Google Workspaceでユーザー情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する

■概要

従業員の異動や役職変更に伴うユーザー情報の更新作業と、関係者への連絡は手間がかかる業務ではないでしょうか。
特にGoogle Workspaceで情報を更新した後、手作業でMicrosoft Teamsに通知していると、連絡の漏れや遅延が発生するリスクも考えられます。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを利用し、従業員情報の共有を効率化したい情報システム担当者の方
• 従業員の異動情報を手作業で連絡しており、手間や連絡漏れに課題を感じている人事・総務担当者の方
• 社内の情報伝達を自動化することで、迅速かつ正確な情報共有体制を構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceの情報が更新されると、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での情報伝達によって発生しがちな連絡漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、更新内容を特定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceのトリガーを「ユーザー情報が登録されたら」に変更することで、情報更新時だけでなく、新規ユーザー登録時の通知ワークフローとしても活用できます。
• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを、ご利用の環境に合わせて候補から選択してください。

■注意事項

• Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
  一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。