kintone上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を送付する

■概要

kintoneで管理している顧客情報をもとに、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を作成・送付する定型業務に、手間を感じていませんか。手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneの画面からワンクリックするだけで発注書の作成からメール送付までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとマネーフォワード クラウド請求書を利用し、発注業務を手作業で行っている方
• 手作業による情報転記での入力ミスや、送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 定型的な発注業務を自動化して、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneの情報をもとに発注書の作成からメール送付までを自動化するため、手作業での転記やメール作成にかかっていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、コピー＆ペーストによる転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
2. トリガーでkintoneのクローム拡張機能トリガーを選択し、レコード詳細ページで起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
4. 続いて、マネーフォワード クラウド請求書のオペレーションで、kintoneの情報をもとに該当の見積書PDFのダウンロードURLを取得し、PDFファイルをダウンロードします。
5. 最後に、メールを送るオペレーションで、ダウンロードしたPDFを添付し、任意の宛先にメールを送付するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいkintoneアプリのページを任意で設定してください。
• メールを送るアクションでは、送付先のメールアドレスや件名、本文などを、ご利用の状況に合わせて自由に設定することが可能です。

■注意事項

• kintoneとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921