■概要
新入社員の入社に伴うアカウント発行業務は、担当者にとって時間と手間がかかる作業ではないでしょうか。特に複数人が同時に入社する場合、手作業での情報入力はミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートから入社予定者リストを自動で取得し、Google Workspaceのアカウントを発行できます。これにより、手作業による対応漏れや入力ミスを防ぎ、入社準備を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新入社員のアカウント発行を手作業で行っている人事・総務部門の方
- Google スプレッドシートで入退社管理を行っている情報システム担当者の方
- 入社手続きの業務を自動化し、属人化を解消したいと考えている管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間に自動で実行されるため、担当者が都度対応に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- スプレッドシートの情報を基にアカウントが作成されるため、手作業による氏名やメールアドレスの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、毎日10時など任意の時刻を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、本日入社予定の社員情報を取得します。
- 次に、分岐機能を用いて、スプレッドシートから情報が取得できた場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとにアカウントを発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを起動したい日付、曜日、時刻をユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションでは、対象のスプレッドシートID、シート名、データ範囲を正確に指定し、入社日に基づく抽出条件などを設定します。
- 分岐機能では、取得したレコードが存在する場合のみアカウント発行に進むなど、処理を分岐させるための条件を具体的に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google WorkspaceとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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