指定日時にNotionから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信する
指定日時にNotionから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Notion
を自動連携できます。
■概要
Notionで管理している顧客リストをもとに、Outlookで定期的にご案内メールなどを送信する業務は、手間がかかる上に送信漏れや宛先間違いなどのミスが発生しやすい作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionのデータベースから顧客情報を自動で取得し、Outlookでメールを送信する一連の流れを自動化できます。手作業による負担を軽減し、顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客情報を管理し、Outlookで定期的なメール配信を行っているご担当者の方
- 手作業でのメール送信に時間がかかり、本来注力すべきコア業務に集中できていない方
- メールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた定期的なメール配信業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携する
- トリガーで、スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」を設定する
- オペレーションで、Notionの「複数のレコードを取得する」を設定し、送信対象の顧客情報を取得する
- 次に、繰り返し機能を設定し、取得した顧客情報の件数分、後続の処理を実行する
- 最後に、繰り返し処理の中でOutlookの「メールを送る」を設定し、各顧客宛にメールを送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎日、毎週、毎月など、メールを送信したい任意のスケジュールを設定してください。
- Notionのオペレーションでは、顧客情報が格納されているデータベースを任意で設定してください。
- Outlookのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文などを任意で設定してください。Notionから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「待機する/同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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Notion
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
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特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
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本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
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Webhookを受信したら
ページが作成されたら（Webhook）
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ページのプロパティが更新されたら（Webhook）
コメントが作成されたら（Webhook）
コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
自分のカレンダーにイベントを登録する
予定表を作成する
指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する
メールの添付ファイルの情報を取得する
メールの添付ファイルをダウンロード
指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する
指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する
自分のカレンダーのイベントを削除する
自分のカレンダーのイベントを更新する
タスクを作成する（リマインド設定対応）
タスクを作成する（リマインド設定非対応）
自分のカレンダーのイベントを検索する
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フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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