Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する
Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトのステータスが変わるたびに、関係者へメールで通知する作業を手間に感じていないでしょうか。手作業での連絡は時間がかかるだけでなく、通知漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのステータス変更をきっかけに、Gmailから関係者へ自動でメールを送信するため、これらの課題を解消し、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでプロジェクト管理を行い、ステータス変更を都度メールで共有している方
- NotionとGmailを使い、チームへのタスク更新通知を手作業で行っている方
- 定型的なメール連絡を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスが更新されると自動でGmailからメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有で起こりがちな、通知の遅れや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続のアクションが実行されるよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文などを指定してメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Notionの特定のプロパティ（例：ステータス）が特定の値（例：完了）になった場合のみ、メールを送信する、といった条件を自由に設定できます。
- Gmailで送信するメールの本文には、固定の文章だけでなく、トリガーで取得したNotionのページ名やプロパティ情報などを動的に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
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フローボットトリガー
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ページが作成されたら（Webhook）
ページコンテンツが更新されたら（Webhook）
ページが削除されたら（Webhook）
ページのプロパティが更新されたら（Webhook）
コメントが作成されたら（Webhook）
コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のデータソースのページが作成・更新されたら
データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
ページ情報を取得
ページを作成（非推奨）
ページにテキストを追加（非推奨）
ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（日付プロパティ）
ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
ページのプロパティを更新（メールプロパティ）
ページのプロパティを更新（電話プロパティ）
特定のページのブロック情報を取得
ユーザーのリストを取得
ページのプロパティを更新（リレーションプロパティ）
指定のレコードにサブアイテムを追加する
ファイルアップロードIDの発行
ファイルをアップロード
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フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
