指定日時にNotionからデータを取得してGmailでメールを送付する

■概要

Notionに蓄積したタスクリストや顧客情報などを、定期的にメールで報告・共有する作業に手間を感じていませんか？この繰り返し発生する定型業務は対応漏れや送信ミスといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionのデータベースから情報を自動で取得し、Gmailでメールを送付する一連の流れを自動化できるため、面倒な手作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionでタスクやプロジェクトを管理し、定期的な進捗報告をメールで行っている方
• Notionに蓄積した情報を基に、特定のタイミングでメールを送信している方
• 手作業によるレポート作成やメール送信業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で情報取得からメール送信までが実行されるため、定期的な報告業務に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手動でのデータ転記やメール作成時に起こりがちな、情報の抜け漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動させたい日時（例：毎週月曜日の午前9時など）を設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、対象のデータベースから情報を取得します。
4. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Notionから取得した情報の中からメールに必要なデータのみを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを本文に含めてメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Notionから取得した情報の中から、具体的にどの内容を抽出するかを任意に設定することが可能です。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先アドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズできます。また、前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として本文に埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。