■概要
毎日の日報提出のために、Fileforceからデータを手動でダウンロードし、Gmailに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。この定型的な業務は、時間を要するだけでなく、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでFileforceから日報データを自動で取得し、Gmailで指定の宛先へ送信する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- FileforceとGmailを使った日報提出や定期報告を手作業で行っている方
- 単純なファイル送付業務を自動化し、送信忘れなどの人的ミスを防止したい方
- 報告業務を効率化して、より重要なコア業務にリソースを集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日の報告ファイル送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務へ充てることができます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先の間違い、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、FileforceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時や頻度を設定します。
- 続いて、オペレーションでFileforceの「ファイルを取得」アクションを設定し、対象の日報ファイルを取得します。
- Fileforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付してメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定で、毎日、毎週、特定の日時など、業務フローに合わせてフローを起動するタイミングを自由に設定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先（To/CC/BCC）や件名、本文を任意にカスタマイズできます。固定の文章だけでなく、Fileforceから取得したファイル名などの動的な情報も本文に含めることが可能です。
■注意事項
・Fileforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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