防ぎ、情報共有をスムーズにしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間に行っていたFileforceからのファイル取得とLINE WORKSへの通知作業が自動化され、定型業務に費やす時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの選択ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、日報の確実な共有を実現し、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FileforceとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日18時」などフローを起動したい任意の時刻を設定します。
3. オペレーションでFileforceの「ファイルを取得」アクションを設定し、通知したい日報データを特定します。
4. 続いて、Fileforceの「ファイルをダウンロード」アクションで、取得したファイルをダウンロードします。
5. 最後に、LINE WORKSの各アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードした上で、指定のトークルームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローが起動する日時を自由にカスタマイズできます。「平日の毎朝9時」など、業務サイクルに合わせて設定してください。
• LINE WORKSへの通知アクションでは、通知を送信するボットIDや、共有先となるトークルームのIDを任意で指定することが可能です。

■注意事項

・Fileforce、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。