Microsoft SharePointでリストのアイテムが更新されたら、Outlookに通知する

■概要

Microsoft SharePointで管理しているリストが更新された際、関係者への連絡を手動で行っていませんか。
更新のたびにOutlookでメールを作成・送信するのは手間がかかり、通知の遅延や漏れが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加・更新されたタイミングで、自動でOutlookからメールを送信できるため、手作業による連絡業務から解放され、迅速で確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointのリスト更新をチームに迅速に共有したいと考えている方
• Outlookでの手動通知に手間を感じ、ミスや連絡漏れをなくしたい業務担当者の方
• SharePointとOutlookを連携させ、情報共有の仕組みを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointの更新を検知し、自動で通知メールを送信するため、手作業による連絡業務の時間を短縮できます。
• 手動での対応による通知の遅延や連絡漏れ、内容の誤りなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointの「リストにアイテムが追加・更新されたら」を設定し、対象のサイトとリストを指定します。
3. 最後に、オペレーションとしてOutlookの「メールを送信」を設定し、通知したい宛先や件名、本文を構成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいサイトIDとリストIDを、ご利用の環境に合わせて候補の中から選択してください。
• Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、メッセージ内容を任意に設定できます。また、前段のトリガーで取得した更新内容などの情報を、変数として件名や本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。